鐘冰

摘 要：檔案是記錄歷史進程的重要載體，能夠為今后工作的開展及研究提供準(zhǔn)確真實權(quán)威的資料信息服務(wù)。從衛(wèi)計部門的檔案管理來看，在我國衛(wèi)計事業(yè)發(fā)展歷程中作出了突出貢獻，同時，隨著社會發(fā)展，一些陳舊的思想觀念、工作方式方法都亟待轉(zhuǎn)變和改進。據(jù)此，就當(dāng)前衛(wèi)計部門檔案管理工作如何進行優(yōu)化的問題予以簡要分析。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)計局；檔案管理；優(yōu)化措施

中圖分類號：D9

文獻標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.058

隨著我國計劃生育二孩政策的實施，衛(wèi)計部門越來越注重對群眾的醫(yī)療健康服務(wù)，而做好其檔案管理工作是衛(wèi)計工作的基礎(chǔ)所在，能夠為后續(xù)工作的開展及研究等查詢、檢索、決策等提供準(zhǔn)確權(quán)威的數(shù)據(jù)及文字信息。因而以下針對當(dāng)前衛(wèi)生和計劃生活局檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施進行研討。

1 概述

任何一項工作都離不開檔案管理，作為貫徹落實計劃生育基本國策的衛(wèi)生與計生部門更是如此，做好檔案管理工作，至少具有以下三個方面的重要意義。

第一，檔案管理能夠促進衛(wèi)生與計劃生育工作的開展。做好衛(wèi)生與計劃生育檔案管理工作，確保檔案資料信息收集的準(zhǔn)確性、真實性和完整性，能夠為后續(xù)工作的開展及研究提供權(quán)威的原始資料信息。通過檔案管理工作可以促進衛(wèi)計工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平的提升。第二，檔案管理是關(guān)系群眾切身利益的民生工作。衛(wèi)計檔案管理所記載的信息資料，關(guān)系著每個家庭的衛(wèi)生健康與生活幸福。如果檔案管理不到位，檔案信息記錄不夠準(zhǔn)確及時，就可能會給群眾帶來諸多麻煩。有的甚至出現(xiàn)信息丟失、泄密等，還可能嚴(yán)重影響群眾的生活。第三，檔案管理是推動衛(wèi)計事業(yè)發(fā)展的堅強基礎(chǔ)。如通過對衛(wèi)計檔案信息資料的分析比較，能夠發(fā)現(xiàn)衛(wèi)計發(fā)展歷程中的特點，找到相關(guān)規(guī)律，發(fā)現(xiàn)不足，從而為后來衛(wèi)計事業(yè)的發(fā)展決策提供權(quán)威的參考。通過加強檔案管理，不僅可以促進衛(wèi)計工作的改進，還能夠給衛(wèi)計部門樹立良好的社會形象，促進衛(wèi)計事業(yè)更加健康科學(xué)地發(fā)展。

2 衛(wèi)計檔案管理中存在的主要問題

2.1 思想認(rèn)識不夠

一方面是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。由于檔案管理工作自身的特殊性，加上受傳統(tǒng)錯誤思想認(rèn)識的影響，有少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)對衛(wèi)計管理工作的重要性認(rèn)識不夠，有的認(rèn)為是說起來重要、做起來不要，可有可無，無足輕重的工作。因此在機構(gòu)設(shè)置、隊伍建設(shè)、后勤保障等方面，衛(wèi)計部門在此方面的投入較之其他工作要少得多。另一方面，是工作效果不好。作為衛(wèi)計檔案管理部門人員，也沒有正確地認(rèn)識到自己崗位的重要性，普遍認(rèn)為是清冷的部門，感到工作上沒有多大奔頭，事業(yè)上沒有多大前途，不容易受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此，不同程度地存在消極應(yīng)對、被動工作的情況。正因為思想認(rèn)識不高，不注重改進方式方法，沒有充分發(fā)揮出檔案管理的積極作用，更加無法獲得單位領(lǐng)導(dǎo)及大家認(rèn)可。

2.2 工作方法落后

一是精細化水平不高。檔案管理本來是一門精細活，但是有的工作人員長期以來養(yǎng)成了自由散漫的不良習(xí)慣，在檔案管理中仍然以粗放化的工作模式為主。如在收集檔案信息資料時，不夠認(rèn)真負責(zé)，對檔案資料信息的準(zhǔn)確性、真實性和權(quán)威性等方面，缺乏嚴(yán)格的自我要求，導(dǎo)致檔案管理的效果大打折扣。二是電子化建設(shè)滯后。大多衛(wèi)生和計劃部門檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案為主，而電子信息化檔案建設(shè)嚴(yán)重滯后。有的習(xí)慣于長期以來的老辦法老套路，以手工收集征集檔案資料為主，工作效率較低，而不太適應(yīng)電子信息化檔案管理的新要求。加上檔案管理人員基本上以年齡偏大的為主，他們認(rèn)為這是一個養(yǎng)老退休的清閑部門，也不愿學(xué)習(xí)電子信息化檔案管理的技術(shù)。在檔案電子化方面的專業(yè)技術(shù)水平不高，從而容易出現(xiàn)電子化檔案信息資料受到病毒木馬信息，信息泄露、篡改、丟失等問題，嚴(yán)重影響了檔案信息化工作的效果。在檔案管理的設(shè)施設(shè)備建設(shè)方面的資金投入較少，檔案管理中的計算機硬件和檔案管理軟件系統(tǒng)的日常維護和更新?lián)Q代不到位，設(shè)施設(shè)備老化嚴(yán)重，難以適應(yīng)發(fā)展形勢的新要求。

