張占多

（白城市通榆縣扶貧開發(fā)辦公室137200）

加強農(nóng)業(yè)檔案管理工作促進農(nóng)業(yè)持續(xù)健康發(fā)展

張占多

（白城市通榆縣扶貧開發(fā)辦公室137200）

改革的深化和科學技術的快速發(fā)展，農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案管理工作無論是管理體制，還是人員素質(zhì)、管理水平都應伴隨時代的脈搏，與農(nóng)業(yè)開發(fā)發(fā)展形勢的需要相適應。農(nóng)業(yè)開發(fā)工作涉及面廣、管理環(huán)節(jié)多、工作要求高，其檔案管理工作如何在農(nóng)業(yè)開發(fā)建設中提供更好的服務，可以從三方面進行研究與探索。

1 檔案管理工作的必要性

檔案工作是單位工作的一個重要組成部分，為單位領導組織和決策提供基本保障，應受到單位領導的高度重視。在現(xiàn)實工作中存在一些弊端，一些單位的領導由于事務性工作較多，頭緒比較繁雜，相對于不十分緊迫的檔案工作，很難得到領導的重視，排進工作日程當中。

檔案人員應及時、經(jīng)常地向單位領導匯報檔案工作情況，使領導了解檔案工作中遇到的問題和需要解決的困難，便于領導適時解決檔案工作的有關問題。

檔案工作人員積極結(jié)合農(nóng)業(yè)中心工作需要，提出相應檔案信息服務建議，提供信息服務，為領導決策當好參謀。以優(yōu)質(zhì)的信息服務贏得領導對檔案工作和自己工作能力的認同。

檔案工作人員經(jīng)常與領導交流思想，接受領導提出的意見和要求，把本職工作做得更好，讓領導放心和滿意。爭取領導的重視與支持，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

2 檔案管理主要做法

2.1 項目建設檔案

項目建設檔案是指項目從申請到移交所形成的文字、圖片等一系列的材料，是一個項目從開始施工到最后竣工的整體概況。尤其是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)建設中許多內(nèi)容都應建檔歸檔管理。

2.1.1 項目申報立項檔案

農(nóng)業(yè)開發(fā)項目分為土地治理項目、多種經(jīng)營項目。土地治理項目又包括中低產(chǎn)田改造、生態(tài)綜合治理等建設內(nèi)容，這就要求檔案工作人員整理檔案時要將其細化，按建設內(nèi)容分項目區(qū)建立檔案。任何項目建設立項前都離不開最初的調(diào)查研究，由這些基礎的數(shù)據(jù)和文字形成的農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目可行性研究報告、申請、項目計劃表等是檔案立卷的基礎材料。項目被批復后，該批復文件及項目實施計劃表也要納入歸檔范疇。

2.1.2 項目招投標及監(jiān)理檔案

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的大型工程都要求實行招投標制度，那么合同管理就處在工程建設的核心地位，項目合同是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)與設計、監(jiān)理、施工各方聯(lián)系的唯一紐帶和橋梁，整個工程建設過程中的一切行為都是圍繞合同進行的。在合同管理過程中形成的大量資料，如人員管理、質(zhì)量管理、資金管理、建設監(jiān)理等基礎資料，應是檔案歸檔的重要范圍。

工程監(jiān)理檔案是項目建設檔案的重要組成部分。根據(jù)實際情況，中低產(chǎn)田改造和生態(tài)綜合治理項目財政投資的單項工程和中型灌區(qū)節(jié)水配套改造項目的監(jiān)理，或委托具有監(jiān)理資格的專業(yè)人員進行監(jiān)理。工程監(jiān)理在工程建設中承擔著控制工程建設投資、監(jiān)督工程建設進度、檢測工程質(zhì)量和協(xié)調(diào)有關單位間的工作關系的重大責任。在監(jiān)理過程中，工程的施工情況、質(zhì)量檢測情況、進度控制情況、資金的運作情況，整個項目合同的實施情況、監(jiān)理情況形成了大量的資料，都應納入項目建設檔案管理范圍。因此，收集全、保管好項目建設工程招投標及監(jiān)理檔案顯得尤為重要。

