喬飛

摘 要：調(diào)試檔案是核電工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，對(duì)核電機(jī)組進(jìn)入生產(chǎn)階段的運(yùn)維特別是大修工作具有重要的查考價(jià)值。筆者以全程參與秦山核電二期擴(kuò)建工程調(diào)試檔案歸檔管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，歸納梳理管理過(guò)程中較為突出的問(wèn)題，分析這些問(wèn)題產(chǎn)生的主客觀原因，并重點(diǎn)闡釋管理實(shí)踐中所采取和不斷改進(jìn)的對(duì)策措施。以期能夠?yàn)檎{(diào)試文檔管理同行提供參考、借鑒。

關(guān)鍵詞：核電調(diào)試檔案；管理問(wèn)題；對(duì)策實(shí)踐

秦山核電二期擴(kuò)建工程（以下簡(jiǎn)稱：秦山二擴(kuò)）作為國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是“十二五”期間首個(gè)開(kāi)工建設(shè)的核電工程。作為核電項(xiàng)目檔案的重要組成部分，調(diào)試檔案是指核電機(jī)組建設(shè)在調(diào)試階段的計(jì)劃、組織、實(shí)施、總結(jié)等工作環(huán)節(jié)中形成的， 客觀真實(shí)的、具有查考價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。

核電機(jī)組所有的調(diào)試活動(dòng)必須按照經(jīng)受權(quán)人員批準(zhǔn)的書(shū)面文件實(shí)施，并形成準(zhǔn)確的過(guò)程及結(jié)果記錄。結(jié)合秦山二擴(kuò)項(xiàng)目文檔管理經(jīng)驗(yàn)，核電調(diào)試文檔主要包括：調(diào)試綜合文件、調(diào)試大綱、調(diào)試管理程序、調(diào)試規(guī)程、調(diào)試報(bào)告、調(diào)試總結(jié)、調(diào)試變更文件、調(diào)試移交報(bào)告等種類。

調(diào)試檔案是機(jī)組運(yùn)行、日常維修、大修乃至延壽、退役工作的第一手原始參考資料。雖然在數(shù)量上不及建安檔案龐大，但其具備相當(dāng)重要的查考利用價(jià)值，因此確保其歸檔質(zhì)量的重要性不應(yīng)被核電項(xiàng)目檔案工作者所忽視。鑒于此，本文對(duì)項(xiàng)目調(diào)試檔案管理的問(wèn)題、原因進(jìn)行歸納分析，并總結(jié)、闡釋秦山二擴(kuò)項(xiàng)目調(diào)試檔案問(wèn)題解決對(duì)策及實(shí)踐。

1 調(diào)試檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 簽章錯(cuò)漏

在調(diào)試歸檔文件的接收檢查工作中，發(fā)現(xiàn)有部分文件的編、校、審、批、會(huì)簽的簽字或蓋章缺失、日期（主要是年份）標(biāo)注錯(cuò)誤的情況發(fā)生，此類問(wèn)題對(duì)調(diào)試檔案有效性及規(guī)范性，對(duì)調(diào)試檔案本身的評(píng)價(jià)價(jià)值造成一定的負(fù)面影響。

1.2 復(fù)印件代替原件歸檔

由于現(xiàn)場(chǎng)工作人員保管不到位、調(diào)試部門文員收集不及時(shí)等人為原因，造成接收的部分歸檔調(diào)試文件時(shí)內(nèi)容并非現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試工作及管理工作中形成的原件，這個(gè)問(wèn)題對(duì)文件的原始記錄性造成影響，從而影響該文件的查考及憑證價(jià)值；

1.3 存在非永久性字跡

存在非永久性字跡是在調(diào)試文件中比較常見(jiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)工作人員由于工作繁忙，誤使用圓珠筆、鉛筆等不符合檔案保存耐久性要求的書(shū)寫工具進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)工作記錄、確認(rèn)簽字等情況時(shí)有發(fā)生。

1.4 歸檔不完整

各類調(diào)試文件都具有嚴(yán)格的構(gòu)成要求，如調(diào)試報(bào)告：每份調(diào)試報(bào)告都有固定的五個(gè)部分組成。但在移交檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，部分調(diào)試文件，因其形成、收集時(shí)間較為倉(cāng)促且隨機(jī)性較強(qiáng)，導(dǎo)致內(nèi)容的結(jié)構(gòu)性缺失或部分頁(yè)面的缺失。給文件本身的完整性造成嚴(yán)重影響；

1.5 整理質(zhì)量較差

按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷”的基本原則，調(diào)試文件的整理工作有調(diào)試部門負(fù)責(zé)完成，但根據(jù)接收檢查的情況看，整理質(zhì)量不佳，突出體現(xiàn)在文件整合裝訂較差打印頁(yè)碼錯(cuò)誤文件污損等整理質(zhì)量問(wèn)題；

