胡大啟,李小蘭

(山東建筑大學合作發(fā)展辦公室，山東 濟南 250101)

由學生就業(yè)探討高校學生檔案管理

胡大啟,李小蘭

(山東建筑大學合作發(fā)展辦公室，山東 濟南 250101)

高校的學生檔案是記錄和反映大學生個人經(jīng)歷、學習和社會實踐經(jīng)歷、被集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是大學生走向社會提供給用人單位的第一手材料，是用人單位任用、組織選拔、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)，可為社會提供重要的學生成長、發(fā)展方面的信息。通過分析當前高校檔案管理存在的問題，提出管理建議：高校檔案管理要信息化，健全制度和加強重視程度，規(guī)范傳遞程序，從而提高高校檔案管理水平。

高等院校；學生檔案；檔案管理

高校學生檔案是學生在大學學習、生活與社會實踐中的真實記錄，它和其他人事檔案一樣，記載了每一個人在成長過程中的真實履歷。它記錄著莘莘學子大學學習生活的重要內(nèi)容，承載著高等學校對每一個用人單位的合理承諾。它是大學生走向社會提供給用人單位的第一手材料，能從一個側(cè)面反映大學生在德、智、體等方面發(fā)展的情況，更是用人單位任用、組織選拔和考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。在這個知識爆炸的時代，大學畢業(yè)生與日俱增，直接導致的結(jié)果就是大量畢業(yè)生涌向就業(yè)市場，造成學生就業(yè)競爭日益激烈，就業(yè)異常困難。如何在這種巨大的就業(yè)壓力下提高學生的競爭力，幫助大學生找到自己理想的工作？學生檔案在這個過程中可以發(fā)揮其重要的、難以替代的作用。但是，目前高校學生檔案管理工作并不十分理想，這既有客觀因素的影響，也存在主觀方面的原因。

一、學生檔案管理工作存在的主要問題

當前，高校學生檔案管理形式陳舊，管理人員普遍老齡化，造成的直接后果就是檔案管理效率低，系統(tǒng)性差，大量的文件和數(shù)據(jù)摻雜在一起，不利于查閱和維護。加之最近幾年高等院校普遍擴招，致使大量的學生檔案得不到妥善管理。檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展，會制約高等院校前進的步伐。

(一)學生檔案簡單化、單一化

有些高校的學生檔案非常簡單，僅僅記錄學生的一些個人信息、高考成績、黨團員關(guān)系情況、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。這只能反映學生在校期間學習與生活的一部分。而用人單位往往需要了解大學生整個大學學習生涯的各方面情況，但通過檔案難以實現(xiàn)對學生的專業(yè)、特長、社會活動能力以及信用情況等的了解。

(二)學生檔案傳遞缺乏統(tǒng)一管理

由于學生檔案傳遞程序不規(guī)范，造成部分學生檔案在郵寄過程中丟失或破損，致使一些學生的檔案不完整。再加上管理人員不足，在當時也沒有及時補充，等到畢業(yè)整理時才發(fā)現(xiàn)這個問題，但為時已晚。

(三)部分高校依然存在不重視學生檔案管理工作的現(xiàn)象

這主要體現(xiàn)在學校主要領(lǐng)導的不重視上。他們一般把學生檔案管理交由二級學院的團委來完成。在此過程中，學校領(lǐng)導不監(jiān)督、不重視，流于形式、走過場。因此，學生檔案中的特點和優(yōu)勢不能很好地被提供給用人單位，致使許多人才錯失就業(yè)機會。

(四)部分高校學生檔案不注重信息化管理

資源信息化是當今社會的大趨勢，隨著高校的大量擴招，越來越多的學生檔案需要管理，而信息化管理有著存儲量大、查找方便和效率快捷等優(yōu)勢，信息化已經(jīng)廣泛應用到社會各個領(lǐng)域。高校學生檔案信息化管理適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，是社會發(fā)展的必然趨勢。但是，現(xiàn)階段尚沒有統(tǒng)一可行的高校學生檔案信息管理標準，高校各自為政，缺乏有效的統(tǒng)一管理，也沒有統(tǒng)一標準形成學生電子檔案。大多數(shù)高校學生畢業(yè)之后仍然需要通過郵寄紙質(zhì)檔案到用人單位，最終無法真正實現(xiàn)信息化管理。

鑒于學生檔案的獨特性及檔案管理工作中存在的上述問題，高校應把學生檔案管理工作作為學校日常管理中的重要一環(huán)，設置專門的管理部門，制訂完善的學生檔案管理制度和流轉(zhuǎn)規(guī)范，使學生檔案在學生就業(yè)中能充分發(fā)揮其應有的作用。只有院校領(lǐng)導和基層管理者都予以重視，強化對檔案管理過程的監(jiān)督職能，定期組織抽查和系統(tǒng)考查，才能保證學生檔案管理規(guī)范有序，并使學生檔案資源得到合理開發(fā)利用。

