(武漢職業(yè)技術(shù)學院,湖北 武漢 430064)
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校會計管理中的應用
郭錦
(武漢職業(yè)技術(shù)學院,湖北 武漢 430064)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新,網(wǎng)絡(luò)化進程也隨之不斷推進。在傳統(tǒng)行業(yè)不斷和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的背景下,會計信息化的推進也勢在必行。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不僅可以提高會計處理的工作效率,還可以建立如高校財務管理系統(tǒng)這樣的綜合管理系統(tǒng),通過這種系統(tǒng)把會計系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)相結(jié)合,提高會計的整體工作水平。本文首先介紹了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給會計工作帶來的變化和作用,接著分析了我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在會計中應用的現(xiàn)狀,最后針對這些現(xiàn)狀問題給出了一些解決辦法,意在推動會計信息化進程更好的發(fā)展。
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù);會計信息化;高校會計
就像會計電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)一樣,會計信息化取代會計電算化也是市場逐漸發(fā)展的必然趨勢。隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展,企業(yè)將面臨來自全球的競爭,外部經(jīng)營環(huán)境十分復雜,企業(yè)如果要想長遠發(fā)展,除了要實時掌握內(nèi)部的經(jīng)營活動外,還要對外部的經(jīng)營環(huán)境進行調(diào)查。這就需要企業(yè)相關(guān)人員充分收集該環(huán)境的信息,所有收集來的信息都需經(jīng)過信息輸入、轉(zhuǎn)換和傳輸?shù)炔襟E逐漸組成一個完整的信息體系,這個信息體系可以幫助企業(yè)及時準確了解外部市場的變化,根據(jù)這些變化,企業(yè)可以及時調(diào)整自身的生產(chǎn)經(jīng)營方式,來適應復雜多變的經(jīng)濟環(huán)境。如果企業(yè)管理能達到這個狀態(tài),企業(yè)就已經(jīng)實現(xiàn)了管理會計信息化。類比到高校也是如此,如今教育普及化程度越來越高,學校的規(guī)模也越來越大,管理這么一個大機器,如果還使用傳統(tǒng)的會計處理辦法工作效率就會十分低。但如果建立了如高校財務管理系統(tǒng),把會計信息和高校的日常會計工作相結(jié)合,實現(xiàn)財務和會計工作的集中式管理,這樣就會極大提高會計工作的效率和水平。這類由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐的會計系統(tǒng)正發(fā)揮著越來越重要的作用。
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,給會計行業(yè)帶來的變化也越來越大。首先是便捷高效,在日常會計工作中運用管會系統(tǒng)進行核算時,可以實現(xiàn)根據(jù)所輸入的會計資料生成相應的會計報表、財務報告,簡化了傳統(tǒng)會計核算的繁雜過程。同時,人們也可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)資源共享的特點查找網(wǎng)站上的會計信息,與其他高校進行行業(yè)間的相互溝通。在現(xiàn)代會計中,高校大多使用會計核算軟件進行核算,生成無紙化的電子會計憑證,這樣的核算軟件在錄入會計信息時就能通過網(wǎng)絡(luò)反映到會計報表中,很大程度上提高會計信息處理的時效性。另外,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用讓會計信息通過網(wǎng)絡(luò)來進行傳遞,讓高校人員無論在何時何地都可以與全國各地的供應商進行談判,能夠高效率的完成訂單,形成數(shù)據(jù)式交流。交易時支付貨款也可通過網(wǎng)絡(luò)來完成,使得資金的流動方式也發(fā)生了變化。
1、提高財務人員的工作效率和質(zhì)量
在現(xiàn)代化的管會系統(tǒng)中增加了各種功能,能夠清晰反映有關(guān)會計要素增減變動的情況,方便了會計人員進行實時管理和查詢。同時,在日常會計工作中,所有的賬務處理從憑證的取得、填制,再到會計報表的生成、財務報告的發(fā)布等會計工作都在計算機上進行,實現(xiàn)了最大范圍的無紙化,這大大減少了會計信息的傳遞時間,加快了辦公速度,使會計人員的工作效率得到提高,為高校節(jié)約了人力,減少了成本。過去傳統(tǒng)的會計核算不管是手工核算還是會計電算化核算,弊端都是計算過程繁瑣、復雜、耗時耗力,并且會計人員在計算過程中如果出現(xiàn)處理科目失誤或輸入錯誤等導致會計信息錯誤,不能及時發(fā)現(xiàn)并更改,就容易出現(xiàn)壞賬或呆賬,為高校的管理者提供不真實的數(shù)據(jù),進而影響高校更好的發(fā)展。為了避免這些由于人員操作帶來的失誤就需改善當前的工作流程,而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的會計工作簡化了核算過程,減少了人工操作的步驟,加快了賬務處理的運行速度,縮短了賬務處理、報表生成的周期,從而提高了會計信息的真實性。另外,隨著網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的發(fā)展,數(shù)據(jù)都可以上傳到云端,實現(xiàn)會計信息的共享,讓身處不同地方的人可以及時查看到相關(guān)數(shù)據(jù)。同時,在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境中,除了憑證需要會計人員編制,其它的賬務處理都由系統(tǒng)自動編制完成,憑證一旦錄入會計系統(tǒng),馬上就能在賬簿和報表中體現(xiàn)出來,實現(xiàn)會計信息實時更新,這些繁瑣的事情在傳統(tǒng)會計工作中不僅需要費時費力,還容易出現(xiàn)錯誤,但現(xiàn)在這些工作都可以交給系統(tǒng)自動生成,不僅減少了工作量,還提高了效率和準確度。
