丁玥

摘 要：制發(fā)檔案證明，是檔案部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。做好我國(guó)高校制發(fā)人事檔案證明工作，需要明確檔案證明內(nèi)部需求和外部需求的范圍；需要合理選擇檔案原件復(fù)印、檔案原文摘錄和檔案內(nèi)容綜合敘述三種方式；需要統(tǒng)一包括編號(hào)、標(biāo)題、正文、證明人及聯(lián)系方式、證明機(jī)關(guān)署名及印章五個(gè)部分在內(nèi)的人事檔案證明的格式標(biāo)準(zhǔn)；需要規(guī)范由接受申請(qǐng)、查證檔案、制定證明、審核批準(zhǔn)、出具證明、備份歸檔六個(gè)步驟組成的制發(fā)人事檔案證明的工作流程。做好高校制發(fā)人事檔案證明工作還需要估好相關(guān)的思想保障、制度保障與人員保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案；制發(fā)檔案證明；選擇證明方式；規(guī)范格式與流程

檔案證明是檔案館（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料。[1]制發(fā)檔案證明，是檔案部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。高校人事檔案能準(zhǔn)確真實(shí)展現(xiàn)高校教師的德、才、能、績(jī)，能反映出其個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資收入、出國(guó)出境、政治歷史等各方面的情況。教育部網(wǎng)站2013年9月4日公布，我國(guó)現(xiàn)有普通高等學(xué)校2442所，教職員工225萬多人。[2]如此龐大數(shù)量的檔案?jìng)€(gè)體，對(duì)高校人事檔案管理工作提出了新要求，再加上近年來人事檔案社會(huì)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，高校的人才流動(dòng)、職稱評(píng)審、職務(wù)聘任等越來越受到關(guān)注，人們對(duì)人事檔案利用服務(wù)工作的要求越來越高，制發(fā)檔案證明作為檔案利用服務(wù)的一種方式，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理，提高制發(fā)檔案證明工作的規(guī)范性，從而更好地滿足利用者的需求。

1 做好高校制發(fā)人事檔案證明工作的思考

（一）明確制發(fā)人事檔案證明的范圍

制發(fā)人事檔案證明要求檔案部門既要堅(jiān)持檔案利用服務(wù)的原則和政策，又要堅(jiān)持以人為本，充分發(fā)揮檔案的參考和憑證價(jià)值，滿足利用者的合理需求。高校人事檔案利用服務(wù)需實(shí)行內(nèi)外有別，內(nèi)部利用主要包括本單位組織人事部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等職能部門利用，人事檔案本人及親屬利用兩種情況，外部利用主要指外單位的特殊需求。在制發(fā)人事檔案證明時(shí)需綜合考慮利用者的需求、服務(wù)范圍和保密要求等因素。所以，人事檔案利用方式之一的制發(fā)檔案證明，需要明確范圍，在一定條件下有區(qū)別的進(jìn)行提供。

制發(fā)人事檔案證明，內(nèi)部利用需求是主體。在不違反保密規(guī)定的前提下應(yīng)盡量滿足內(nèi)部利用者的合理需求。內(nèi)部利用需求主要有以下幾種情況：本單位組織人事部門因干部晉升、考核等對(duì)檔案人進(jìn)行考察和審批時(shí)需提供檔案證明；本單位紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)檔案人進(jìn)行了解和調(diào)查時(shí)需提供檔案證明；人事檔案本人因職稱評(píng)審、學(xué)歷晉升等事宜需從檔案中提取證明；人事檔案本人因辦理社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、申請(qǐng)貸款、辦理公證時(shí)需從檔案中提供年齡、收入等方面的相關(guān)證明等；人事檔案本人因入黨、出國(guó)等政審時(shí)需要提供相關(guān)證明等等。

（二）合理選擇人事檔案證明的方式

人事檔案證明根據(jù)檔案內(nèi)容、保密程度和利用者需求，可以分為檔案原件復(fù)印、檔案原文摘錄，檔案內(nèi)容綜合敘述三種方式。

一般在檔案內(nèi)容比較單一，無需保密或保密程度不高，按需要又必須出具原始檔案材料的情況下，人事檔案部門可以選擇檔案原件復(fù)印的方式來制發(fā)證明。如人事檔案本人考學(xué)、求職時(shí)需要成績(jī)單，可以提供學(xué)習(xí)成績(jī)單的復(fù)印件；職稱評(píng)審材料中需明確申請(qǐng)人的原職稱，可以提供人事檔案本人原職稱評(píng)定材料的復(fù)印件等。檔案原件復(fù)印真實(shí)、準(zhǔn)確，能更好的體現(xiàn)檔案的原始憑證價(jià)值。檔案原件復(fù)印應(yīng)保證檔案原件復(fù)印材料的真實(shí)性與規(guī)范性，超過一頁(yè)時(shí)需加蓋騎縫章；應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量，除利用機(jī)構(gòu)舉證要求提供多份以外，原則上只提供一份作為證明；應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密性的審查，確實(shí)需要將涉密檔案作為證明進(jìn)行復(fù)印時(shí)，必須要履行嚴(yán)格的審批手續(xù)等。