二、加強學生檔案管理的主要途徑與辦法

為使大學生檔案在就業(yè)過程中充分發(fā)揮它的參考作用,為大學生本人、用人單位及社會提供高質(zhì)量的、適用的檔案資料,需要加強以下幾點：

(一)提高思想認識，創(chuàng)新管理理念

學生檔案管理工作在每一個高校發(fā)展的歷程中都具有舉足輕重的作用，它是每一個高校發(fā)展歷程的見證，也是高校發(fā)展過程中必不可少的重要組成部分。要做好學生檔案管理工作，從領(lǐng)導到檔案管理工作人員都需要不斷提高思想認識；如果學生檔案管理工作一直得不到相關(guān)主要領(lǐng)導的重視，這個學校的學生檔案管理工作就不會從根本上得到大的改善。尤其在當下，學生檔案在學生就業(yè)過程中起著舉足輕重的作用，直接影響學生走出校門的第一步，并影響學生的就業(yè)及未來的工作與生活。由此可見，要做好高校學生檔案管理工作，必須提高高校學生檔案管理工作人員特別是學校領(lǐng)導對檔案工作重要性的認識。

高校主要領(lǐng)導、分管檔案工作的領(lǐng)導和學生檔案管理人員都要通過不斷的學習，及時更新思想觀念，創(chuàng)新檔案管理理念，改進工作方式方法，通過認真學習《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，逐步培養(yǎng)自己的檔案管理意識，督促建立起規(guī)范、高效的檔案管理工作流程與制度。

(二)高校檔案管理要信息化

當今時代是信息爆炸的時代，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展突飛猛進，是我們始料未及的。目前大多數(shù)高校都已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公，這為學生檔案管理的現(xiàn)代化做好了基礎(chǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)建設學生檔案，為學生和用人單位提供便捷的查詢、檢索和檔案轉(zhuǎn)接等服務，從而大大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分享受互聯(lián)網(wǎng)帶來的巨大效益，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與無紙化辦公很好地銜接起來。

對檔案進行數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理已成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，學生檔案管理也不例外。由于近年來高?？焖侔l(fā)展，在校學生隊伍龐大，檔案管理任務不斷增加，管理工作日益復雜。在這種新形式下，如果還是按照原來的管理模式，不進行創(chuàng)新和改革，學生檔案管理工作就會嚴重影響高校的發(fā)展。為此，各高校都要不斷完善檔案管理的軟硬件設施，加大投入，使檔案管理工作和高校的發(fā)展步調(diào)一致，盡可能達到規(guī)范化、標準化和網(wǎng)絡化。

(三)豐富檔案資料，架起學生就業(yè)橋梁

學生檔案是學生入職就業(yè)后享受各種權(quán)益的基礎(chǔ)，是學生走出校門踏入社會的保護傘。嚴格來說，一套完備詳細的檔案材料可以幫助學生在用人單位人事安排上占得先機，得到不錯的薪酬和社會保障。因此，高校要特別重視學生的檔案管理工作。相關(guān)人員要從思想上認識到問題的重要性，堅持認真細致的工作作風，確保做好每一位學生的檔案資料，做到詳實、全面。確保在市場經(jīng)濟的條件下，過時的資料“少保存”，有用的資料“足保存”。資料的錄入要分門別類，不僅僅記錄學生的學習情況，還要記錄其他相關(guān)信息，比如：學生的個人興趣愛好、社會活動情況和個人信用，等等。

當前，國家助學貸款已經(jīng)在高等院校中很普及了，這給一些經(jīng)濟困難的學生提供了學習機會，幫助了一大批家庭困難學生，使原本貧困的他們成為天之驕子。其中大多數(shù)助學貸款都是以“學生的個人信用”為擔保的，信用問題涉及學生以后的工作成家、買房買車的相關(guān)事宜。因此，建立信用檔案是非常需要的。良好的個人信用會給每一個學生以后的工作生活帶來很大的好處，不良的信用檔案一旦建立，不還貸款的畢業(yè)生就會上信用黑名單。因此，建立信用檔案將為大學生走向社會打好堅實的第一步。

(四)健全檔案管理制度，規(guī)范檔案傳遞程序

學生檔案管理人員要熟悉工作流程，對每一份學生檔案進行科學分類，編好目錄，及時增補信息，確保檔案管理工作規(guī)范化、標準化，為建立檔案信息資源庫打好基礎(chǔ)。此外，要對檔案進行科學存放，對紙質(zhì)、音像、實物等各種質(zhì)地的檔案資料存放環(huán)境進行科學合理的布置，盡量減少因溫度、灰塵等原因造成檔案的失效。

