錢艷

[摘 要]2016年1月1日，新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施，對各單位進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)檔案管理提供了依據(jù)。本文以高職院校為研究對象，首先分析了會計(jì)檔案對提升高職院校財(cái)務(wù)管理水平的重要意義，進(jìn)而分析了高職院校在會計(jì)檔案管理中存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)高職院校會計(jì)檔案管理的對策。

[關(guān)鍵詞]高職院校；會計(jì)檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.003

[中圖分類號]G475；G717.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-000-02

2015年12月11日，財(cái)政部、國家檔案局公布了修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》，該辦法自2016年1月1日起全面實(shí)施。《會計(jì)檔案管理辦法》中指出，會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。這些會計(jì)資料以會計(jì)憑證為依據(jù)，形成的會計(jì)信息具有綜合性、真實(shí)性、全面性、系統(tǒng)性和連續(xù)性等特點(diǎn)。新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，為加強(qiáng)高職院校會計(jì)檔案管理提供了明確的依據(jù)。在我國經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的背景下，高職院校需要進(jìn)一步強(qiáng)化會計(jì)檔案管理，從而進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理的水平。

1 會計(jì)檔案對提升高職院校財(cái)務(wù)管理水平的意義

1.1 會計(jì)檔案是高職院校發(fā)展歷程的真實(shí)反映

為了強(qiáng)化學(xué)校管理特別是財(cái)務(wù)管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須借助于高職院校在發(fā)展過程中形成的會計(jì)檔案，了解和掌握學(xué)校發(fā)展的歷程和目前的財(cái)務(wù)狀況。會計(jì)檔案是高職院校發(fā)展歷程的真實(shí)反映具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是通過會計(jì)檔案能夠了解和掌握學(xué)校資產(chǎn)狀況，包括資產(chǎn)總額、資產(chǎn)的構(gòu)成、資產(chǎn)形成來源以及資產(chǎn)使用情況。二是通過會計(jì)檔案能夠了解和掌握學(xué)校的債權(quán)和債務(wù)狀況，包括債權(quán)和債務(wù)的總額、構(gòu)成、形成原因和償還時(shí)間等，特別要關(guān)注的是超過規(guī)定時(shí)間尚未收回的債權(quán)和尚未歸還的債務(wù)。三是通過會計(jì)檔案能夠了解和掌握學(xué)校歷年的財(cái)務(wù)收支狀況，包括每年財(cái)務(wù)收入總額及增長速度、財(cái)務(wù)收入的構(gòu)成、財(cái)務(wù)支出的總額及支出的結(jié)構(gòu)等。

1.2 會計(jì)檔案是高職院校編制財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù)

學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算編制是否科學(xué)可在一定程度上反映出學(xué)校的財(cái)務(wù)管理水平，而會計(jì)檔案可以為科學(xué)編制財(cái)務(wù)預(yù)算提供真實(shí)、正確和可靠的依據(jù)。一是通過會計(jì)檔案可以較為準(zhǔn)確地測算和確定財(cái)務(wù)收入。二是通過會計(jì)檔案可以為學(xué)校編制人員支出和公用支出預(yù)算提供直接依據(jù)。三是通過會計(jì)檔案可以為學(xué)?？茖W(xué)安排年度項(xiàng)目支出提供決策參考，如設(shè)備購置、基本建設(shè)、大型維修、物品采購等。

1.3 會計(jì)檔案是高職院校進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和財(cái)務(wù)控制的重要支撐

