陳桃

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.22.132

摘 要：學(xué)校在開展教書育人工作、活動時會產(chǎn)生很多的檔案資料，這些檔案資料記錄著非常重要的信息，需要給予妥善的管理。而學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是支撐學(xué)校教書育人工作、活動順利開展的重要保障。所以，該文圍繞新時期學(xué)校的檔案管理工作展開了一輪深入的研究與探討，通過對新時期學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建重要意義的探究，對新時期背景下的學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建的重要路徑進行了詳細(xì)的介紹。希望通過以下研究與探討對當(dāng)前我國學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展具有一定的促進意義。

關(guān)鍵詞：新時期 現(xiàn)代化檔案管理 學(xué)校 模式構(gòu)建

中圖分類號：G717 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）08（a）-0132-02

1 學(xué)校檔案管理對于學(xué)校的重要意義

1.1 具有重要的歷史參考價值

學(xué)校檔案的建立是伴隨著學(xué)校的創(chuàng)立和發(fā)展而來的，記錄著學(xué)校辦學(xué)過程中發(fā)生的大小事件。作為學(xué)校的原始資料，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展最重要的歷史見證，在學(xué)校的發(fā)展過程中具有承上啟下的重要作用，能夠在對過去學(xué)校的工作進行總結(jié)記錄的基礎(chǔ)上，為今后學(xué)校的發(fā)展提供充足的經(jīng)驗資料，對于學(xué)校而言具有重要的歷史參考價值。因此，人們應(yīng)當(dāng)對學(xué)校的檔案管理工作給予高度的重視，在新時期不斷探索學(xué)校檔案管理新方法、新模式，以此來為學(xué)校的黨政管理、教學(xué)科研等各項工作服務(wù)，為學(xué)校新時期的穩(wěn)定發(fā)展奠定一個良好的基礎(chǔ)。

1.2 學(xué)校教育管理工作的重要依據(jù)

學(xué)校檔案是記錄學(xué)校教學(xué)工作、活動的一手資料，記錄了學(xué)校教學(xué)工作中取得的各種成就以及問題、經(jīng)驗等。其中學(xué)校發(fā)展材料，優(yōu)秀教師、黨員、學(xué)生事跡報告，教學(xué)科研成果，單位年底工作總結(jié)及上級重要文件等，這些內(nèi)容能夠作為學(xué)校今后發(fā)展過程中的重要經(jīng)驗依據(jù)，能夠?qū)W(xué)校教學(xué)、管理工作的所有活動構(gòu)成一個綜合的反映與說明。因此，可以認(rèn)為代表學(xué)校精神形象的校風(fēng)校紀(jì)之所以能夠長久地在學(xué)校中被歷批學(xué)生很好地傳承下去，學(xué)校檔案在其中起到了很好的載體作用，有助于學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

2 新時期學(xué)校檔案管理存在的問題

2.1 學(xué)校檔案管理服務(wù)方式較為單一

隨著學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)量的加大以及新時期對教學(xué)改革的不斷倡導(dǎo)，對學(xué)校的檔案管理工作提出了更高的要求，學(xué)校檔案管理工作難度加大，對檔案管理流程的完善性和便捷性提出了一定的要求，要求學(xué)校檔案管理服務(wù)方式能夠更加多元化。但就目前情況來看，學(xué)校檔案管理工作在服務(wù)方式上距離多元化仍存在一定的距離，單一化的服務(wù)情況普遍存在，嚴(yán)重困擾了新時期學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建。具體表現(xiàn)為，一些學(xué)校雖然建立了以計算機信息技術(shù)為依托的現(xiàn)代化檔案管理體系，但是由于過往資料錄入不足以及新資料更新不及時等原因，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理者在對教師和學(xué)生提供檢索服務(wù)時，依然多采用傳統(tǒng)的人工查閱方式。這種方式不僅增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而且檔案管理人員在未對學(xué)生或者教師的檔案需求做出明確的情況下，很難查閱到他們想要的檔案，從而對教學(xué)工作構(gòu)成延誤，不利于教學(xué)檔案作用的發(fā)揮，同時也造成了現(xiàn)代化檔案管理資源的浪費，使得多樣化的檔案管理服務(wù)方式難以被開發(fā)出來。

