錢麗銘

摘 要：本文著重探討企業(yè)在合同檔案管理工作中容易出現(xiàn)的常規(guī)問題，深刻分析這些問題可能會對企業(yè)自身健康發(fā)展，行業(yè)市場秩序穩(wěn)定甚至社會秩序穩(wěn)定等方面帶來的一系列危害。針對以上問題，本文提出了規(guī)范企業(yè)合同檔案的分類方法和歸檔范圍，明確企業(yè)合同檔案的責任人，加強企業(yè)合同歸檔管理人員技能培訓三步走的解決方案。希望可以借此引起人們對企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重視，為大家今后處理合同檔案工作中的問題提供思路，以期達到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)經(jīng)營；合同管理；解決方案

合同檔案工作的主要內(nèi)容就是將履行合同的過程和在這個過程中出現(xiàn)的情況用文字資料的方式一一記錄下來。隨著市場秩序的逐步完善，以及企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，在企業(yè)的經(jīng)營管理工作中企業(yè)合同檔案工作的地位也日趨重要。合同是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營中的重要法律文件，也是眾多扯皮、糾紛、爭議等事項發(fā)生的根本原因。用科學的方法規(guī)范合同檔案管理，使單位和法人的合法權(quán)益得到有力保障，已經(jīng)是刻不容緩的事情，這需要各級領(lǐng)導和合同檔案工作的參與人員提高對合同檔案管理工作的重視。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認真的產(chǎn)生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經(jīng)濟損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍現(xiàn)象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責任人和責任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負責人和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負責本項目的各承辦或職能部門，應(yīng)負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質(zhì)量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質(zhì)量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領(lǐng)導能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領(lǐng)導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。

3 總結(jié)

企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)日常經(jīng)營管理活動中查詢單項或?qū)ｉT問題涉及的資料工作具有重要價值，可以為企業(yè)今后管理進步，技術(shù)創(chuàng)新，體制完善提供大量有價值參考資料。對于歷史資料的分析研究，有可能成為管理層制定未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。合同歸檔管理工作對企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重大意義。規(guī)范合同歸檔整理制度，調(diào)高合同歸檔工作中的信息化水平，增強管理人員的專業(yè)化水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確責任追責制度可以有效促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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