財(cái)務(wù)預(yù)算為各高職院校進(jìn)行日常管理提供了依據(jù)，但一個(gè)好的預(yù)算能否得到執(zhí)行就必須對預(yù)算執(zhí)行的過程進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)監(jiān)督和控制。財(cái)務(wù)監(jiān)督是依據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算所確定的指標(biāo)對高職院校的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行的比較、分析、判斷和督促，并及時(shí)提出合理的建議，它對于規(guī)范高職院校的財(cái)務(wù)活動，落實(shí)財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行、財(cái)經(jīng)紀(jì)律的遵守，改善高職院校的財(cái)務(wù)管理工作，保證財(cái)務(wù)收支預(yù)算的實(shí)現(xiàn)具有重要的意義。財(cái)務(wù)控制則是運(yùn)用特定的方法和措施，對高職院校財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)施過程和實(shí)施結(jié)果進(jìn)行衡量與校正，以確保學(xué)校事業(yè)發(fā)展目標(biāo)以及為達(dá)到此目標(biāo)所制定的財(cái)務(wù)預(yù)算得以實(shí)現(xiàn)。因此，無論是進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，還是進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，都要根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的會計(jì)檔案資料，及時(shí)掌握高職院校財(cái)務(wù)活動的開展情況，及時(shí)了解財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況，為學(xué)校的內(nèi)部管理提供正確、完整的原始數(shù)據(jù)，同時(shí)為保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)安全和嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律提供有力證據(jù)。

1.4 會計(jì)檔案是高職院校開展績效評價(jià)的重要資料來源

績效評價(jià)是高職院校財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是確保高職院校實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的根本保證。在進(jìn)行績效評價(jià)過程中，會計(jì)檔案是高職院校開展績效評價(jià)的重要資料來源：一是通過會計(jì)檔案可以準(zhǔn)確計(jì)算學(xué)校各部門和教職員工績效指標(biāo)的實(shí)際值；二是通過會計(jì)檔案可以分析學(xué)校各部門和教職員工績效指標(biāo)的完成情況；三是通過會計(jì)檔案可以分析學(xué)校各部門和教職員工績效指標(biāo)與績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之間的差距和產(chǎn)生差距的原因；四是會計(jì)檔案還能為學(xué)校各部門和教職員工，進(jìn)行科學(xué)、合理的綜合績效評價(jià)和獎懲提供相關(guān)依據(jù)。

2 高職院校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 多校合并造成會計(jì)檔案缺乏完整性

從江蘇的實(shí)施分析，現(xiàn)有的高職院校有近80%是在2000年以后由若干中職或中職與高職或不同隸屬關(guān)系的學(xué)校合并升格而成，有些高職院校還經(jīng)歷了多次合并。由于在合并過程中原學(xué)校隸屬關(guān)系的改變、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的整合、中層部門負(fù)責(zé)人的調(diào)整等，使得在每次合并之后沒有能夠關(guān)注到會計(jì)檔案的重新整理或適當(dāng)并賬工作，也有的高職院校領(lǐng)導(dǎo)是基于能夠了解合并前學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況的需要。在實(shí)際工作中，各高職院校財(cái)務(wù)部門只是將合并前各校的原會計(jì)檔案簡單地存放在一處，沒有根據(jù)相關(guān)會計(jì)制度要求進(jìn)行整合和調(diào)整，仍然按原學(xué)校單獨(dú)存放，導(dǎo)致會計(jì)檔案缺乏完整性，不能完整地反映出目前學(xué)校真實(shí)、全面的財(cái)務(wù)狀況和資產(chǎn)負(fù)債情況，對加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理極為不利。

