孫喜龍++馬彥輝

[摘 要] 隨著信息化技術的快速發(fā)展，信息技術為企業(yè)日常辦公和管理帶來了極大便利。企業(yè)借助信息化技術提高了辦公效率，降低了管理成本，增強了市場競爭力。本文結合實際經驗，探討中小企業(yè)的信息化管理方式。

[關鍵詞] 中小企業(yè)；信息化管理；內部監(jiān)管

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 032

[中圖分類號] F270.7；TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0079- 03

0 引 言

中小企業(yè)因為船小好調頭，技術改革成本低，往往成為新信息化技術應用的先鋒，信息化技術的不斷落地也為中小企業(yè)節(jié)省了管理成本，贏得了市場先機。中小企業(yè)信息化管理常見應用有以下四方面。

1 信息化基礎辦公環(huán)境搭建

信息化基礎辦公環(huán)境包括電腦、網絡、打印機、掃描儀等辦公設備的配備。根據企業(yè)的人員、部門、辦公場地等整體規(guī)劃進行信息化辦公環(huán)境的設計和規(guī)劃。

根據實際使用需求統(tǒng)計后進行辦公電腦、制圖電腦、筆記本電腦、平板電腦等類別的采購。本著性能和價格兼顧的原則，考慮未來三到五年使用的辦公需求，對CPU性能、內存大小、硬盤容量、有無固態(tài)硬盤等做重點考慮，同時應盡量選擇大品牌商用電腦，穩(wěn)定性好，售后服務有保障。服務器則需根據部署具體應用的要求和信息化長遠規(guī)劃進行合理選購，需要注意硬件配置能否承載足夠的并發(fā)訪問量，是否支持后期硬件升級擴展，是否需要雙電源冗余，是否需要配套的磁盤陣列和UPS，是否高穩(wěn)定性、高可用。

網絡選擇則根據企業(yè)信息化的不同應用，比如ERP、OA、監(jiān)控、通信軟件等的各自帶寬需求進行疊加以及各運營商不同方案的接入成本、網絡狀態(tài)等綜合考慮。單鏈路接入可考慮外網接入帶上網行為管理的路由器。多鏈路接入則可經上網行為管理路由器疊加，再經過高背板帶寬的百兆或千兆交換機接入不同樓層和不同部門，也可進行VLAN劃分、QoS限速等設置。上網行為管理路由器可以在網絡入口處按企業(yè)要求進行相關視頻、游戲、聊天、購物、下載等上網行為管理和限制。對移動頻繁的電腦可以采用有線加無線結合的方式，對臺式機也可加無線網卡方便位置變動。企業(yè)無線路由器采購需注意無線帶機量。IP地址規(guī)劃可以按樓層或者部門進行。

對于打印、復印、掃描、傳真功能，可以根據業(yè)務需求使用帶網絡功能的大型復合一體機、常用多功能一體機等，提高設備的利用率，實現一機多用。帶ADF輸稿器的設備可以進行多頁連續(xù)復印和掃描，提高工作效率。財務若有打印發(fā)票需要，需配備針式打印機。此外還需采購配套的墨盒、色帶備用。

2 企業(yè)辦公信息化

企業(yè)辦公信息化包括OA、ERP、企業(yè)郵箱等。

OA（Office Automation），即辦公自動化，是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式，可實現數字化辦公，減少紙質文件流轉，提高辦公效率。OA方便多部門或異地辦公的中小企業(yè)進行企業(yè)流程審批、項目管理、會議管理、車輛管理、檔案管理、電子公文管理等，可以調整優(yōu)化現有的管理組織機構和管理流程，增加協(xié)同辦公能力，提升執(zhí)行力，保障制度落地，協(xié)助員工溝通，有助于自助高效辦公，方便快捷。

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)，即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP已經成為中小企業(yè)財務、人力資源、采購銷售供應鏈管理、備品備件庫存管理、售后服務、客戶關系管理的一個重要信息化工具，它可以幫助決策者管理好企業(yè)的物流、資金流、信息流，減少信息孤島，讓企業(yè)各種信息更加透明清晰，從而實現事先計劃與事中控制，進行資源的有效利用和整合。