2.3 體系不夠健全

一是缺乏激勵約束機制。在衛(wèi)計工作檔案管理中，特別是職務(wù)晉升、工資待遇、獎金福利等方面，對管理人員缺乏激勵制度和約束機制，做與不做一個樣、做好做壞都一個樣，對于工作認(rèn)真、表現(xiàn)突出、成績優(yōu)秀的沒有給予相應(yīng)的獎勵，對于工作馬虎、慵懶散漫的檔案管理人員，而沒有及時給予提醒、批評和教育，這樣就導(dǎo)致他們的工作熱情不高。

二是部門聯(lián)動協(xié)作不夠。從檔案信息資料的收集整理來看，長期以來都是檔案管理人員衛(wèi)計局的各個相關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)主動索要資料，或是被動按照領(lǐng)導(dǎo)安排執(zhí)行，沒有建立起一套科學(xué)完整的部門聯(lián)動協(xié)作機制，在檔案資料休息收集整理歸檔等方面，檔案管理部門的協(xié)作就不夠到位。

3 加強優(yōu)化措施的對策與建議

3.1 提高思想認(rèn)識，高度重視檔案管理

一方面，領(lǐng)導(dǎo)高度重視。作為衛(wèi)計局的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義。在人事安排上，應(yīng)安排工作責(zé)任心強，專業(yè)技術(shù)過硬、工作經(jīng)驗豐富的人員從事檔案管理工作。同時，加大資金投入，及時做好檔案管設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，確保檔案管理工作的后勤保障到位。因此在機構(gòu)設(shè)置、隊伍建設(shè)、后勤保障等方面，衛(wèi)計部門都應(yīng)該加大投入力度。另一方面，強化主動作為意識。作為衛(wèi)計檔案管理部門人員，要充分認(rèn)識到自己崗位的重要性，擺正思想心態(tài)，認(rèn)真努力工作工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，改進工作方式方法，只有真正做出成績，讓檔案管理工作發(fā)揮出很好的作用，就能逐漸獲得領(lǐng)導(dǎo)和大家的認(rèn)可。

3.2 強化學(xué)習(xí)意識，提高工作水平

一是加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。作為檔案管理人員，要隨時了解國家計劃生育政策的新動向、新要求和新情況，提高政策理論水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識。特別是要加強對檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過集體組織學(xué)習(xí)和個人自學(xué)，不斷提高計算機應(yīng)用化水平，從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。在進行檔案信息資料收集整理過程中，要仔細認(rèn)真，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性和權(quán)威性，提高檔案管理質(zhì)量。二是加強信息化建設(shè)。要提高檔案信息化建設(shè)程度，堅持以紙質(zhì)檔案和信息化檔案同時備份，確保所有的檔案都能夠以電子化信息資料儲存起來。特別是要加強檔案電子信息的安全防范措施，避免出現(xiàn)檔案信息被盜竊、篡改等問題。要加強在檔案管理設(shè)施設(shè)備建設(shè)，加大人力物力財力的投入，加強檔案管理硬件及軟件建設(shè)，避免檔案設(shè)施設(shè)備的老化問題。

3.3 完善管理體系，提高管理水平

一是健全激勵約束機制。在衛(wèi)計工作檔案管理中，應(yīng)該明確激勵機制，將檔案管理與工作人員的職務(wù)晉升、經(jīng)濟待遇等相掛鉤，采取獎勵與處罰機制，以此調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，強化其工作責(zé)任心和自覺性。要改進工作考核評價機制，通過獎優(yōu)罰劣來推動衛(wèi)計部門檔案管理工作。二是加強部門聯(lián)動協(xié)作。要明確一套檔案信息資料的收集整理流程，制定一套完整的管理體系，形成檔案信息收集的聯(lián)動機制，從而促使檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平得到逐漸提升。

3.4 切實加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用助力衛(wèi)計檔案管理工作的開展

在當(dāng)前信息化的時代下，為了更好地促進衛(wèi)計檔案管理成效的提升和優(yōu)化，我們應(yīng)在檔案管理工作中注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，著力構(gòu)建與本地區(qū)實踐相符的檔案管理信息系統(tǒng)，從而更好地利用其為衛(wèi)計檔案管理工作的開展提供技術(shù)的支持。因此，作為衛(wèi)計檔案管理人員，必須切實加強現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，并將其應(yīng)用到衛(wèi)計檔案管理工作的開展，才能更好地實現(xiàn)衛(wèi)計檔案關(guān)系了信息化水平的提升和優(yōu)化，并在未來的工作中不斷的改進和努力。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是衛(wèi)計局的重要工作。我們應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作意義重大，要認(rèn)識到檔案管理工作從過去的紙質(zhì)化、手工化向電子信息化、自動化轉(zhuǎn)變的發(fā)展趨勢。面對新常態(tài)新形勢新情況，要轉(zhuǎn)變思想觀念，加大對檔案管理工作人財物的投入，完善科學(xué)管理體系，加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)水平。

參考文獻

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