2.2 基建財(cái)務(wù)與事業(yè)財(cái)務(wù)分散造成會計(jì)檔案缺乏整體性

高職院校在合并過程中，為了不影響學(xué)校教學(xué)、學(xué)生管理和后勤保障等工作的正常開展，再加上學(xué)校建設(shè)資金來源的多渠道，雖然財(cái)政部門已經(jīng)要求將基建財(cái)務(wù)與事業(yè)財(cái)務(wù)合并核算，但在財(cái)務(wù)實(shí)踐中，許多高職院校沒有能夠完全按照財(cái)務(wù)制度的要求及時(shí)進(jìn)行會計(jì)核算。有些合并前的學(xué)校行政隸屬關(guān)系不一致，導(dǎo)致對原校區(qū)土地、資產(chǎn)的處理也未能及時(shí)進(jìn)行；而債權(quán)、債務(wù)部分考慮到收回的時(shí)效性和償還的及時(shí)性，升格后的學(xué)校往往對這一部分會計(jì)資料進(jìn)行了單獨(dú)清理但未并入總賬；對教學(xué)儀器、設(shè)備、辦公家具和辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)也只進(jìn)行了簡單搬運(yùn)，并未進(jìn)行并賬處理；在校區(qū)合并過程中，職能部門因人員緊張等因素也未能跟蹤搬運(yùn)的設(shè)備設(shè)施，從而造成資產(chǎn)遺失或毀損等現(xiàn)象。由于以上種種原因，目前的高職院校會計(jì)檔案雖然都在同一地點(diǎn)存放，但缺乏整體性，不便于現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)了解目前學(xué)校的整體資產(chǎn)、負(fù)債等情況，給學(xué)校的管理帶來了很多障礙。endprint

2.3 多次合并后沒有及時(shí)整理造成會計(jì)檔案缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)有的高職院校還有一些是由多所學(xué)校先后經(jīng)過多次合并而成，由于合并前的各個(gè)學(xué)校辦學(xué)歷史各不相同，導(dǎo)致會計(jì)檔案形成的時(shí)間也大相徑庭，有許多會計(jì)檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出《會計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的法定保管期限。但由于學(xué)校合并，歷任領(lǐng)導(dǎo)出于各自的經(jīng)濟(jì)責(zé)任考慮，都未能夠及時(shí)安排專人對會計(jì)檔案資料進(jìn)行整理分析，也沒有及時(shí)銷毀超出保管期限、按照規(guī)定可以進(jìn)行銷毀的會計(jì)檔案，更沒有對不能進(jìn)行銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行并賬處理。經(jīng)過日積月累，會計(jì)檔案由于各自分散保管，導(dǎo)致不能系統(tǒng)地反映出高職院校目前的財(cái)務(wù)狀況，不利于現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校實(shí)施科學(xué)、高效的管理。

2.4 多校核算制度不統(tǒng)一造成會計(jì)檔案缺乏規(guī)范性

由于合并前的各學(xué)校原來的行政隸屬關(guān)系不同、各自所處的行業(yè)也不一樣，再加上原有的會計(jì)人員素質(zhì)也參差不齊等，導(dǎo)致合并前各學(xué)校遵循的會計(jì)核算要求不一致，會計(jì)核算的電算化水平各不相同，使用的會計(jì)核算軟件大多也不一樣。在這樣的前提之下，合并前各個(gè)學(xué)校形成的會計(jì)檔案千差萬別，缺乏規(guī)范性。會計(jì)檔案不規(guī)范，給高職院?，F(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)開展內(nèi)部管理帶來了很多不便，學(xué)校內(nèi)部職能部門如紀(jì)檢、審計(jì)、國資等部門加強(qiáng)監(jiān)督也困難重重，特別是財(cái)務(wù)部門在實(shí)施財(cái)務(wù)管理過程中，有時(shí)為了查清某一個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)、了解某一項(xiàng)債權(quán)和債務(wù)的形成原因需要花費(fèi)巨大的精力，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理效率低下。

3 強(qiáng)化會計(jì)檔案管理，提升高職院校財(cái)務(wù)管理水平

3.1 統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)管理中的作用

新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》自2016年1月1日已經(jīng)全面實(shí)施，各高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視，統(tǒng)一思想認(rèn)識。高職院校要充分認(rèn)識到會計(jì)檔案不僅僅是對學(xué)校過去的真實(shí)反映，更重要的是學(xué)校未來的財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等項(xiàng)工作都要以會計(jì)檔案為依據(jù)，沒有會計(jì)檔案或者會計(jì)檔案不完整、不真實(shí)，都會給單位管理帶來不便。因此，各高職院校應(yīng)統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)管理中的作用。首先，學(xué)校應(yīng)組織財(cái)務(wù)人員系統(tǒng)地進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真領(lǐng)會新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》的精神實(shí)質(zhì)，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照管理辦法收集、整理、保存會計(jì)檔案；其次，學(xué)校應(yīng)組織相關(guān)的職能部門負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)《會計(jì)檔案管理辦法》，了解會計(jì)檔案的內(nèi)容及會計(jì)檔案歸檔的要求，協(xié)助并配合財(cái)務(wù)部門規(guī)范會計(jì)檔案的收集和整理；最后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》，充分認(rèn)識到會計(jì)檔案在學(xué)校內(nèi)部管理特別是在財(cái)務(wù)管理中的重要性。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、制訂計(jì)劃，全面清理學(xué)校財(cái)產(chǎn)

