于海燕

[摘 要]財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位中主要是對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作的史料及數(shù)據(jù)證明進(jìn)行記錄，其能夠充分反映出事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)信息情況及單位發(fā)展?fàn)顩r等。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，促使企業(yè)事業(yè)單位提升財(cái)務(wù)管理水平，這對(duì)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義。然而，多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理工作均存在一些問題，這些問題的存在直接影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體效果及質(zhì)量。為此，本文以企業(yè)事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)管理工作為主要切入點(diǎn)，分析財(cái)務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在的問題，并提出提升財(cái)務(wù)管理水平的有效策略。

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案；財(cái)務(wù)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中圖分類號(hào)]G271；F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-00-02

1 財(cái)務(wù)檔案管理的作用及主要內(nèi)容

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容

財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動(dòng)的憑證，如會(huì)計(jì)憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告，如按時(shí)間劃分的會(huì)計(jì)報(bào)表、季度報(bào)告及年度報(bào)告等；③包含事業(yè)單位的詳細(xì)會(huì)計(jì)賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應(yīng)固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對(duì)賬、相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的清單及保管項(xiàng)目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動(dòng)硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)設(shè)備的軟硬件設(shè)施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會(huì)計(jì)材料及單位內(nèi)財(cái)務(wù)記錄的材料及數(shù)據(jù)等。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理的作用

財(cái)務(wù)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施，能切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)狀況的掌控。第二，財(cái)務(wù)檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟(jì)互通的賬目，加強(qiáng)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，能為合作雙方提供完整的報(bào)表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等具備較高的科學(xué)性及準(zhǔn)確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟(jì)情況的直接反映，政府能根據(jù)財(cái)務(wù)檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)更加規(guī)范。第五，財(cái)務(wù)檔案較為詳細(xì)地記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，使企業(yè)有效面對(duì)持續(xù)變化的市場(chǎng)。

2 企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理常見的問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員能力偏低

一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理大都由會(huì)計(jì)人員兼任，而此類人員普遍對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，更多的是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行基本的整理，未對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類整理，直接導(dǎo)致企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關(guān)檔案時(shí)，通常需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)及知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致管理效果不佳。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

單位財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的重要保障，同時(shí)也是相關(guān)法律規(guī)章制度的要求。然而，當(dāng)前多數(shù)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，部分單位甚至并未設(shè)置此類機(jī)構(gòu)，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責(zé)及架構(gòu)方面不夠科學(xué)合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案交由會(huì)計(jì)人員專門負(fù)責(zé)，而對(duì)檔案的歸檔則交由辦公室人員負(fù)責(zé)，檔案的咨詢、查詢服務(wù)卻由資料形成人員專門負(fù)責(zé)。這種工作分配的形式較為分散，會(huì)極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量及效果。

2.3 財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不足

在現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設(shè)施設(shè)置也不完善，國(guó)家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實(shí)。

2.4 單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、基層員工都對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息本身屬于保密的資源，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加保管，將一些賬務(wù)信息進(jìn)行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財(cái)務(wù)管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理，沒有切實(shí)做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導(dǎo)致整個(gè)工作混亂不堪。

3 解決企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理問題的規(guī)范策略

3.1 大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能力

企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應(yīng)培訓(xùn)工作，大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實(shí)際工作培訓(xùn)中，企事業(yè)單位必須對(duì)能力強(qiáng)的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以切實(shí)激發(fā)出核心團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力；而對(duì)能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)其的鼓勵(lì)，激發(fā)其學(xué)習(xí)的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實(shí)提升檔案管理工作的合理性、科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的全面提升。

3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

在具備充足、穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。通過該機(jī)構(gòu)大力推行目標(biāo)管理責(zé)任制度，并直接將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標(biāo)計(jì)劃上，將財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量作為年度評(píng)比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的積極性。同時(shí)，還應(yīng)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加流暢、準(zhǔn)確。這樣才能有效提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量、水平。

3.3 強(qiáng)化信息化管理力度

近年來，科技技術(shù)發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理中新技術(shù)的運(yùn)用。這就可以通過完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，據(jù)此有效強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并定期維護(hù)好系統(tǒng)的更新升級(jí)，保持技術(shù)的持續(xù)更新，以學(xué)科技術(shù)為主要依托，切實(shí)提升財(cái)務(wù)管理工作的效率水平。而對(duì)于移動(dòng)硬盤等技術(shù)類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，則要求企事業(yè)單位必須強(qiáng)化相應(yīng)的技術(shù)管理。此外，強(qiáng)化對(duì)單位內(nèi)庫房建設(shè)，也是保障財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財(cái)務(wù)檔案存檔時(shí)所必須的基本條件，據(jù)此來建設(shè)能夠支撐多種不同類型檔案存儲(chǔ)的庫房。

3.4 提升事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度

首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值進(jìn)行探討，在實(shí)際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要促進(jìn)作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建和完善相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分結(jié)合單位規(guī)模及經(jīng)營(yíng)發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負(fù)責(zé)管理，并健全財(cái)務(wù)檔案管理方面的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理直接納入整個(gè)單位的整體發(fā)展中，保證權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

4 結(jié) 語

在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，各個(gè)企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動(dòng)自身業(yè)務(wù)不斷進(jìn)步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實(shí)有效地控制成本，提升其經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善，對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提升而言，意義重大。

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