針對(duì)內(nèi)容比較多，條理性比較強(qiáng)的檔案材料，人事檔案部門一般可以選擇引用或摘錄檔案原文中能說明問題的一段文字，作為制發(fā)檔案證明的方式，這稱為檔案原文摘錄。如為組織人事部門審核人事檔案本人的年齡、工齡、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷情況等證明；為公安、司法、紀(jì)檢等部門辦案提供相關(guān)證據(jù)等。檔案原文摘錄應(yīng)做到引用或摘錄的內(nèi)容與原文相符，要保證原文意思的完整性，不能隨意增加或刪減能說明問題的字句，更不能斷章取義。

2 統(tǒng)一人事檔案證明的格式標(biāo)準(zhǔn)

目前，各高校人事檔案部門制發(fā)的檔案證明缺少統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，隨意性較大，有的只是在普通白紙上寫上一段證明文字，這在一定程度上影響了檔案證明的權(quán)威性。因此，制發(fā)人事檔案證明應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，最起碼一個(gè)單位所制發(fā)的檔案證明要執(zhí)行統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)。

人事檔案證明可以如介紹信一樣由單位統(tǒng)一印制，帶有“檔案證明”抬頭。也可以統(tǒng)一使用現(xiàn)成的印有單位名稱的信箋紙。不管采取哪種形式，都需要包括編號(hào)、標(biāo)題、正文、證明人及聯(lián)系方式、證明機(jī)關(guān)署名及印章五個(gè)部分。

3 規(guī)范制發(fā)人事檔案證明的工作流程

人事檔案部門制發(fā)檔案證明應(yīng)制定嚴(yán)格規(guī)范的工作流程，一般包括接受申請(qǐng)、查證檔案、制定證明、審核批準(zhǔn)、出具證明、備份歸檔六個(gè)步驟，每個(gè)步驟均有明確的任務(wù)和要求。

接受申請(qǐng)。審查利用者提出的口頭申請(qǐng)、在線申請(qǐng)、書面申請(qǐng)等，對(duì)利用者的資格、要求檔案證明的目的、范圍和內(nèi)容進(jìn)行審查，從而確定是否接受申請(qǐng)，對(duì)不予受理的申請(qǐng)應(yīng)說明原因。

查證檔案。根據(jù)利用者的申請(qǐng)，分析并查證所涉及到的人事檔案，查找檔案中的相關(guān)內(nèi)容和證據(jù)，研究是否能滿足利用者的利用需求。

制定證明。根據(jù)檔案內(nèi)容分析結(jié)果，結(jié)合利用者需求，從檔案原件復(fù)印、檔案原文摘錄，檔案內(nèi)容綜合敘述三種方式中選擇適合的方式并形成證明材料。檔案證明的格式要規(guī)范統(tǒng)一，由編號(hào)、標(biāo)題、正文、證明人及聯(lián)系方式、證明機(jī)關(guān)署名及印章五個(gè)部分組成。

審核批準(zhǔn)。人事檔案部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案證明進(jìn)行審核，涉及到關(guān)鍵問題和重要內(nèi)容的檔案證明還需要請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。證明的撰寫人和審核人需要簽字。

出具證明。對(duì)制發(fā)的人事檔案證明進(jìn)行登記、加蓋公章后發(fā)出，領(lǐng)取證明的人也需要簽字。

備份歸檔。人事檔案部門對(duì)出具的檔案證明應(yīng)保存?zhèn)浞?，定期歸檔，以備核查。

四、做好高校制發(fā)人事檔案證明工作的相關(guān)保障

做好制發(fā)人事檔案證明工作，除了要明確范圍、選擇恰當(dāng)方式、使用統(tǒng)一格式、規(guī)范制發(fā)流程以外，還需要做好相關(guān)的思想保障、制度保障和人員保障。

思想保障。高校需進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案利用工作的重視，改變“人事檔案重在保管”的思想，尤其要充分認(rèn)識(shí)制發(fā)檔案證明在檔案利用工作中的地位和作用。加強(qiáng)宣傳、規(guī)范管理，提高領(lǐng)導(dǎo)、人事檔案管理者、利用者和人事檔案本人等所有人的認(rèn)識(shí)和重視程度。

制度保障。高校的人事檔案部門應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定適合本單位檔案機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)章制度，如《人事檔案證明管理規(guī)定》、《人事檔案利用服務(wù)工作規(guī)定》等，從制度上規(guī)范制發(fā)人事檔案證明的工作流程、制發(fā)范圍、制發(fā)方式、格式標(biāo)準(zhǔn)等。

人員保障。制發(fā)人事檔案證明工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，可以參加檔案利用方面的專門培訓(xùn)，在保證檔案證明內(nèi)容準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案原文摘錄和檔案內(nèi)容綜合敘述的質(zhì)量，從而更好地滿足利用者的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]張梅芝.檔案館（室）如何制發(fā)檔案證明[J].檔案管理，2001（2）：28.

[2]趙金波.加強(qiáng)人事檔案證明服務(wù)的規(guī)范化管理[J].蘭臺(tái)世界，2012（4）：51.