2.2 學(xué)校檔案管理制度規(guī)范不健全

學(xué)校檔案管理是學(xué)校歷年來所有事物的集體匯總，具有綜合性、多樣性和復(fù)雜性的特點。學(xué)校檔案存儲的信息種類也比較多，如學(xué)生的學(xué)業(yè)信息、畢業(yè)信息以及教師的教學(xué)成果信息、教學(xué)任務(wù)完成情況等相關(guān)內(nèi)容，而是否能夠?qū)@些檔案信息進行規(guī)范管理，將對檔案的有效使用和存儲產(chǎn)生一定的影響。就當(dāng)前學(xué)校檔案管理制度建設(shè)情況而言，受到學(xué)校管理者對檔案管理工作不重視的影響，存在著管理制度不健全、管理機制落后以及管理措施不到位等情況，嚴(yán)重影響了新時期學(xué)校檔案管理模式的有效構(gòu)建。具體而言，首先，一些學(xué)校只是依照國家相關(guān)規(guī)定對檔案進行了宏觀管理，而沒有結(jié)合學(xué)校檔案本身的實際情況，制定更為細(xì)致化的管理制度，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理在信息資料保存、收集等方面出現(xiàn)遺失、遲緩等問題的發(fā)生。其次，在大多數(shù)學(xué)校當(dāng)中一般都是由各科室直接對本科室檔案資料進行管理，重要文件則由科室主要負(fù)責(zé)人保管，雖設(shè)有專人對檔案進行保管，但在借閱階段卻存在一定的隨意性，不依照借閱手續(xù)來進行檔案借閱的行為時有發(fā)生。最后，一些學(xué)校的檔案資料在外部保護環(huán)境的布設(shè)上做得不到位，如，防潮、防火設(shè)施數(shù)量不足，放置位置不合理；檔案柜內(nèi)防蟲、防鼠等措施沒有做到位。這些都會嚴(yán)重影響檔案資料的安全保管。

3 新時期學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建促進策略

3.1 促進檔案管理人員服務(wù)意識的提高

良好的服務(wù)意識是支持工作人員能夠以良好的工作心態(tài)對待工作的最基礎(chǔ)性心理保障。就目前學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建過程中出現(xiàn)的種種問題而言，也多是由于管理人員服務(wù)意識不高，沒能夠?qū)Ρ韭殭n案管理工作的重要意義有一個深刻的認(rèn)識而引起的。為此，為促進新時期學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建，首先需要做的就是努力提升檔案管理人員的服務(wù)意識，使其有意識地注重自身工作質(zhì)量以及工作效率的提升。具體而言，首先，學(xué)校要對檔案管理工作給予高度的重視，使檔案管理人員在學(xué)校以及各方的領(lǐng)導(dǎo)之下認(rèn)識到自身工作的重要意義。其次，在對檔案管理人員的責(zé)任進行明確劃分的基礎(chǔ)上，要完善檔案管理人員的考評機制，對其本職工作進行監(jiān)督考察，幫助其克服工作中的惰性，通過提升自身工作積極性來不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)工作。

3.2 促進學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的提高

為了更好地促進以計算機技術(shù)為依托的現(xiàn)代化檔案管理模式在學(xué)校中的構(gòu)建，還需要進一步提高學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)，使其在原有檔案管理工作技能的基礎(chǔ)上具備一定的計算機操作技能。為此可以參考以下幾個方面：第一，對目前學(xué)校檔案管理人員進行計算機技能培訓(xùn)，使得他們能夠更好地掌握相關(guān)的檔案管理信息技術(shù)，從而能夠更好地滿足學(xué)校檔案信息化工作的需要，為教師和學(xué)生提供更好的信息化檔案服務(wù)，更好地滿足他們對學(xué)校檔案的各種需求；第二，在選擇學(xué)校檔案管理人員的過程中，需要對備選人員的檔案管理技能以及信息化技能等綜合素質(zhì)進行全面考核，從而保證所選人員能夠滿足基本的檔案管理崗位需求，能夠利用自身的專業(yè)知識更好地勝任學(xué)校檔案管理工作；第三，需要提高學(xué)校檔案管理人員的崗位素質(zhì)，從而促使檔案管理人員能夠安于本職工作，在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱，積極尋求本職工作的創(chuàng)新和突破。

3.3 完善學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)制度

學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建需要完善的檔案管理工作制度來作為保障，以實現(xiàn)各項檔案管理工作能夠按部就班地進行。為此，首先，學(xué)校需要根據(jù)學(xué)校檔案管理工作實際情況，建立完善的學(xué)校檔案管理工作流程，如，檔案的收集方式、檔案的分類管理等，必須要對這些流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行完善，從而能夠更好地指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作的開展。其次，加強對學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督力度，從而能夠?qū)n案管理人員的工作進行更好的監(jiān)督，及時指出他們工作中存在的不足，更好地促進學(xué)校檔案管理工作的開展，為教師和學(xué)生提供良好的檔案服務(wù)。再次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，要求學(xué)校全體人員必須依照相關(guān)流程和手續(xù)進行檔案的借閱，有效保障檔案的完整性。最后，要對檔案室的防潮、防火設(shè)施進行購置，并派遣專門人員對這些設(shè)備在合適的位置進行安裝，嚴(yán)格依照“十防”即防潮、防火、防塵、防霉、防光、防蟲、防鼠以及預(yù)防有害氣體10項內(nèi)容來執(zhí)行檔案資料室的安全管理工作。

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