2.1.3 項目建設竣工檔案

項目建設工程竣工后，應及時整理合同文件和有關工程技術檔案材料，參與工程竣工預驗收和相關驗收文件，提交工程監(jiān)理報告等，把好最后的收口關。

2.1.4 項目建設圖片檔案管理

每組項目建設圖片包括開發(fā)前、開發(fā)中、開發(fā)后三個部分。檔案人員應隨時收集、整理并按時間先后順序排列圖片，保留好這樣一組圖片，就會一目了然地看到一個項目區(qū)開發(fā)的全部歷程。

2.2 會計檔案

在農(nóng)業(yè)工作中，尤其是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。會計檔案是單位經(jīng)濟活動的原始記錄，一定要管好、用好。

2.2.1 健全和完善法規(guī)制度

健全和完善的法規(guī)制度是確保會計檔案真實和完整的根本措施。只有法規(guī)制度健全，工作才會有所遵循，弄虛作假的人才能有所顧忌。會計人員依法填制的會計憑證、登記會計帳簿、編制財務會計報表及會計文件材料都要納入歸檔范圍。

2.2.2 規(guī)范檔案人員行為

單位負責人在會計檔案真實性和完整性方面承擔的責任是全方位、多方面的。會計檔案資料是在工作實踐中產(chǎn)生，經(jīng)財會人員記錄和保存下來的，檔案人員要明確崗位責任，必須嚴格按《會計檔案管理方法》規(guī)定保管、查閱、復制、借出、銷毀等。這些規(guī)定都為會計檔案資料的真實、完整和科學保管提供了依據(jù)。在實際工作中，應認真執(zhí)行，嚴禁出現(xiàn)由于個人行為造成的不可估量損失現(xiàn)象的發(fā)生，必須規(guī)范檔案人員的行為。

2.2.3 科學管理檔案

財會人員和檔案工作人員，應按歸檔范圍，做好會計檔案的收集工作，除了已在會計部門收存的檔案文件資料外，還要根據(jù)當年財務活動情況，把散存在領導或個人手中的重要歸檔文件材料不遺漏地收集齊全。隨著電子計算機技術的推廣和普及，我市農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)已采用了計算機進行會計核算，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件也要按有關規(guī)定歸檔，但在歸檔時，目前還應保存打印出來的相應的紙質(zhì)會計檔案。

整理歸檔時必須按照相同的原則處理，這樣才能保持文件歸檔的一致性和連續(xù)性，便于今后工作查找和利用。區(qū)分保管期限是整理工作的重要內(nèi)容，在整理過程中，要按照保管期限表，正確區(qū)分保管期限，將相同保管期限的檔案文件立在同一個卷內(nèi)。立卷應根據(jù)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)經(jīng)濟活動、財務工作的特點，按不同類別立卷，裝訂成冊，并編制出保管清冊。

保管好會計檔案是維護會計檔案安全完整的經(jīng)常性和基礎性的工作。鑒定和銷毀時應該特別認真仔細，要按保管期限表，正確區(qū)分檔案的保管期限，對于保管期滿的會計檔案，需要銷毀時應編造銷毀清冊，報主管部門批準，嚴格按銷毀工作程序進行，銷毀時要由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。

3 發(fā)展建議

一是實行辦公自動化，建立機讀目錄，利用者便可自行檢索，查到所需文件目錄后，再由檔案工作人員調(diào)卷，這樣即省時又省力。

二是制訂電子文件檔案管理方法，解決紙質(zhì)檔案與部分電子文件檔案重復編號的問題。

三是應用高科技嘗試運用計算機圖像掃描和數(shù)字圖像處理技術，將圖片檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣不僅利于圖片檔案的保管，同時提高了利用率。

4 加強農(nóng)業(yè)檔案管理的措施

4.1 提高黨群干部以及普通百姓對檔案工作的認識，提高檔案化的意識

開展相關的教育活動，對農(nóng)業(yè)檔案管理的意義、重要性進行宣傳，使廣大農(nóng)民群眾對農(nóng)業(yè)檔案有所了解和認識。同時開展《檔案法》的學習教育，提高群眾、干部對檔案的法制意識，并征求相關人員的全力支持，落實檔案的保管、安全、人員等問題，積極為新農(nóng)村的建設服務。

