鄔萍

[摘 要]信息技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)使信息管理逐漸實現(xiàn)智能化、信息化。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其能夠使檔案管理的水平、整體效果得到提升，減輕檔案管理人員的工作壓力與負擔?；诖耍疚膶?shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值以及具體情況進行了分析，以供大家參考。

[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用價值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價值分析

檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計算機水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作內(nèi)容，如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術(shù)進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經(jīng)驗進行的，主觀性較強，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據(jù)。

2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據(jù)一定的標準規(guī)范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動保留使用者的訪問記錄，結(jié)合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實就是對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行科學的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對數(shù)據(jù)模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學的分析數(shù)據(jù)庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實現(xiàn)個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布調(diào)查問卷，將問卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實現(xiàn)人事管理。

3 結(jié) 語

信息技術(shù)的發(fā)展推動了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進步。

主要參考文獻

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