◎北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所 呂瑱

航天科研單位辦公室精益管理研究

◎北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所 呂瑱

辦公室在管理系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。行政管理和保障服務(wù)是其最基本的職能，對內(nèi)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動安排、公文機(jī)要流轉(zhuǎn)、證照印信管理、車輛管理調(diào)度等基礎(chǔ)性工作，對外則是單位聯(lián)系、溝通、咨詢服務(wù)的窗口部門，是確保單位工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。在事業(yè)單位轉(zhuǎn)制的新形勢下，針對航天科研單位辦公室工作的特點(diǎn)，北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所加強(qiáng)精細(xì)管理，探索出一條新形勢下行政管理的新路徑。

一、辦公室職能分析

目前，航天科研單位行政管理工作呈現(xiàn)出常態(tài)化的復(fù)雜性和多樣性，給辦公室管理工作帶來一定的壓力、增添了一定的強(qiáng)度。辦公室工作千頭萬緒，涉及到方方面面，既有日常事務(wù)處理及文秘工作，也有走訪調(diào)研、車輛管理、學(xué)術(shù)交流、制度建設(shè)、檔案管理等專兼項(xiàng)工作，很多工作都是并行開展，涉及到單位的日常工作開展、職工的切身利益以及具體工作的進(jìn)一步推進(jìn)等，如果出現(xiàn)偏差或節(jié)點(diǎn)大幅延后，將給航天科研單位工作的正常開展、員工的利益和具體工作帶來嚴(yán)重影響。因此，辦公室人員要學(xué)會借鑒科研生產(chǎn)活動中的好方法、好理念，從觀念、思維方式、管理內(nèi)容等不同維度進(jìn)行較為全面的管理實(shí)踐。通過精益管理的方式，提升辦公室服務(wù)精準(zhǔn)度，抓在日常、嚴(yán)在經(jīng)常，確保各項(xiàng)行政工作圓滿完成。

二、精益管理在辦公室業(yè)務(wù)中的實(shí)踐

從精益管理的本質(zhì)來看，企業(yè)管理哲學(xué)的精髓就是消除任何浪費(fèi)，簡單的說就是強(qiáng)調(diào)企業(yè)運(yùn)作的全部行為的準(zhǔn)確性。因?yàn)槿魏卫速M(fèi)現(xiàn)象都是在戰(zhàn)略、流程、方式方法或者觀念上的不準(zhǔn)確行為導(dǎo)致的，更進(jìn)一步說就是任何不產(chǎn)生價值的行為都是“不準(zhǔn)確”行為。

在此基礎(chǔ)上，可以理解得出精益管理就是“準(zhǔn)確管理”。把這一“準(zhǔn)確”理念應(yīng)用于辦公室管理的實(shí)踐之中，精益管理的思想就得到了提煉和固化。

1．標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程

科研單位辦公室有接口多、戰(zhàn)線長、覆蓋面廣的特點(diǎn)，沒有完整的業(yè)務(wù)流程很容易造成管理上的無序和混亂，甚至?xí)?dǎo)致進(jìn)度受損、程序反復(fù)的局面。建立健全標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，把辦公室工作納入標(biāo)準(zhǔn)化、程序化運(yùn)作的軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

2．健全完備的規(guī)章制度體系

規(guī)章制度體系建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理有序進(jìn)行的重要前提，只有健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度并使之得到貫徹執(zhí)行，才能真正實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化。堅(jiān)持制度建設(shè)與法治建設(shè)相結(jié)合，堅(jiān)持按制度辦事，扎緊制度籠子，將制度建設(shè)工作內(nèi)化于心、外化于行，強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行與約束，將精益管理的思想踐行在辦公室業(yè)務(wù)中，將極大提升辦公室服務(wù)的精準(zhǔn)度。

3．快速響應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案

辦公室日常工作中，隨時會遇到一些意想不到的局面。精益管理的核心就是“準(zhǔn)確管理”的原則，任何不穩(wěn)定的因素都將對管理系統(tǒng)造成影響。在面對突發(fā)事件時，能夠準(zhǔn)確辨識事件發(fā)生的起因、歸口管理部門，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，形成應(yīng)急預(yù)案管理模式，精準(zhǔn)找到“病因”，及時消滅“隱患”，精準(zhǔn)地將不穩(wěn)定因素解決在萌芽狀態(tài)下。

4．分層分類的培訓(xùn)措施

航天科研單位面臨著巨大的科技進(jìn)步和激烈的外部市場競爭環(huán)境，因此必須不斷提高員工自身的業(yè)務(wù)能力，只有結(jié)合個人特征，同時借助于單位平臺不斷地提升自我，才能迎接來自不同層面和空間的競爭與挑戰(zhàn)。通過設(shè)置分層分類的培訓(xùn)措施，持續(xù)加強(qiáng)員工能力建設(shè)，豐富業(yè)務(wù)培訓(xùn)手段和方法。借助層次分類的培訓(xùn)措施，督促低職級員工學(xué)習(xí)、掌握、使用高一級崗位知識，進(jìn)而提升員工多維度的崗位操作能力，提高員工技能多樣性，最終達(dá)到員工快速成長的目的。

5．規(guī)范完整的人才儲備

對于航天科研單位辦公室而言，因?yàn)樾袠I(yè)的鮮明特點(diǎn)以及崗位的特殊性，人員迭代更替是不可避免的。不但要對辦公室自身的管理進(jìn)行提速增效，而且還要針對人員的調(diào)整進(jìn)行人力資源的補(bǔ)充和完善。通常除了要面對正常的人力資源流動外，還要面對由于突發(fā)意外事件給部門帶來的人才流失，這會給正常的業(yè)務(wù)運(yùn)行帶來一定的損失，甚至在短時間內(nèi)影響到單位的發(fā)展。有效的人才儲備可以保證單位人力資源的流動性和可替代性，進(jìn)而有效促進(jìn)單位的快速發(fā)展與員工的快速進(jìn)步。

精益管理適用于科研生產(chǎn)管理、行政管理、人力資源管理等各個環(huán)節(jié)，是對航天科研單位較為傳統(tǒng)工作方式的挑戰(zhàn)和梳理，是對人員、設(shè)備、物資、規(guī)章制度、內(nèi)外部環(huán)境等組成的整體系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計、改進(jìn)和實(shí)施的管理方式。北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所在管理環(huán)節(jié)和執(zhí)行落實(shí)環(huán)節(jié)進(jìn)行本土化研究，借用和接受精益管理思想的哲學(xué)方法，以達(dá)到管理準(zhǔn)確、降本增效、人盡其用的目的，為深入落實(shí)“十三五”規(guī)劃、建設(shè)航天強(qiáng)國作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。