摘 要：伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案是重要的信息資源，對(duì)于數(shù)字化檔案管理來(lái)說(shuō)逐漸被提上日程。作為從事檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)應(yīng)該適應(yīng)形勢(shì)，積極開展數(shù)字化檔案管理工作，只有這樣才能促進(jìn)整個(gè)檔案事業(yè)的良好發(fā)展。在當(dāng)前形勢(shì)下，應(yīng)該積極做好數(shù)字化檔案管理工作，只有不斷更新觀念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，只有這樣才能掌握完整的檔案管理知識(shí)，才能真正達(dá)到規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；思考；新時(shí)期

對(duì)于信息記錄來(lái)說(shuō)在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中是主要內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息在必要時(shí)刻能夠起到重要作用。伴隨著數(shù)字化等相關(guān)自動(dòng)化管理工具不斷成熟，對(duì)于企業(yè)自身來(lái)說(shuō)將信息逐漸從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源信息管理模式，將相關(guān)資源信息管理要求實(shí)施在企業(yè)中來(lái)，這樣才能促進(jìn)企業(yè)自身的良好發(fā)展。作為企業(yè)檔案管理部門來(lái)說(shuō)應(yīng)該采用科學(xué)管理手段，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。本文將針對(duì)數(shù)學(xué)化檔案管理工作進(jìn)行針對(duì)性的分析。

1 在整體上以知識(shí)信息為主體，建立相應(yīng)的服務(wù)中心

對(duì)于檔案自身職能來(lái)說(shuō)主要是為了客戶進(jìn)行技術(shù)以及知識(shí)創(chuàng)新提供相關(guān)的服務(wù)，同時(shí)傳播一些知識(shí)，最終將這些知識(shí)進(jìn)行有效的應(yīng)用。伴隨著信息以及遠(yuǎn)距離信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于數(shù)字化信息資源來(lái)說(shuō)逐漸取代著傳統(tǒng)的文獻(xiàn)信息形式。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化得到了快速的發(fā)展，打破了在時(shí)間以及地點(diǎn)中的限制，同時(shí)儲(chǔ)存以及檢索一些信息資源成為客戶層，要想在真正意義上促使檔案管理工作能夠有較好的發(fā)展，就應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案建設(shè)，這樣才能達(dá)到高效效果。積極構(gòu)建計(jì)算機(jī)為主體的服務(wù)中心，這樣能夠促使信息傳遞逐漸網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索智能化以及用戶更加簡(jiǎn)單化，在真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化為主要檔案內(nèi)容。

在一定程度應(yīng)該以計(jì)算機(jī)為主要管理手段，在網(wǎng)上傳遞為主要方式的一種檔案系統(tǒng)管理。但前一些檔案部門在整體上應(yīng)該以信息網(wǎng)絡(luò)工程為依托，將公開中的網(wǎng)絡(luò)文件納入到信息化建設(shè)中，進(jìn)而加快數(shù)字化加工步驟，能夠建設(shè)公開中的信息文件目錄以及全文信息數(shù)據(jù)化，逐漸實(shí)現(xiàn)文件公開狀態(tài)下的計(jì)算機(jī)查詢。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)于文獻(xiàn)信息來(lái)共享來(lái)說(shuō)已經(jīng)成為一種現(xiàn)實(shí)的可能，文獻(xiàn)信息資源已經(jīng)逐漸成為空間告訴運(yùn)轉(zhuǎn)中的數(shù)據(jù)，檔案管理可以打破時(shí)間以及空間中的限制，進(jìn)而為讀者提供比較全面的服務(wù)。

2 將檔案管理以及信息化技術(shù)結(jié)合開來(lái)

2.1 真正推進(jìn)檔案信息化，進(jìn)而提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平

對(duì)于檔案信息電子化來(lái)說(shuō)包含較多的內(nèi)容，主要體現(xiàn)在檔案工作各個(gè)方面以及環(huán)節(jié)中，其中最為主要的是檔案業(yè)務(wù)應(yīng)該正規(guī)，檔案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該積極建立健全以及實(shí)施等。對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范來(lái)說(shuō)在整體上是一個(gè)系統(tǒng)化過(guò)程，真正推進(jìn)數(shù)學(xué)化檔案建設(shè)，應(yīng)該積極抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化以及正規(guī)化，這樣才能掌握使兩者形成相互促進(jìn)的關(guān)系。

2.2 計(jì)劃性抓好數(shù)據(jù)化建設(shè)

當(dāng)前一些機(jī)關(guān)以及學(xué)校等數(shù)字化系統(tǒng)在整體上處于一種處理文件逐漸向管理數(shù)字化等方向轉(zhuǎn)變，要想完成這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就應(yīng)做好數(shù)字化建設(shè)工作。對(duì)于數(shù)字化本身的含義是指依據(jù)先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理以及使用。建立建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的額任務(wù)，需要經(jīng)過(guò)從單體到群體這樣一個(gè)過(guò)程，經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐最終發(fā)現(xiàn)建立數(shù)據(jù)應(yīng)該具有一定的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)識(shí)。這些經(jīng)驗(yàn)包含較多的內(nèi)容，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)內(nèi)容中：得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而能夠達(dá)到共識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員以及檔案業(yè)務(wù)人員的有效結(jié)合。另外，應(yīng)該積極面向社會(huì)，進(jìn)而建立“數(shù)據(jù)庫(kù)”，當(dāng)前將綜合數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，這樣才能提高單位目標(biāo)檔案庫(kù)建立起來(lái)，在整體上通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)連接，這樣才能形成開放式的數(shù)據(jù)化群，真正提高實(shí)際中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)效率。

