白曉春

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是任何一個(gè)有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的部門都會(huì)產(chǎn)生的，是單位及國家檔案的重要組成部分，是了解一個(gè)單位運(yùn)作情況的有力依據(jù)，根據(jù)它獨(dú)特的自身特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案有它自己的分類及保管方式，我們要遵循實(shí)際情況，給出合理性的安排，制定細(xì)致的收集、整理、保管、移交、銷毀、查詢、借閱等制度。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和泄密。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)憑證；會(huì)計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告；保管期限；自身的特點(diǎn)；整理立卷；裝訂成冊(cè)；編制保管；銷毀；查詢；借閱

會(huì)計(jì)檔案是各個(gè)單位及國家檔案的重要組成部分，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的詳細(xì)記錄和真實(shí)反映。通過會(huì)計(jì)檔案可以了解單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，還可以了解一個(gè)單位是否遵守財(cái)政紀(jì)律，是否遵守財(cái)政相關(guān)法律、法規(guī)，有無弄虛作假，違法亂紀(jì)等各種不合法行為，為一些檢查提供可靠的依據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案按照裝訂內(nèi)容可以分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他在辦事過程中產(chǎn)生的材料。按照保管期限可以分為永久和定期兩類，定期分為3年、5年、10年、15年、25年5種，其中3年的有各級(jí)行本身及匯總?cè)牭脑掠?jì)表、系統(tǒng)運(yùn)行日志、不定期報(bào)表、檢查工作底稿、檢查報(bào)告、整改情況等檢查資料、流水賬等其他需要保管的檔案；5年的有月、季、半年度的報(bào)表、聯(lián)行往來的清單及查詢查復(fù)書、密押代號(hào)表、使用保管登記簿、存貸款單位余額對(duì)賬回單、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理卡、申請(qǐng)辦理電子業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議及其他需要保管的檔案；保管期限為10年的上級(jí)編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、預(yù)算報(bào)表、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥付款年報(bào)、稅收會(huì)計(jì)報(bào)表等；保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證、各種完稅憑證和繳退庫憑證、財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證、結(jié)算憑證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等；25年保管期限的有現(xiàn)金和銀行存款日記帳、稅收日記賬和稅收票證分類出納賬等；永久保存的是年度決算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、資本金、股金及股權(quán)明細(xì)、開銷戶登記簿、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)收據(jù)、財(cái)銷案存的清單或資料、會(huì)計(jì)檔案保管登記簿、銷毀清冊(cè)、有價(jià)單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊(cè)、機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)、會(huì)計(jì)初始環(huán)境文本、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、文件及其他需要永久保管的檔案。

目前，新版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》公布，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期的分為10年和30年，下面我們大致說一下某些機(jī)構(gòu)當(dāng)中是怎們分類的。其中企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案，保管期限10年的有月、季、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等，需要保管30年的有原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，需要永久保存的有年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等。行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限也是分為10年、30年和永久的，10年的有月、季度報(bào)表、銀行對(duì)賬單，30年的有各種會(huì)計(jì)憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，永久的有部門財(cái)務(wù)報(bào)告、部門決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等。

會(huì)計(jì)檔案與其他檔案一樣都有其自身的特點(diǎn)，主要有以下幾個(gè)方面：

第一、數(shù)量較大，無處不有。每個(gè)單位每天的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生一些憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等專業(yè)核算資料，尤其是一些企業(yè)、財(cái)政、商業(yè)、稅務(wù)、金融等單位，只要有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)存在，就會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

第二、檔案收集的內(nèi)容穩(wěn)定一致，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等，雖然各行業(yè)的會(huì)計(jì)名稱不一，但核算方法、工作流程及需整理收檔的材料是一致的。

第三、會(huì)計(jì)檔案整理后的外形多樣。有的賬簿是定本式，有的是活頁式，還有卡片式等，報(bào)告有文字、表格、數(shù)據(jù)產(chǎn)生的紙張大小不一，長(zhǎng)短不齊，所以在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面不能要求一致，應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)。

各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)檔案給予足夠的重視，并給財(cái)務(wù)部門安置專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的人員，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)法律法規(guī)及管理規(guī)定，建立起嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管制度，好多單位沒有專門的會(huì)計(jì)檔案管理人員，都由出納代勞，但按照有關(guān)規(guī)定出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

管理期間按要求分門別類將會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)，具體到不同種類的會(huì)計(jì)檔案有其具體的操作方法。

一、會(huì)計(jì)憑證：按照年、月順序整理，整理每一個(gè)月的會(huì)計(jì)憑證時(shí)可根據(jù)多少裝訂成一本或幾本，每本厚度以二公分左右為宜，裝訂時(shí)要去掉金屬物，破損面要進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)大小不一的憑證要折疊或裱貼，左側(cè)和上邊或下邊要墩齊進(jìn)行裝訂，編號(hào)可視材料的多少，一年編一個(gè)連續(xù)號(hào)（卷號(hào)）或幾年編一個(gè)連續(xù)號(hào)。

二、會(huì)計(jì)賬簿按年度進(jìn)行整理，有幾本裝幾本，裝訂時(shí)，訂本式賬簿應(yīng)保持原來面目貼封裝盒；活頁式或卡片式賬簿應(yīng)去掉帳夾，抽出空白頁，編寫頁最后進(jìn)行裝訂。

三、財(cái)務(wù)報(bào)告：會(huì)計(jì)報(bào)表按年報(bào)、季、月報(bào)分別裝訂，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等材料視紙質(zhì)規(guī)格裝訂。

四、其他材料按紙質(zhì)規(guī)格不同分別裝訂，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他材料按年代、類別分別排列編號(hào)。

在整理以上材料時(shí)，使用的裝具應(yīng)做到整齊統(tǒng)一，類別醒目。記賬憑證使用標(biāo)準(zhǔn)卷皮的不可裝盒（袋）；會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他材料必須裝會(huì)計(jì)檔案盒保管。會(huì)計(jì)檔案卷皮、卷盒背脊要注明年月、類別、期限和卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案編目封面要正確、美觀、各項(xiàng)目均用鋼筆填寫，字跡要工整，用字號(hào)蓋章的項(xiàng)目要用紅色印油。

會(huì)計(jì)年度終了后，可暫時(shí)管理一年，制定清楚細(xì)致的移交清冊(cè)，移交至本單位檔案機(jī)構(gòu)保管，移交時(shí)應(yīng)確保原卷冊(cè)封裝完好。同時(shí)制定完善的會(huì)計(jì)檔案查詢、借閱、復(fù)制、登記、銷毀等制度，如有特殊需要，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后才實(shí)施，不然不得拆封。借出的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)完好無損地歸還，否則追究借用人的責(zé)任。

保管期滿的會(huì)計(jì)檔案可以按規(guī)定銷毀，要不然會(huì)越積越多，會(huì)計(jì)檔案銷毀應(yīng)該非常慎重，需要從以下四個(gè)方面嚴(yán)格執(zhí)行：

一、檔案部門和會(huì)計(jì)部門一起提出銷毀意見，列出清冊(cè)，注明檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起草年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、注銷時(shí)間等。

二、制作好銷毀清冊(cè)之后，經(jīng)過詳細(xì)核查之后應(yīng)交由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。

三、銷毀時(shí)應(yīng)由檔案部門及會(huì)計(jì)部門一同監(jiān)銷，并核查清冊(cè)與清點(diǎn)內(nèi)容是否一致。

四、銷毀后應(yīng)在清冊(cè)上由財(cái)務(wù)部門簽名蓋章，并報(bào)單位負(fù)責(zé)人。

各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損壞、散失和泄密。

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