黎海容

摘要：對于事業(yè)單位來說，會計檔案非常重要，直接影響著事業(yè)單位的進步和發(fā)展，但在新形勢下，會計檔案管理面臨多種問題，使事業(yè)單位發(fā)展受到阻礙，所以事業(yè)單位應針對會計檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，強化管理力度，使會計檔案對事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)作用充分體現(xiàn)出來，促進事業(yè)單位的進步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計檔案管理；問題；措施

會計檔案管理是事業(yè)單位重點關(guān)注的內(nèi)容之一，同時也需要事業(yè)單位必須要做好的一項工作。在新形勢下，事業(yè)單位會計檔案管理形式得到一定發(fā)展和變化，同時也產(chǎn)生了一系列問題，要想更好地發(fā)展會計檔案管理，則需要從其中問題著手，將會計檔案管理工作落實到位，為事業(yè)單位會計檔案管理穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理意識淡薄

由于事業(yè)單位對會計檔案的認識程度不足，加上事業(yè)單位負責財會工作的人員數(shù)量缺乏，且工作繁雜，使得部分工作人員并未認識到會計檔案的重要性，因思想認識上的淡薄，使得其在實際工作中存在應付現(xiàn)象。一些工作人員認為事業(yè)單位會計工作內(nèi)容簡單，建立或不建立會計檔案不會有嚴重影響，也有部分人員認為事業(yè)單位會計工作中包含帳薄、憑證以及報表核算類信息，而這些信息資料可以代替會計檔案，這也使得事業(yè)單位基建、工作規(guī)劃、合同協(xié)議以及預決算等資料并未及時歸檔，甚至個別工作人員將其占為已有，在人事調(diào)動時將其帶走，這也使得會計資料出現(xiàn)不齊全問題。

（二）對電子數(shù)據(jù)檔案管理的重視程度不足

現(xiàn)階段，在一些事業(yè)單位的會計工作中，手工記賬工作模式已經(jīng)逐漸被淘汰，并向會計電算化方向轉(zhuǎn)變，從而從根本上變革了會計核算模式。電算化工作模式下的會計檔案管理主要是對計算機硬盤中數(shù)據(jù)信息、書面形式的會計數(shù)據(jù)信息以及其他介質(zhì)下保存的會計數(shù)據(jù)信息的管理。對于此，事業(yè)單位應做好防潮、防塵、防火、防磁等管理，尤其是重要檔案，應作備份處理。而實際上，部分事業(yè)單位并未對會計檔案儲存工作予以重視，僅將書面形式檔案進行保存，但對電子形式及其他介質(zhì)下檔案的管理予以忽視，或僅保存于計算機中，一旦計算機出現(xiàn)故障，則難以恢復數(shù)據(jù)信息，嚴重影響著會計檔案的完整性和實效性，使得數(shù)據(jù)流失，使事業(yè)單位發(fā)展受到一定阻礙。

（三）會計檔案管理職權(quán)不明確

盡管國家財政部門聯(lián)合檔案局發(fā)布了會計檔案管理相關(guān)的管理辦法，但實際落實中，事業(yè)單位會計檔案管理工作仍缺乏規(guī)范性，且很少真正落實專項檢查和培訓工作。在每年的檔案業(yè)務培訓過程中，檔案管理部門很少將管理工作納入培訓范圍，使得會計檔案并未形成真正的管理政策。在財務部門定期開展的會計檔案繼續(xù)教育活動中，盡管對會計人員進行培訓和學習，提升了會計人員從事會計工作的能力，但其中所涉及到的會計檔案內(nèi)容則側(cè)重于理論講解，并未涉及到會計檔案標準化操作和規(guī)范化管理內(nèi)容，使得會計檔案整體質(zhì)量無法得到提升，并且封面內(nèi)容、裝訂、排列分類均相對混亂、不清晰、不明確，使得會計檔案管理工作無法按照規(guī)范要求進行，影響了會計檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊

由于人員編制的限制，部分事業(yè)單位將一些關(guān)系戶或無法勝任其他工作的工作人員安排在檔案管理崗位，使得會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊，無法與工作需求相適應，特別是在電算化操作上，部分會計檔案管理人員專業(yè)知識掌握程度不足，無法按照規(guī)定保存系統(tǒng)外資料，無法正確檢查和備份電子文檔，容易出現(xiàn)人為失誤而導致數(shù)據(jù)破壞和丟失問題，使會計電算化系統(tǒng)工作受到影響。

