趙映輝

摘 要 伴隨著科技的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位作為以社會(huì)公益為目的的重要組織，其管理工作越來越受到重視。然而，就事業(yè)單位目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)不能趨向于現(xiàn)代化，不能滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求。因此，進(jìn)一步規(guī)范和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理，對(duì)于新時(shí)期事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展而言尤為必要和迫切。本文分析了事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 辦公室檔案管理 創(chuàng)新方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出越多越多的新問題，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的要求。

1原則及創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；二是職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責(zé)任到人；三是靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，在時(shí)代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于滿足新時(shí)期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。首先，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

2事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新方法

（1）建立健全檔案管理制度。一是建立的各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。二是簡(jiǎn)明、實(shí)用，可操作。制定的規(guī)章制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡(jiǎn)單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約束的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。四是獎(jiǎng)懲分明。檔案部門在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，檔案部門要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎(jiǎng)，有過必懲，獎(jiǎng)懲分明。

（2）深化管理， 提高人事檔案管理水平。各事業(yè)單位要通過定期宣傳，組織學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來。這要求單位首先要建立一支過硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)；其次要建立起一套適合本單位的達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作進(jìn)行定期考核，通過級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極執(zhí)行實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作朝著規(guī)范化和科學(xué)化方向邁進(jìn)。

（3）開展信息化建設(shè)， 提高檔案管理工作質(zhì)量。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能延長(zhǎng)檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當(dāng)代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務(wù)。目前看來把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理中以滿足新時(shí)期下檔案管理工作的要求，已經(jīng)刻不容緩。首先，各級(jí)事業(yè)單位的檔案部門要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞信息，切實(shí)保證檔案信息的時(shí)效性；其次，檔案管理部門要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將檔案資料準(zhǔn)確的輸入計(jì)算機(jī)，再通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的并存；最后要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時(shí)也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

（4）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作。首先在庫(kù)房的選址、建造方面要遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建造，做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開，同時(shí)庫(kù)房的門窗應(yīng)專門加固，以防盜竊；其次是庫(kù)房管理方面應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)看管，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；最后是培訓(xùn)庫(kù)房管理人員正確區(qū)分保管檔案和保密檔案，應(yīng)保管檔案是指為本單位工作需要和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要而保存的，而應(yīng)保密檔案是指在一定時(shí)間內(nèi)，如若被泄露，會(huì)對(duì)國(guó)家安全和利益造成傷害的限制級(jí)檔案事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性高，系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，其管理水平的好壞直接影響著事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展。而針對(duì)當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作存在的問題，我們必須采取針對(duì)性的措施，建立并完善相應(yīng)的管理制度，不斷提高檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)，并投入資金運(yùn)用起現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的信息化、現(xiàn)代化。

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