3 積極培養(yǎng)檔案管理人員

在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展中，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)需要較多的高素質(zhì)人才，不僅應(yīng)該掌握較多的科學(xué)信息化知識(shí)，而且還應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作中的一些技能以及相應(yīng)知識(shí)等，進(jìn)而使信息服務(wù)最終進(jìn)入到一些新型階段，迎接實(shí)際中的一些挑戰(zhàn)。

3.1 計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)自身應(yīng)該具備較為全面的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，還應(yīng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。作為檔案管理人員應(yīng)該是計(jì)算機(jī)專家，是信息系統(tǒng)中建設(shè)者。伴隨著全球信息化發(fā)展，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)來(lái)說(shuō)是集收藏以及保存文獻(xiàn)信息來(lái)源，網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代信息文獻(xiàn)服務(wù)中的主體，而互聯(lián)網(wǎng)是這些網(wǎng)絡(luò)的主要集合。作為檔案管理人員來(lái)說(shuō)應(yīng)該具備專業(yè)知識(shí)，面對(duì)大量的信息動(dòng)態(tài)，能夠掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息，同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)信息檢索，這樣能夠?yàn)樽髡咛峁┛焖俚臏?zhǔn)確回答。另外，檔案管理人員還是網(wǎng)上文獻(xiàn)信息資源的主要集合者，這樣能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集到的一些信息進(jìn)行篩選，進(jìn)而為客戶提供一些價(jià)值性信息，將這些材料放在檔案管理中，能夠使客戶取得精準(zhǔn)的信息文獻(xiàn)。

3.2 外語(yǔ)知識(shí)

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)在一定程度上將會(huì)增加與國(guó)際合作交流機(jī)會(huì)，進(jìn)而出現(xiàn)一些文獻(xiàn)資料。另外，積極學(xué)習(xí)一些較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這樣能夠加快社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)良好發(fā)展需要，但是不懂外語(yǔ)知識(shí)并不能真正達(dá)到這一目標(biāo)。只有掌握相關(guān)外語(yǔ)知識(shí)，才能擁有較高的外語(yǔ)水平，還能查閱一些國(guó)外信息文獻(xiàn)，最終傳遞以及表達(dá)實(shí)際中的信息內(nèi)容，最終對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行加以利用，除此之外，還能對(duì)外文資料文獻(xiàn)等具有重要的幫助作用。

3.3 專業(yè)知識(shí)

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)在實(shí)際信息服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)該具有一定的專業(yè)水平。信息服務(wù)內(nèi)容自身會(huì)涉及到不同專業(yè)，而檔案管理人員來(lái)說(shuō)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)是信息文獻(xiàn)以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在一定層次上講具有較高水平的專業(yè)知識(shí)，這樣提供國(guó)內(nèi)外相關(guān)學(xué)科實(shí)際發(fā)展動(dòng)態(tài)，真正提供信息文獻(xiàn)服務(wù)具有一定的有效性。

4 將先進(jìn)技術(shù)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合開來(lái)

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，從企業(yè)管理層面角度講積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備來(lái)說(shuō)，同時(shí)還應(yīng)培養(yǎng)較為優(yōu)秀的員工，這樣才能促進(jìn)企業(yè)自身良好發(fā)展。一方面應(yīng)改變當(dāng)前檔案管理中的設(shè)備條件，這樣才能加強(qiáng)企業(yè)檔案檔案管理部門實(shí)際管理水平，另外，還應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)人員，這樣能夠使現(xiàn)有設(shè)備與企業(yè)自身發(fā)展結(jié)合開來(lái)，在實(shí)際檔案管理使用中發(fā)揮著一定的作用。有效利用現(xiàn)有設(shè)備，進(jìn)而能夠發(fā)揮出應(yīng)有效用，在整理以及信息資源工作上應(yīng)該進(jìn)行改革及改進(jìn)等。針對(duì)電子信息文件也應(yīng)進(jìn)行歸檔工作，規(guī)劃電子信息文件歸檔工作從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，在檔案復(fù)印以及裝訂等環(huán)節(jié)中積極運(yùn)用新技術(shù)。同時(shí)還用通過(guò)培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等方面，進(jìn)而掌握現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)以及技能?？傊?，在采用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，應(yīng)該以相關(guān)人員調(diào)和以及培養(yǎng)為前提，才能充分的發(fā)揮出作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作逐漸成為企業(yè)口常管理的重要內(nèi)容，檔案管理為日后工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供寶貴的證明。因此，規(guī)范化的檔案管理是企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好的一項(xiàng)內(nèi)部管理工作。企業(yè)要從觀念上重視實(shí)體文檔的管理與信息系統(tǒng)的有效結(jié)合，增強(qiáng)檔案管理工作的自覺(jué)性，積極拓展檔案管理工作，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的體制機(jī)制建設(shè)，加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的完備程度，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求。

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作者簡(jiǎn)介

劉婷婷（1984-），女，云南省個(gè)舊市人，漢，助理館員，大學(xué)本科畢業(yè)生，研究方向：檔案管理。