對于大多數(shù)由若干學(xué)校合并后升格的高職院校，在進(jìn)入常態(tài)化發(fā)展階段，應(yīng)該加強(qiáng)會計(jì)檔案管理。由于會計(jì)檔案是反映學(xué)校歷史發(fā)展的唯一重要依據(jù)，它的形成依賴于學(xué)校財(cái)產(chǎn)的形成過程，因此，各高職院校應(yīng)加強(qiáng)對合并后的學(xué)校財(cái)產(chǎn)的清理工作，切實(shí)摸清家底。一是成立由財(cái)務(wù)或國資部門牽頭的領(lǐng)導(dǎo)小組，明確財(cái)產(chǎn)清查的任務(wù)、目標(biāo)；二是制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確完成各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間、責(zé)任部門和具體的責(zé)任人；三是在財(cái)產(chǎn)清查的基礎(chǔ)上，形成財(cái)產(chǎn)盤存清單，財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤存清單調(diào)整賬面記錄，使賬實(shí)相符。

3.3 嚴(yán)格制度、部門協(xié)同，統(tǒng)一銷毀過期無用的會計(jì)檔案

在財(cái)產(chǎn)清查的基礎(chǔ)上，高職院校要嚴(yán)格按照修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，清理合并前各學(xué)校的會計(jì)檔案，對管理辦法中規(guī)定需要永久性保存的會計(jì)檔案、未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案等需要永久保存的之外，其他會計(jì)檔案則要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。在銷毀之前必須由會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)編制財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊，需要永久保存的要抽出單獨(dú)裝訂存放，并作相應(yīng)記錄；然后將銷毀清冊報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門、財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊上簽字并監(jiān)督銷毀過程，保證會計(jì)檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。在銷毀應(yīng)該銷毀的會計(jì)檔案后，高職院校應(yīng)結(jié)合財(cái)產(chǎn)清查結(jié)果，對留存的會計(jì)檔案進(jìn)行整理歸檔。

3.4 規(guī)范管理，形成完整系統(tǒng)的會計(jì)檔案

各高職院校對整理留存的會計(jì)檔案，應(yīng)根據(jù)修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》的最新要求進(jìn)行規(guī)范管理，形成完整系統(tǒng)的會計(jì)檔案。第一，由財(cái)務(wù)部門安排專人具體負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的管理工作，加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門的溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作。第二，各高職院校應(yīng)根據(jù)財(cái)產(chǎn)清查結(jié)果和會計(jì)檔案清理結(jié)果，重新編制相關(guān)會計(jì)憑證，調(diào)整賬面記錄，形成符合學(xué)校實(shí)際的、真實(shí)、完整、規(guī)范的會計(jì)檔案資料。第三，各高職院校應(yīng)將合并后經(jīng)過整理歸檔的全部會計(jì)檔案資料編制成電子檔案，以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)對電子檔案的專項(xiàng)管理，滿足學(xué)校現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校整體情況的需要，同時(shí)滿足學(xué)校內(nèi)部各職能部門開展內(nèi)部管理的要求，切實(shí)提高管理效率。

4 結(jié) 語

會計(jì)檔案不僅是高職院校發(fā)展歷史的綜合反映，更是高職院校開展內(nèi)部管理的法定依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)背景下，高職院校應(yīng)高度重視會計(jì)檔案管理工作，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的重要作用，進(jìn)一步提高高職院校的內(nèi)部管理水平。

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