徐昆明

摘要：檔案工作的基本性質(zhì)是專業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，并且具有重要的憑證價(jià)值與參考價(jià)值，因此對于檔案管理工作的規(guī)范化有較高要求。新形勢下要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的素質(zhì)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要促進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的引入，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；模式創(chuàng)新

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作能否規(guī)范的發(fā)展，已經(jīng)成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發(fā)的關(guān)鍵。同時(shí)，在檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的形勢下，規(guī)范地的對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整成為更好的將檔案信息的價(jià)值進(jìn)行發(fā)揮的關(guān)鍵。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的主要問題

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理作為一種傳統(tǒng)化的工作，已經(jīng)慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認(rèn)知，認(rèn)為這是一個(gè)可有可無的工作。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面是因?yàn)榇蠖鄶?shù)人不知道檔案管理工作的具體內(nèi)容和作用，在了解度和認(rèn)知度上存在誤區(qū)；另一方面是由于檔案管理人員素質(zhì)不高、職業(yè)素養(yǎng)較低，對檔案管理這一工作缺乏足夠的重視，工作不認(rèn)真、做事馬虎，對于專業(yè)知識的掌握少，造成檔案管理無法發(fā)揮出其應(yīng)有的積極作用。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

1、完善檔案管理工作的規(guī)章制度

規(guī)章制度的完善是促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性的基本前提條件?，F(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時(shí)代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，規(guī)章制度的主要功能是對于檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)約束和指導(dǎo)，促使相關(guān)的負(fù)責(zé)人員能夠明確自身的主要職責(zé)和任務(wù)，并在此基礎(chǔ)上提升相應(yīng)的管理水平。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸納出工作特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備。具體來說，要想促使其能夠規(guī)范檔案管理工作，必須要首先規(guī)范其自身，即要求相應(yīng)的檔案管理制度具備著較強(qiáng)的可操作性，能夠在具體的檔案管理過程中得到較好的落實(shí)。此外，其自身的實(shí)施價(jià)值也應(yīng)該得到較好的保障，這同樣是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵所在。

2、要促進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的引入

對于檔案管理工作的規(guī)范化來說，如果依靠傳統(tǒng)的技術(shù)手段，很難達(dá)到較為理想的規(guī)范化水平，尤其是對于紙質(zhì)文件的管理來說，其管理規(guī)范性的難度是比較大的?，F(xiàn)代化新技術(shù)的應(yīng)用可以更好的改進(jìn)工作中的不足，提高工作效率并對傳統(tǒng)工作模式中的不足進(jìn)行扭轉(zhuǎn)。在檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術(shù)的引用是提高檔案管理水平的一個(gè)重要關(guān)鍵。例如對于條碼技術(shù)的引用：可以通過規(guī)范的粘貼條碼提高檔案信息的存儲規(guī)范性，并且可以提高查閱速度，從而提高整體檔案管理工作的效率。檔案管理工作中信息化技術(shù)的融入也是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的必然需求，很多檔案信息管理系統(tǒng)的投人使用也標(biāo)志著信息化技術(shù)可以更好的提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)范圍，提高檔案資料的使用價(jià)值和保存效果

3、要對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，并且主動地對檔案的利用方式進(jìn)行改進(jìn)與革新。隨著社會不斷發(fā)展和信息技術(shù)的融入，檔案信息不斷豐富，各種文獻(xiàn)、情報(bào)量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規(guī)范的手段對信息進(jìn)行整理、收集、加工與利用，實(shí)現(xiàn)信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息

化平臺進(jìn)行整合，并設(shè)立檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過不同權(quán)限級別的設(shè)定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好地推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

4、提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

對于檔案管理工作規(guī)范化水平的提升來說，相應(yīng)的檔案管理工作人員作為直接的負(fù)責(zé)人必須肩負(fù)起主要的責(zé)任。首先應(yīng)保障其自身的素質(zhì)符合相應(yīng)的要求，在此基礎(chǔ)上，才能夠保障其檔案管理工作水平的提升。而想提升檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，必須要牢牢把握好以下兩點(diǎn)：首先必須要在檔案管理工作人員的招聘過程中進(jìn)行嚴(yán)格的審核和控制，保證招聘人員均具備較為理想的素質(zhì)和能力，能在較大程度上滿足檔案管理工作中所需要的一些技能要求；另外還應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，因?yàn)樵跈n案管理工作的發(fā)展中，其變化是比較多的，各種新型的技術(shù)手段越來越多，管理手段更新的頻率也是越來越快。

三、檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案管理對一個(gè)單位而言有著重要的意義，這些檔案中包含著單位過去發(fā)展的很多重要節(jié)點(diǎn)。通過強(qiáng)化對檔案的管理，不僅能夠從中汲取經(jīng)驗(yàn)，也能夠不斷提高認(rèn)識水平，為決策提供幫助。而且一個(gè)單位的檔案文檔中往往記錄著比較隱秘且重要的內(nèi)部信息，這些內(nèi)部信息往往不能隨意泄露，但是如果檔案管理不規(guī)范化，很有可能導(dǎo)致這些信息的泄露，為單位帶來巨大損失。

結(jié)語：

總而言之，檔案管理工作的規(guī)范化十分重要，隨著社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)的變化，人們對檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發(fā)生了改變，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實(shí)性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，當(dāng)需要檔案時(shí)，能夠及時(shí)查找到所需檔案，為單位人員管理、經(jīng)濟(jì)活動等工作提供借鑒，從而促進(jìn)社會進(jìn)步與發(fā)展。

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