丁寶華

摘 要：紙質(zhì)檔案的主要存在形式，就是通過(guò)筆和紙的形式來(lái)對(duì)于人或者社會(huì)的活動(dòng)進(jìn)行記錄，可以是文字形式，也可以是圖表形式。雖然隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的使用范圍變得越來(lái)越廣，但是紙質(zhì)檔案的存在對(duì)于檔案信息化管理依舊具有重要的意義。本文主要對(duì)于紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中存在的重要性進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；紙質(zhì)檔案

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理成為了檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，在檔案信息化管理的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的存在一直是檔案管理人員爭(zhēng)論的主要議點(diǎn)，電子化的檔案在管理上更加便捷，并且進(jìn)行更改以及修復(fù)相對(duì)于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，但是電子檔案在修改以及變更上也更加容易，導(dǎo)致其真實(shí)可靠性受到質(zhì)疑，所以電子檔案就不可能完全的取代紙質(zhì)檔案，在檔案信息化的管理過(guò)程中，也只有保持二者共同發(fā)展，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的意義。確保檔案管理的科學(xué)合理化。

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對(duì)于事件進(jìn)行記錄的形式，通過(guò)文字或者圖標(biāo)的方式來(lái)表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國(guó)存在已久，對(duì)于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲(chǔ)信息的可靠性與紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對(duì)于檔案信息進(jìn)行利用的時(shí)候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過(guò)特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會(huì)存在水解以及氧化問(wèn)題，但是只要在進(jìn)行保管的過(guò)程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：

（1）紙質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。

（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時(shí)候應(yīng)用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時(shí)候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會(huì)需求。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問(wèn)題，對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其真實(shí)性是確定無(wú)疑的。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過(guò)程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來(lái)使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來(lái)，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問(wèn)題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開(kāi)發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P(pán)、磁盤(pán)等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過(guò)一千年以上的長(zhǎng)期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹(shù)立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開(kāi)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時(shí)，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來(lái)，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)論

在檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，重視紙質(zhì)檔案的存在，充分了解紙質(zhì)檔案對(duì)于檔案管理的意義，明白其真實(shí)可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的信息化管理提高了電子檔案的利用率，但是在信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，檔案管理人員要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，將二者互補(bǔ)，只有共同發(fā)展，才能確保檔案利用得到最佳效果。

參考文獻(xiàn)

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