2 常見(jiàn)問(wèn)題原因分析

2.1 現(xiàn)場(chǎng)人員重視不足

調(diào)試階段因其處于核電工程從建設(shè)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)的樞紐位置，工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)、土建、安裝等前期各個(gè)階段積累的工期壓力全部重疊累積到調(diào)試階段。現(xiàn)場(chǎng)人員在工期壓力下，容易忽視調(diào)試記錄文檔的規(guī)范填寫及完整積累，而這些文檔周期前端出現(xiàn)的問(wèn)題往往難以彌補(bǔ)，給調(diào)試文檔最終的、完整性、準(zhǔn)確性帶來(lái)影響。

2.2 調(diào)試文檔人員變動(dòng)較多

調(diào)試部門作為公司為完成調(diào)試任務(wù)而專設(shè)的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，人員流動(dòng)性較大，特別是到了調(diào)試后期，文員作為輔助崗位更容易發(fā)生頻繁變動(dòng)，在變動(dòng)中其任務(wù)交接、責(zé)任轉(zhuǎn)移如做不到位，會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)不必要的麻煩，如新到崗文員文檔工作業(yè)務(wù)水平短期內(nèi)難以達(dá)到要求，移交檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后的整改職責(zé)不清等問(wèn)題。

2.3 形成、收集、移交隨機(jī)性強(qiáng)

調(diào)試文件因?yàn)樾纬捎诠こ添?xiàng)目即將竣工的最后階段，工作計(jì)劃變動(dòng)較為頻繁，調(diào)試人員逐步分流。使得文檔前端控制的難度加大，現(xiàn)場(chǎng)文檔管理水平難以保持平穩(wěn)水平，調(diào)試文件形成、收集、移交的隨機(jī)性較大。不利于歸檔、整理計(jì)劃的有序落實(shí)，給文檔質(zhì)量管理帶來(lái)難度。

3 調(diào)試檔案管理問(wèn)題的對(duì)策及實(shí)踐

3.1 加強(qiáng)前端控制

文檔部門參與包括《調(diào)試文件管理程序》在內(nèi)的調(diào)試工作管理程序編制及歸檔要求的下達(dá)，從源頭上對(duì)調(diào)試文件全程管理進(jìn)行制度規(guī)范，明確調(diào)試文檔形成、積累、整理、歸檔、提供利用等整個(gè)證明周期各階段工作的職責(zé)分工、讓現(xiàn)場(chǎng)文檔人員操作及專職文檔人員檢查建立起一套統(tǒng)一、健全的標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)通過(guò)文檔人員“四參加”活動(dòng)嚴(yán)控現(xiàn)場(chǎng)文檔工作關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及任務(wù)的規(guī)范性。實(shí)現(xiàn)對(duì)調(diào)試文檔有效的前端控制，達(dá)到“凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有章可循”的管理目標(biāo)。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為克服調(diào)試文檔人員流動(dòng)性強(qiáng)的不利因素，文檔管理部門應(yīng)組織加強(qiáng)文檔培訓(xùn)、提高職能處室員工業(yè)務(wù)水平，在沿革執(zhí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷”這一文檔管理基本原則的基礎(chǔ)上，將文檔工作程序、規(guī)范、流程、要求逐步灌輸給調(diào)試現(xiàn)場(chǎng)工作人員特別是現(xiàn)場(chǎng)文檔人員，不斷提高他們的文檔意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，為此文檔管理部門專門編制了文檔培訓(xùn)教材，開(kāi)展定期及專項(xiàng)的文檔管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并逐步將文檔培訓(xùn)納入到公司授權(quán)培訓(xùn)體系；

3.3 加強(qiáng)檢查指導(dǎo)

調(diào)試部門作為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其兼職文員基本上不可能達(dá)到專業(yè)文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平，其工作成果必然存在或多或少的問(wèn)題和不足。因此對(duì)其工作進(jìn)行嚴(yán)格、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)檢查、對(duì)其困惑進(jìn)行及時(shí)、雙向的溝通指導(dǎo)成為文檔部門介入的必要方式。這其中包括例行的定期文檔工作檢查、歸檔文件檢查、年度文檔工作評(píng)比、也包括日常依據(jù)控制節(jié)點(diǎn)、突出問(wèn)題而定的隨機(jī)文檔檢查與交流。

3.4 加強(qiáng)二次整編

為保證文件整理歸檔的及時(shí)、高效，滿足調(diào)試部門對(duì)調(diào)試檔案較為頻繁的利用需求，核電調(diào)試文件采用按“件”歸檔的整理方式。即在保證檔案原始記錄性的前提下，以前文提到的八個(gè)調(diào)試文檔類型為檔案細(xì)分類目，按照歸檔文件形成時(shí)間逐“件”歸檔。在提高歸檔及利用效率的同時(shí)，一定程度上破壞了調(diào)試檔案系統(tǒng)性。因此檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)歸檔二次整編，按照調(diào)試文件所指導(dǎo)、記錄的調(diào)試工作所屬系統(tǒng)、子項(xiàng)為基本線索，對(duì)歸檔調(diào)試檔案進(jìn)行信息關(guān)聯(lián)和標(biāo)引，達(dá)到虛擬組卷的目的和效果，彌補(bǔ)調(diào)試檔案按件管理帶來(lái)的系統(tǒng)性不足的客觀缺陷。