摘 要：本文介紹了科研課題、科研課題檔案、筆者單位科研課題檔案的管理情況，分析了科研課題檔案形 成過(guò)程、科研課題檔案滯留、科研課題檔案資料編號(hào)、無(wú)課題號(hào)的科研課題檔案歸檔等問(wèn)題，提出了解決問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；科研課題；科研課題檔案；編號(hào)

1 科研課題檔案的管理

1.1 科研課題的概念

科研課題是指針對(duì)未來(lái)型號(hào)研制基礎(chǔ)技術(shù)和關(guān)鍵技術(shù)的預(yù)先研究課題。一般分基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和先期技術(shù)驗(yàn)證三個(gè)階段?；A(chǔ)研究是為解決裝備研制的技術(shù)問(wèn)題而進(jìn)行探索的新思想、新概念和新原理而進(jìn)行的研究活動(dòng)。應(yīng)用研究是應(yīng)用基礎(chǔ)研究或其他科學(xué)研究成果，探索新思想、新概念和新原理應(yīng)用于裝備的可行性和實(shí)用性，確定其主要參數(shù)的研究活動(dòng)。先期技術(shù)驗(yàn)證是應(yīng)用基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究的成果和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)部件和分系統(tǒng)原型的研制、試驗(yàn)、測(cè)試或計(jì)算機(jī)仿真，驗(yàn)證其可行性和實(shí)用性的技術(shù)開(kāi)發(fā)活動(dòng)。在筆者單位，按照經(jīng)費(fèi)來(lái)源分兩類(lèi)，一是由上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的研究課題（包括橫向簽訂合同的科研課題）；二是由研究院自行立項(xiàng)的研究課題。

1.2 科研課題檔案的概念

科研檔案是指在航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式、載體的文件材料。依據(jù)《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》，我院對(duì)科研課題檔案的定義是：科研課題檔案是指在科研活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值，并按一定要求歸檔的科研課題文件材料?？蒲姓n題文件材料是記錄和反映科研活動(dòng)的文字圖表等科研文件的總稱(chēng)。

1.3 科研課題檔案的管理

《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》規(guī)定，科研檔案是航空工業(yè)檔案資源的重要組成部分，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，應(yīng)集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時(shí)明確，科研檔案管理是科研工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行科研課題（項(xiàng)目）方案論證、進(jìn)度考核、鑒定驗(yàn)收、成果評(píng)審和推廣應(yīng)用等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)有檔案部門(mén)人員參加。

1.4 研究院科研課題檔案的管理

1.4.1 注重制度建設(shè)，不斷完善科研課題檔案管理規(guī)定

1997年按照《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》結(jié)合研究院實(shí)際情況制訂了《科研課題檔案管理規(guī)定》納入院管理標(biāo)準(zhǔn)，于2003年6月進(jìn)行第一次修訂，2011年又按照2008年新頒布的《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》進(jìn)行第二次修訂并頒布實(shí)施。

1.4.2 注重科研課題檔案歸檔計(jì)劃制定，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求

從“十五”開(kāi)始，每年初科研課題計(jì)劃隨院里的科研計(jì)劃由科技部一同下達(dá)，在科研課題計(jì)劃中對(duì)科研課題項(xiàng)目文件材料的歸檔提出要求；在檢查計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；在驗(yàn)收鑒定科研成果時(shí)，驗(yàn)收鑒定科研課題文件材料完整性、準(zhǔn)確性。

1.4.3 注重科研課題檔案歸檔檢查，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、齊全

科研課題在研究過(guò)程中各階段形成的主要文檔由任務(wù)書(shū)、論證報(bào)告、計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、設(shè)計(jì)文件、說(shuō)明書(shū)、技術(shù)總結(jié)、科研報(bào)告、研究工作總結(jié)、試驗(yàn)結(jié)論性的文件、分析與仿真報(bào)告、圖紙等。在實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的科研課題檔案在結(jié)題前應(yīng)全部歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，文件的審核、校對(duì)、批準(zhǔn)、標(biāo)檢簽署齊全，字跡工整、圖樣清晰。檔案主管在接收歸檔檢查時(shí)要認(rèn)真檢查，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確齊全。

2 科研課題檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 科研課題檔案形成過(guò)程問(wèn)題

按照《科研課題檔案管理規(guī)定》，在課題研究過(guò)程中各階段形成的資料在結(jié)題時(shí)應(yīng)全部歸檔。要求各單位或課題組從接受任務(wù)開(kāi)始，就明確科研課題文件材料的收集、歸檔責(zé)任人，由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)收集、積累該課題所形成的全部科研課題文件材料。在實(shí)際工作中，有些科研課題沒(méi)有分階段審核歸檔，往往是在結(jié)題審核后集中歸檔的，這樣就造成后期資料過(guò)多堆積，既是檔案管理人員抓緊時(shí)間整理，更新《蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)》中的信息，也要一定時(shí)間，會(huì)影響科研技術(shù)人員的借閱查看，不利于科研課題檔案資料的利用。

