田艷紅

【摘 要】檔案管理是單位管理工作的一個(gè)重要部分，檔案管理有助于提高單位的管理質(zhì)量、為單位信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)已踏進(jìn)信息化時(shí)代，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，它能起到單位的事務(wù)工作隨時(shí)查閱、備查。檔案管理使單位管理信息科、科學(xué)化奠定良好的信息化基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化

一、檔案管理創(chuàng)新離不開實(shí)踐基礎(chǔ)

單位的檔案工作是單位工作計(jì)劃管理的一個(gè)重要組成部分，單位檔案管理人員應(yīng)該做到年初有檔案管理計(jì)劃，年終有檔案管理總結(jié)，做到有計(jì)劃有結(jié)果有反饋的循環(huán)工作機(jī)制。單位還應(yīng)將對(duì)檔案管理工作進(jìn)行職責(zé)制定，并納入到工作人員的考核中來。做到有考核有結(jié)果有獎(jiǎng)懲。只有單位將檔案工作列入到單位的工作計(jì)劃及各處室的計(jì)劃管理中，才能依據(jù)計(jì)劃抓落實(shí)，有一定的時(shí)間與工作積累后形成了工作習(xí)慣，檔案工作才能夠步入到一個(gè)正常的軌道開展運(yùn)行。

檔案管理的創(chuàng)新要從重視顯示、面向未來，從實(shí)際出發(fā)，必須進(jìn)過一定的調(diào)查和研究，掌握調(diào)查研究的基本方法，要真實(shí)、全面的留住歷史記錄、就必須深入實(shí)際的調(diào)查研究，全面的了解和實(shí)踐的真實(shí)面貌。檔案管理創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)、借鑒其他案例的成功經(jīng)驗(yàn)和方式，當(dāng)然也不能照搬照抄，要根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行改良和創(chuàng)新。同事還要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)的知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新的方法和成功經(jīng)驗(yàn)。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的系統(tǒng)化工程，要保證大難管理機(jī)制的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須強(qiáng)化單位的管理機(jī)制和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在近幾年的檔案管理交流會(huì)中發(fā)現(xiàn)，只有單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)強(qiáng)、處室和工作人員的工作規(guī)范重視，從基本的文件歸檔。例如：年度計(jì)劃和總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要本、辦公花名冊(cè)等歸檔過程中盡然有序的做好歸檔工作。就有利于檔案的工作開展。檔案歸檔工作一年也就幾次，但集中到歸檔再去整理就會(huì)發(fā)現(xiàn)需要資料已經(jīng)忘記當(dāng)時(shí)的情況或者模糊不清，因此在平時(shí)一定要做好檔案的分類工作，平時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行良好的分類，在進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候才能做到按類、按序的有機(jī)化工作，搞好檔案的分類也是檔案管理關(guān)鍵工作和重要工作。

二、信息網(wǎng)絡(luò)與檔案管理的拓展工作

信息化檔案管理，借助于信息化的手段，開發(fā)網(wǎng)上檔案館系統(tǒng)，利用網(wǎng)上檔案館為檔案管理服務(wù)。

隨著檔案管理的信息化的推進(jìn)，建立單位內(nèi)部局域網(wǎng)，基于內(nèi)部局域網(wǎng)開發(fā)一套內(nèi)部檔案館管理系統(tǒng)，積極組織檔案的信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化，使得網(wǎng)上檔案館的信息充盈、飽滿，使得電子檔案館能為單位服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案館的在線檢索、為單位的工作人員提供更好的服務(wù)。當(dāng)電子檔案館有了一定的成效后，根據(jù)業(yè)務(wù)的范圍和實(shí)際的需要建立電子檔案數(shù)據(jù)中心。電子檔案數(shù)據(jù)中心集中管理單位內(nèi)部的各類電子文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并基于電子檔子館數(shù)據(jù)中心建立限制與非限制的權(quán)限電子文件查閱、利用電子檔案館數(shù)據(jù)中心實(shí)現(xiàn)電子文件的信息資源共享，電子檔案館數(shù)據(jù)中心覆蓋面廣、內(nèi)容充盈飽滿，利用率高。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形成了鮮明的對(duì)比。

單位電子檔案館數(shù)據(jù)中心，應(yīng)積極開創(chuàng)檔案信息開發(fā)利用的新局面，努力做到信息檔案為單位的工作服務(wù)，為工作人員的便利查詢資料服務(wù)。電子檔案館數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)不同于一般常規(guī)文獻(xiàn)資料，他是由單位組織和工作人員直接使用原始工作文件材料的轉(zhuǎn)化物，不是事后補(bǔ)錄或者編寫出來的。因此，單位的事務(wù)計(jì)劃須依賴于檔案，并以檔案為可靠的信息依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策支撐提供有效的參考數(shù)據(jù)。單位的檔案同時(shí)也能從不同的角度和不同的層次反映出單位的全方位歷史真實(shí)面貌，在評(píng)估工作中發(fā)揮著重要的憑證參考作用。

三、信息化時(shí)代檔案管理的產(chǎn)業(yè)化

處于信息化社會(huì)的我們，從信息資源的開發(fā)角度來看，單位的檔案管理不再單純是檔案的保管，分類工作。還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者，單位檔案館也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)、文物保護(hù)者，還是檔案信息的聚集中心、交互中心和信息技術(shù)的用戶，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案館的改革創(chuàng)新方向必然是信息化技術(shù)手段的道路，在為單位提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)，建立以檔案為信息的收集、加工、存儲(chǔ)、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。面對(duì)單位工作人員的知識(shí)和信息總量的急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚復(fù)雜的文獻(xiàn)資料，任何一個(gè)部門都不可能將所有的知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。只有利用信息化的手段，通過長(zhǎng)期的積累和不斷的完成。根據(jù)自身要求收集本單位相關(guān)的業(yè)務(wù)文獻(xiàn)資料。

檔案管理還因注重信息反饋，工作人員在瀏覽電子檔案的時(shí)候發(fā)現(xiàn)與探索才能對(duì)檔案館的建立提供源源不斷的信息源，使得檔案館的檔案更加完善，為檔案的分析研究，提供科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。

四、總結(jié)

檔案管理不是一個(gè)倉管員，更不是一個(gè)文物保護(hù)者，檔案管理是一個(gè)復(fù)雜性、系統(tǒng)性的工作，作為一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)將自己站立與更高的臺(tái)面上進(jìn)行思考和落實(shí)檔案管理工作，利用信息化的手段建立一套符合自身單位的電子檔案系統(tǒng)，在電子檔案的不斷完善中進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)挖掘?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)在決策支持中提供有效的參考數(shù)據(jù)，為單位的業(yè)務(wù)、服務(wù)提供數(shù)據(jù)保障。

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