ERP實施要經過項目立項，ERP選型，項目規(guī)劃（制訂項目計劃，召開啟動大會），需求調研，藍圖設計，實施方案編寫和測試，庫存盤點和期初上線數據的導入，正式上線切換，項目驗收和后續(xù)改進等步驟，期間要反復對相關員工培訓以便熟練掌握應用。ERP的應用程度也是企業(yè)信息化水平的一個重要標志。它能大大便利中小企業(yè)財務管理，為管理者提供全面、及時、準確的數據支撐。

企業(yè)郵箱是企業(yè)交流必不可少的工具，采用自建的企業(yè)郵箱可以方便自行管理，保障郵件安全，提高郵箱反病毒反垃圾能力。

隨著智能手機的普及，OA、ERP和企業(yè)郵箱等企業(yè)信息化平臺普遍支持通過手機端來接收、查看、處理信息，通過移動網絡可隨時隨地掌上辦公，極大地方便了經常出差開會的公司管理者和市場人員。

3 企業(yè)宣傳與服務

企業(yè)宣傳和服務包括公司網站、微信公眾平臺、400電話等。

公司網站是現代企業(yè)在互聯網上進行公司宣傳的重要窗口，主要為客戶或者業(yè)內人士介紹公司信息，發(fā)布新聞公告，建立論壇，與瀏覽者互動等，樹立公司形象，幫助公司把握商機。

微信公眾平臺，也稱公眾號。企業(yè)利用公眾號進行自媒體活動，目前已經成為了一種主流的線上線下微信互動營銷方式。隨著微信的流行，企業(yè)微信公眾平臺已經呈現出爆發(fā)式增長，幾乎每個企業(yè)都有自己的微信公眾平臺，它的主要作用是消息推送、信息分享、品牌傳播、自動回復、二維碼訂閱等。微信數以億計的龐大用戶群創(chuàng)造了很好的用戶黏性，微信信息轉發(fā)的便利性為企業(yè)宣傳信息的快速傳播提供了可能。中小企業(yè)可以申請注冊自己的訂閱號或者服務號，進行市場宣傳，展示公司產品和服務，并提供在線訂購。另外企業(yè)參加展會等重大活動也可以通過易企秀、MAKA等工具制作宣傳文案、邀請函等，通過龐大的粉絲群進行創(chuàng)意推廣。

400電話作已經廣泛應用于企業(yè)售前售后咨詢，可以綁定于公司對應的多部固定電話或相應負責人手機號碼上。它體現了企業(yè)的服務意識和態(tài)度，為客戶與企業(yè)及時溝通提供了便捷。

4 企業(yè)內部監(jiān)管

企業(yè)內部監(jiān)管可以使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、考勤等。

視頻監(jiān)控系統(tǒng)在企業(yè)中有著廣泛應用。它可以作為企業(yè)監(jiān)管生產物料、庫存物資、財務往來的重要方式，也可以作為安防保障的重要手段。視頻監(jiān)控系統(tǒng)可以將視頻數據通過網絡準確、快速、清晰地傳回，實現了異地遠程集中管理，節(jié)省了巡檢人力。智能的視頻監(jiān)控系統(tǒng)能及時發(fā)現險情進行報警。此外，視頻監(jiān)控系統(tǒng)還支持云端存儲，手機端查看，大大地方便了企業(yè)管理者監(jiān)管。

考勤主要是對員工出勤的監(jiān)管，可以使用帶網絡功能的考勤機。也可使用金蝶云之家，或者釘釘之類的手機APP考勤方式，甚至可以對外出銷售、培訓、售后服務人員進行移動考勤，滿足企業(yè)管理需求。

5 結 語

信息技術的發(fā)展促使企業(yè)進行信息化改革。中小企業(yè)由于規(guī)模有限，業(yè)務流程相對簡單，所以更易推行企業(yè)信息化。中小企業(yè)的信息化離不開總體的規(guī)劃、管理者的重視、專業(yè)人才的儲備和專項資金的支持，需要信息化團隊長期不斷的鉆研積累。同時，信息化降低了企業(yè)生產管理成本，提高了工作效率，使管理者更加清晰地挖掘把握核心競爭力，為企業(yè)進一步提升發(fā)展提供有力保障。

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