高?？梢越Y(jié)合自身實際，在學生檔案管理崗位上設置勤工助學崗位，使部分課余時間足并且喜歡從事檔案管理的學生加入到檔案管理工作中來，采取靈活多樣的管理方式，促使學生檔案工作從學生中來到學生中去，保證學生檔案的多樣性。

近年來，高校發(fā)展速度驚人，增加的專業(yè)院系越來越多，檔案管理越來越復雜，無形中加大了檔案管理工作的難度和工作量。規(guī)范和完善學生檔案管理工作勢在必行，建立一套完善的學生檔案管理制度尤為必要。按照一定的制度，統(tǒng)一要求，循序漸進，一步一個臺階，才能使學生檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化。這就要求行政部門在檔案管理上要設置專門的部門、專門的人員來管理檔案，從制度上明確相關(guān)人員的崗位職責，同時全面提升相關(guān)人員的業(yè)務水平，從而保證學生檔案真實、準確、全面和系統(tǒng)。

如何保證每一份學生檔案的保密性和安全性呢？需要完善檔案的歸口管理，細化分工和管理程序。并按照用人單位人才需求的思路分門別類地記錄學生在校期間的各類情況，為畢業(yè)生就業(yè)提供有價值的檔案材料。

(五)增強高校領(lǐng)導的重視程度，使檔案管理工作再上新水平

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》，“高校檔案工作由高等學校校長領(lǐng)導”。這就明確了高校主要領(lǐng)導對檔案管理工作的領(lǐng)導職責，有利于增強學校領(lǐng)導及院系、部門領(lǐng)導對學生檔案管理工作的重視。校長在制定年度重點工作時，如能列入檔案管理工作內(nèi)容，勢必既能體現(xiàn)領(lǐng)導對檔案管理工作的重視，又能進一步促進檔案管理工作人員認真履行自己的職責。高校領(lǐng)導在檔案管理上不能松懈，要從思想上強化對檔案管理工作重要性的認識，支持和維護好學生的檔案管理工作，提供專門的辦公場所及設施齊全的檔案存放空間，配備懂業(yè)務的專業(yè)人員，在經(jīng)費和辦公設備上給予支持，同時做好監(jiān)督工作。只有如此，我們的學生檔案管理水平才能不斷得到提高。

(六)增強管理者的專業(yè)素質(zhì)

高等院校的學生檔案管理人員必須在政治上過硬，能準確把握學生檔案管理工作的發(fā)展方向；同時，要熟知檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，在具體管理工作中不能出現(xiàn)任何原則性的錯誤和偏差。學生檔案管理人員還必須具備較高的綜合素質(zhì)。伴隨著學生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設要求，只有通過不斷學習，強化理論知識，才能使學生檔案管理人員的知識面不斷拓展，克服一切不利因素，以良好的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平完成檔案管理各項工作任務，這將直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。高校要定期對全體檔案管理人員進行業(yè)務培訓，積極開展研討與交流，及時更新業(yè)務知識，提高工作水平與工作效率，形成學習制度，并不斷加以完善。

綜上所述，學生檔案管理工作是一項極其精細、繁瑣、重復和機械的工作。作為學生檔案管理人員，必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神，同時還要具有廣博的學識、深厚的理論管理經(jīng)驗和嚴謹?shù)臋n案業(yè)務知識，并具有一定的決策和協(xié)調(diào)溝通能力。不僅抱著對事業(yè)熱愛、對學生認真負責的態(tài)度，盡心盡職地做好學生檔案管理工作，還要在實踐中不斷總結(jié)、學習和提高。只有這樣，才能使學生檔案管理工作更上一層樓。學生檔案管理工作是一項非常重要、非常必要的管理工作，也是一項大工程，一個系統(tǒng)工程，它需要國家、社會、教育相關(guān)部門的關(guān)注和支持；它更是一個長期的過程，并非一朝一夕，必須持之以恒。

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[3]張洪光.以就業(yè)服務為視域探討高等院校學生檔案管理的主要路徑[J].教育, 2015(43):166-166.

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(責任編輯：李愛民)

Study on the Management of Students Archives due to Student Employment

HU Daqi, LI Xiaolan

(Office for cooperation and development, Shandong Jianzhu University, Jinan, Shandong, 250101, China)

The students' archives of universities are the historical record that reflects the students' personal experiences, learning and social practice experience, the texts, tables, and other forms of historical records that universities keep collectively. It is the first hand material for the universities students to provide for employers and society. Besides, it is the main basis for employers to select, point and evaluate in the organizations, and can supply the important information of student's growth and development for the society. By analyzing the current problems in universities' archives management, this paper puts forward that universities should improve the level of information management, perfect the system, put more attention, and standardize the transfer procedure in order to improve the management level.

colleges and universities; students archives; archives management

2017-03-31

胡大啟(1972- )，男，山東滕州人，碩士，辦公室主任，研究方向為高校學生管理。

G271

A

1671-4385(2017)04-0041-04