馬淑杰

【摘要】高職院校的檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成成分，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，針對高職院校的政策也在不斷變化，高職院校檔案管理工作對于高職院校的發(fā)展具有重要意義，檔案自身是高職院校發(fā)展變化的一個歷程，通過對檔案的分析，對于高職院校今后的發(fā)展很重要，在目前的形式系，檔案管理工作需要隨著時代的發(fā)展進(jìn)行改進(jìn)，本文就高職院校檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化進(jìn)行剖析，以促進(jìn)高職院校檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理工作；創(chuàng)新與優(yōu)化

中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關(guān)心的內(nèi)容，同時也是國家相關(guān)部門關(guān)注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點(diǎn)研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理擔(dān)任著對學(xué)校各種事項的記錄工作，包括教學(xué)計劃安排、教學(xué)成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進(jìn)行了，它見證了學(xué)校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學(xué)生工作方面的管理對于學(xué)生的個人情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，是學(xué)生在學(xué)校的寶貴資料，同時檔案也是教學(xué)評估的重要參考資料，它通過對教學(xué)工作的記錄，對于教學(xué)評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對于現(xiàn)代化高校建設(shè)和發(fā)展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，對于穩(wěn)定教學(xué)發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進(jìn)我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統(tǒng)統(tǒng)信息技術(shù)全面結(jié)合，已經(jīng)發(fā)展成為了依靠信息技術(shù)的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應(yīng)的設(shè)備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進(jìn)行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認(rèn)為學(xué)校的重要任務(wù)是傳授學(xué)生技能，將更多的精力放在了教學(xué)以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作在學(xué)校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，和教學(xué)的聯(lián)系不大，很難為學(xué)校產(chǎn)生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性的工作，只有注重基礎(chǔ)才能使學(xué)校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務(wù)性工作，尤其是和信息技術(shù)相結(jié)合后，對于工作人員以及工作設(shè)備的要求在不斷提升，但是由于其學(xué)校的地位較低，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)驗，在工作過程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應(yīng)付的態(tài)度對待工作，設(shè)備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進(jìn)模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應(yīng)該提高對檔案管理工作的認(rèn)識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關(guān)系到每一個學(xué)生的在校情況，檔案是學(xué)生的個人信息的可靠依據(jù)，同時也是畢業(yè)找工作的重要依據(jù)。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認(rèn)識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關(guān)知識，通過國家針對檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學(xué)校整體對于檔案管理工作的認(rèn)識，為檔案管理工作的開展?fàn)I造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關(guān)鍵點(diǎn)，人才是非常重要的，要具備相應(yīng)的知識，同時還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，確保其掌握最新的技術(shù)和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進(jìn)設(shè)備的配備以及對工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個科學(xué)全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務(wù)分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務(wù)分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復(fù)雜化程度的不斷提升，任務(wù)的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務(wù)分配時既要考慮到任務(wù)量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點(diǎn)關(guān)心的問題。其次在管理模式上需要進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結(jié)合高職院校自身的特點(diǎn)進(jìn)行改革創(chuàng)新，對于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時代的發(fā)展密切結(jié)合。最后在檔案存取上加強(qiáng)重視程度，在檔案的錄入時，要進(jìn)行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質(zhì)檔案要將其轉(zhuǎn)化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，確保檔案在節(jié)約過程中不出現(xiàn)問題。

4總結(jié)

檔案管理工作對高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時要明確檔案管理工作的本質(zhì)目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質(zhì)，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，切實提高檔案管理能力和水平。

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