4.2 規(guī)范農(nóng)業(yè)檔案管理

由于農(nóng)業(yè)所涉及的范圍廣，因而農(nóng)業(yè)檔案在一定程度上表現(xiàn)出去分散性，因而，需要對這些零散分布的信息進行系統(tǒng)規(guī)范的整理，以便在后續(xù)的工作中更好地發(fā)揮檔案的指導作用。同時，由于現(xiàn)在已經(jīng)進入信息化時代，人們對辦事效率的要求越來越高，伴隨著農(nóng)業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)檔案上的信息量不斷增多，因而需要對檔案進行現(xiàn)代化的管理，利用信息技術對相關檔案資源進行處理，保證資源能夠得到及時傳遞和方便地查閱，以提高資源的利用率。

4.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作是一項繁瑣的工作，隨著信息量的逐年增加，農(nóng)業(yè)檔案逐漸復雜化，為使得檔案工作有序進行，有效為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務，要求農(nóng)業(yè)檔案的管理人員首先要具備較強的責任感，忠于職守，盡職盡責為廣大老百姓謀福利；其次還要具備相當?shù)霓r(nóng)業(yè)知識及管理工作經(jīng)驗，并在工作之余加強學習，拓展自己對農(nóng)業(yè)知識的了解，積累扎實的知識和常識，能在出現(xiàn)緊急狀況時利用所學知識做出適當?shù)奶幚?，避免惡性狀況出現(xiàn)。

5 加強農(nóng)業(yè)檔案管理與農(nóng)業(yè)發(fā)展的關系

農(nóng)業(yè)檔案源于實實在在的一線生產(chǎn)，是經(jīng)長期實踐的農(nóng)學科研活動中得出的經(jīng)驗結(jié)晶，是整個農(nóng)業(yè)階段性生產(chǎn)的歷史記載，能對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動進行有效地指揮及管理，農(nóng)業(yè)檔案中記載的相關資料反映農(nóng)業(yè)的發(fā)展動態(tài)及規(guī)律，對保持農(nóng)業(yè)科研的持續(xù)性、指導農(nóng)業(yè)活動的正常發(fā)展具有重大的推進作用。近年來，國家的工作重心逐漸向農(nóng)村轉(zhuǎn)移，新農(nóng)村的建設問題在國家的規(guī)劃大局中占有相當重要的比重，農(nóng)業(yè)檔案是農(nóng)村建設的主要指導參考，加強農(nóng)業(yè)方案管理，合理利用檔案資源，為農(nóng)業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展服務，為新農(nóng)村建設作貢獻。

農(nóng)業(yè)的發(fā)展對國民經(jīng)濟的影響重大。加強檔案管理，促進農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村進步、農(nóng)民增收，檔案部門應當積極促進檔案信息化建設，建立并完善農(nóng)業(yè)檔案管理體系，并采用數(shù)字化技術對檔案進行管理，充分利用現(xiàn)代化的高科技技術產(chǎn)品帶來的益處，為農(nóng)民提供全面、準確的農(nóng)業(yè)知識、資源狀況等，并提供最新、與農(nóng)業(yè)密切相關的市場信息、生產(chǎn)信息以及相關技術信息等，引導農(nóng)民合理規(guī)劃及利用現(xiàn)有資源，以市場為導向，以高新技術為手段，以生產(chǎn)最大化為基本目標，對有限資源進行合理整合，以實現(xiàn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟的快速增長、農(nóng)村整體風貌的不斷進步、農(nóng)民的生活水平節(jié)節(jié)看漲的最終目標，促進新農(nóng)村建設的大力發(fā)展。

農(nóng)業(yè)檔案的有效管理能為農(nóng)業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要的保障，并能有效引導農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動，其一方面能為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供指導方向，夯實新農(nóng)村建設，同時還能維護農(nóng)村穩(wěn)定，構建和諧新農(nóng)村，并促進農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化進程。檔案部門應加強農(nóng)業(yè)檔案的管理力度，從設備、員工以及整體重視態(tài)度等方面加強自身的建設，從農(nóng)民需求、當?shù)丨h(huán)境及條件、市場需求等方面加強外部因素的導向作用，積極構建農(nóng)民最需要、資源最節(jié)約、優(yōu)勢最明顯、市場需求最大的信息資源，在新農(nóng)村建設中最大限度地激發(fā)農(nóng)民的積極性，有效開發(fā)利用農(nóng)業(yè)資源，最大化利用比較優(yōu)勢，為新農(nóng)村建設取得偉大成就做貢獻。