二、新形勢下加強事業(yè)單位會計檔案管理的措施

（一）提高思想認識

思想作為行動的先導，只有思想認識提高，才能作出相應的行動。事業(yè)單位要想做好會計檔案管理工作，則需要對以往管理觀念進行變革，將過時的、陳舊的思想剔除，對會計檔案管理正確認識，這不僅是對黨和國家負責，也是對本單位負責，針對會計檔案需要依照法律和規(guī)定進行處理。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導應對會計檔案管理工作予以支持，并予以積極、正向的引導，為會計檔案管理工作提供良好的環(huán)境和氛圍，保證會計檔案管理工作的順利開展，并為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）建立會計檔案電算化管理模式

會計檔案電算化管理模式的建立主要包括以下幾個方面：第一，保管制度建立。針對電算化保管方式，事業(yè)單位應對保管條件及相關(guān)人員責任進行明確，并按照要求執(zhí)行。一般情況下，會計檔案若要想采取電算化保管，則應建立雙套并行管理機制，即紙質(zhì)形式檔案與電子形式檔案并存，這樣才能有效落實工作職責，使紙質(zhì)檔案有效性得到保障。第二，檢查與復制制度建立。因電算化保管方式下的會計檔案具有光磁介質(zhì)特性，因此要求管理人員對其進行定期復制和檢查，防止其銷毀或損壞，通常情況下，每間隔1-2年需要進行1次大清理，若發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞現(xiàn)象，則需要及時修補，同時每年復制1次光磁介質(zhì)檔案，避免數(shù)據(jù)丟失。第三，使用權(quán)限及借閱制度建立。為確保會計檔案電算化保存嚴密，用于保管會計數(shù)據(jù)信息的光磁介質(zhì)等不允許向無權(quán)限個人或單位發(fā)送文件，同時也不允許工作人員私自拷貝，另外還應實行嚴格的借閱制度，對于借閱數(shù)據(jù)信息的個人和單位均需要經(jīng)過管理層批準，并詳細登記好訪問查詢的具體內(nèi)容，避免會計檔案泄露。

（三）建立完善的會計檔案管理制度

對事業(yè)單位會計檔案管理制度進行完善，可以使人事檔案管理建設(shè)水平提高。檔案管理作為一項相對復雜的工作，只有對其管理制度進行完善，才能使檔案管理水平得到提升，進而提升管理效率。對于此，會計檔案管理層級人員應以本單位實際情況為依據(jù)，并與社會現(xiàn)狀相結(jié)合，進一步完善檔案管理制度，對檔案收集、檔案轉(zhuǎn)進、檔案歸類、檔案轉(zhuǎn)出等一系列工作進行嚴格要求，并借助現(xiàn)代科技手段輔助會計檔案管理工作，使會計檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展，提升會計檔案的應用效率。

（四）提高工作人員業(yè)務素質(zhì)

要想提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，則需要強化學習，使會計檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實現(xiàn)資源共享，所以會計檔案管理人員應主動、積極參與技術(shù)與業(yè)務的學習培訓活動，使自身的思想認識得到提升，并強化會計檔案管理能力，尤其是對計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學習和實踐應用，將理論知識與實踐操作結(jié)合起來。事業(yè)單位應培養(yǎng)復合型、高素質(zhì)人才，以更加專業(yè)的態(tài)度和能力來管理會計檔案資料。同時，對檔案管理人員進行嚴格要求，不僅要做到廉潔、自律，還應具備良好的管理素質(zhì)，為科學化、高效化地會計檔案管理工作貢獻力量。

三、結(jié)語

對于事業(yè)單位來說，會計檔案管理非常重要，不僅影響著本單位的進步和發(fā)展，同時也會對國家經(jīng)濟效益產(chǎn)生一定影響，因此需要提高領(lǐng)導人員的思想認識、建立會計檔案電算化管理模式、完善會計檔案管理制度、提高工作人員業(yè)務素質(zhì)，這樣才能為會計檔案管理工作的順利開展提供良好條件，將會計檔案的作用和價值體現(xiàn)出來。

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（作者單位：佛山市高明區(qū)楊和鎮(zhèn)財政結(jié)算中心）