2.2 科研課題檔案滯留問(wèn)題

按照《科研課題檔案管理規(guī)定》要求，科技管理部門(mén)在下達(dá)科研課題計(jì)劃時(shí)，提出科研課題文件材料的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；驗(yàn)收鑒定科研成果時(shí)，驗(yàn)收檢定科研課題文件材料；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，都需檔案室檔案主管簽字。在五年規(guī)劃結(jié)束時(shí)，各單位應(yīng)將各科研課題的資料向檔案部門(mén)歸檔，并由檔案主管簽字，方可完成驗(yàn)收。但事實(shí)并非如此，有相當(dāng)部分資料存留在個(gè)人手中，往往是在申報(bào)科技成果時(shí)候才歸檔，而此時(shí)這些課題已經(jīng)結(jié)題，這反映了這些課題在結(jié)題驗(yàn)收的支撐材料中有未經(jīng)過(guò)檔案主管審核簽字的課題檔案，相關(guān)人員在結(jié)題驗(yàn)收審查時(shí)把關(guān)不嚴(yán)格造成的。

2.3 科研課題檔案資料文件編號(hào)問(wèn)題

科技管理部門(mén)下達(dá)科研課題計(jì)劃，每個(gè)課題都有唯一的課題編號(hào)，但在研制過(guò)程中形成的科研課題資料的文件編號(hào)由各單位自行編制，并沒(méi)有統(tǒng)一的依據(jù)可循。因此造成一個(gè)課題中形成的檔案資料的文件編號(hào)不一致，給歸檔分類(lèi)、整理帶來(lái)難度。由于科研課題檔案管理沒(méi)有制定詳細(xì)的要求。新檔案人員對(duì)工作內(nèi)容的了解，基本靠老檔案員與新檔案員的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，對(duì)未經(jīng)過(guò)正規(guī)編號(hào)的檔案資料的歸屬類(lèi)別很難進(jìn)行確認(rèn)，造成檔案資料滯留，為后續(xù)工作造成不便。另外，隨著時(shí)間延長(zhǎng)，有些檔案資料封面簽?zāi)E褪色，辨認(rèn)不清，致使檔案資料的歸屬類(lèi)別難以確認(rèn)，給檔案庫(kù)房人員的工作增加難度。

3 科研課題檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

3.1 加強(qiáng)職能管理，嚴(yán)格執(zhí)行科研課題檔案分階段審核驗(yàn)收的規(guī)定

科技管理部門(mén)要加強(qiáng)職能管理，督促檢查科研課題計(jì)劃的執(zhí)行，按階段進(jìn)行科研課題的審核驗(yàn)收，檔案主管部門(mén)加強(qiáng)職能管理，檔案主管人員督促科研課題文件資料形成歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行文件資料歸檔簽字的規(guī)定，確保文件資料有順序的歸檔，及時(shí)進(jìn)行文件資料的整理，隨時(shí)錄入《蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)》，為科研人員查閱提供方便。

3.2 加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)，切實(shí)落實(shí)驗(yàn)收規(guī)定

在五年規(guī)劃結(jié)束時(shí)，科技管理部門(mén)組織協(xié)調(diào)，各單位、科研課題組負(fù)責(zé)人督促課題資料的歸檔，檔案管理人員按歸檔要求嚴(yán)格驗(yàn)收，并履行簽字手續(xù)。

3.3 加強(qiáng)科研課題文件資料的編號(hào)管理，顯現(xiàn)文件資料特性

標(biāo)準(zhǔn)化作為研究院標(biāo)準(zhǔn)的職能部門(mén)應(yīng)該負(fù)責(zé)科研課題的標(biāo)準(zhǔn)化管理，建議標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)科研課題文件資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查，其中包括文件編號(hào)審查，科研課題負(fù)責(zé)人在審查文件資料時(shí)審查編號(hào)，保證文件資料的完整性和統(tǒng)一性。

3.4 制定編號(hào)規(guī)則，規(guī)范無(wú)課題號(hào)文件資料的管理

一般歸檔人員不需要知道資料歸屬類(lèi)別，歸檔資料類(lèi)別本身應(yīng)由檔案人員裁決，裁決的依據(jù)也是檔案的文件編號(hào)，所以無(wú)編碼的資料或者單位自行編號(hào)的資料應(yīng)取締，應(yīng)按照時(shí)間、程序、內(nèi)容的順序排列文件材料，對(duì)文件資料進(jìn)行編號(hào)。檔案管理部門(mén)與標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)商，共同制定編號(hào)規(guī)則，以院標(biāo)的形式頒布執(zhí)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

科研課題檔案作為一種可儲(chǔ)備的重要信息資源，成為知識(shí)創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的管好科研課題檔案，最大限度的發(fā)揮科研課題檔案的作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]王傳宇.科技檔案管理學(xué).北京：中國(guó)人民大學(xué)出版杜，1989；

作者簡(jiǎn)介

薛白（1988-），陜西韓城，2011年畢業(yè)于鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息管理與信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)。