2、對業(yè)務流程起到監(jiān)控作用
把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)嵌入傳統(tǒng)的會計工作中不僅可以提高各個部門的交流效率,還能將會計系統(tǒng)和高校工作流程相結(jié)合,實時對每一項工作流程進行監(jiān)控。同時,會計人員還可以借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫把其他高校的數(shù)據(jù)進行比較和分析,預測本校的財務狀況,并制定相應的財務計劃。另外,在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下,會計不僅可以遠程處理并及時傳遞數(shù)據(jù),還能遠程監(jiān)督財務處理情況,通過會計信息系統(tǒng),校領(lǐng)導可以進行實時的財務數(shù)據(jù)監(jiān)控,當出現(xiàn)異常情況時,系統(tǒng)會自動報警,縮短了處理異常情況的時間。
1、會計信息化體系不成熟
由于我國會計信息化推行的時間較晚,會計人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不夠了解,從而比其他國家對會計信息化認知晚,導致很多高校并沒有熟練使用會計信息化系統(tǒng)。在實際工作中雖然有些高校配套了相應的會計系統(tǒng),但由于缺乏對會計系統(tǒng)作用的認知,只是單純使用了一些很簡單的功能,并沒有通過系統(tǒng)對高校的財務決策產(chǎn)生實質(zhì)性的幫助。同時,一些高校也忽視了對會計信息化體系的建設(shè),認為其不是一個重點工作項目,所以在資金方面就不投或少投入,殊不知,和會計工作相關(guān)聯(lián)的會計系統(tǒng)不僅可以發(fā)現(xiàn)高校目前在財務管理方面存在的問題,還能及時監(jiān)控高校的資金流、外包物流等數(shù)據(jù)。
2、會計系統(tǒng)中存在安全隱患
互聯(lián)網(wǎng)將全世界的網(wǎng)絡(luò)都連在了一起,這是一把雙刃劍,既帶來了便捷,也帶來了安全隱患。在互聯(lián)網(wǎng)里,每個實體都是信息的共享者,但也暴露在其他人眼中,隨時都有可能成為被黑客攻擊的對象,這是外部威脅。同時,會計信息系統(tǒng)還面臨著內(nèi)部威脅,這些威脅一方面是受到軟硬件故障的影響,另一方面是受到高校內(nèi)部人員的惡意篡改,這些都會對會計信息的安全造成威脅。不僅如此,目前許多高校在使用會計系統(tǒng)上存在嚴重的管理問題,對于會計人員沒有進行權(quán)限的設(shè)置,導致所有相關(guān)人員都可以對高校的會計信息系統(tǒng)進行讀取和寫入,這就嚴重影響了高校會計信息的真實有效性。
3、缺乏綜合性會計人才
目前,許多高校存在這樣的情況,熟悉會計工作的老員工不會使用會計系統(tǒng),熟悉會計系統(tǒng)的新員工對高校的會計工作不甚了解,這種青黃不接的狀況最終導致了現(xiàn)代化的會計系統(tǒng)無法發(fā)揮其效果。綜合性的會計人才不僅需要對會計工作輕車熟路,還要會熟練使用會計管理系統(tǒng),從會計信息的錄入、分析、到最后生成分析結(jié)果,通過結(jié)果能對高校的財務運作進行判斷,檢查高校的健康度。同時,許多中小學??紤]到成本問題,不愿意過多聘請會計人員,造成會計人員的數(shù)量和質(zhì)量不達標,無法通過會計系統(tǒng)的分析對學校的財務進行管理;另一方面,信息技術(shù)日新月異,會計系統(tǒng)的更新?lián)Q代也十分迅速,部分高校忽視了對會計人員的培訓,這也使得高校的會計人員無法進行有效的財務管理。
1、提高對現(xiàn)代化會計系統(tǒng)的認識
高校要重視會計系統(tǒng)的建設(shè),認識到其對高校財務管理健康發(fā)展所起到的輔助作用。建立現(xiàn)代化的會計系統(tǒng)是一項長期復雜的過程,不能僅僅考慮眼前的利益和得失,還要放眼長遠,加大對會計系統(tǒng)的投入,制定相關(guān)的規(guī)章制度,使得高校的會計系統(tǒng)能健康發(fā)展,達到為高校進行財務分析時起到輔助作用的能力。
2、加強對會計信息安全的管理
高校應該健全內(nèi)部的控制制度,制定與會計信息系統(tǒng)相配套的管理制度。同時,編制適應本校的會計崗位職責和操作規(guī)范,各個會計崗位之間應該進行合理分工,完善財務管理制度。不僅如此,還應加強對軟件和硬件的維護,防止出現(xiàn)因計算機故障導致的信息丟失的情況,機房重地應配有安全保護措施,重要的進出通道在必要的情況下可以采用指紋核對功能,有效的保證高校財務信息的安全性。另外,還要加強對電子檔案的管理,防止信息的丟失和泄露,定期備份會計日常處理產(chǎn)生的財務數(shù)據(jù),以便需要時用以恢復硬盤數(shù)據(jù)。
3、提高會計人員的整體業(yè)務水平
高校應該提高會計人員的入職門檻,加強對會計人員專業(yè)水平的要求,特別是對于會計信息系統(tǒng)的操作能力和數(shù)據(jù)處理能力。會計人員只有能熟練操作會計信息系統(tǒng),才能真正發(fā)揮出其對高校的財務管理進行實時監(jiān)督的效果,同時也能提高高校會計工作的效率和水平。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展以及教育普及,高校的財務管理工作將變得越來越復雜。對此,只有加強會計系統(tǒng)的建設(shè),使其能夠提高高校會計管理的工作效率、更好的進行財務管理,才能幫助高校在財務處理方面游刃有余,使得高校將更多的精力投入到對學生的教育中。
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