劉憲梅

[摘 要]職業(yè)院校的檔案包含院校發(fā)展變化的歷史資料、行政管理工作方面的文件、教師科研資料和本校畢業(yè)生學(xué)籍檔案等幾個(gè)方面。這些檔案不論是對(duì)院校還是對(duì)個(gè)人都具有極高的利用價(jià)值，需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專門(mén)的管理和發(fā)掘。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理的技術(shù)和模式也在不斷變化，但筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，職業(yè)院校的檔案管理服務(wù)工作仍有很多難題有待解決，本文將從檔案管理工作中的這些難題出發(fā)，尋找一些解決辦法。

[關(guān)鍵詞]職業(yè)院校；檔案管理；管理服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.109

[中圖分類號(hào)]G717.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

檔案是記載人、事、物歷史的重要原始資料，職業(yè)院校的檔案是對(duì)學(xué)校的人、事、物發(fā)展歷史的記錄，這些記錄學(xué)校管理、教育等各個(gè)方面的珍貴資料具有很高的保存價(jià)值和利用價(jià)值。職業(yè)院校在對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸檔管理時(shí)應(yīng)當(dāng)將多種因素作為依據(jù)，采用多元化的管理手段，直接或間接地保證檔案信息能有效服務(wù)于需求者。

1 職業(yè)院校檔案管理服務(wù)的服務(wù)方式及作用分析

1.1 服務(wù)方式

檔案服務(wù)的形式一般有查閱檔案、檔案外借、出具畢業(yè)生學(xué)籍證明和檔案方面問(wèn)題咨詢等幾個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式一般來(lái)說(shuō)都依賴建立專門(mén)的檔案室來(lái)完成，但隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息管理服務(wù)的方式也悄然發(fā)生變化，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)開(kāi)始被眾人接受。這些新型的檔案管理服務(wù)方式，比以往的紙質(zhì)檔案服務(wù)方式更加便捷、更加方便查閱。

1.2 職業(yè)院校檔案管理服務(wù)的作用

職業(yè)院校的檔案主要有管理方面的檔案、教學(xué)方面的檔案、科研檔案、畢業(yè)生學(xué)籍檔案等幾個(gè)重要方面。職業(yè)院校做好檔案管理服務(wù)工作有以下幾個(gè)方面的作用。

第一，做好檔案管理服務(wù)工作有利于為職業(yè)院校開(kāi)展其他工作提供有效的參考數(shù)據(jù)，保證院校日常工作的平穩(wěn)進(jìn)行。第二，在院校重大事件的決策中，檔案管理服務(wù)平臺(tái)能提供關(guān)鍵、有效的信息，利于決策者進(jìn)行科學(xué)決策，進(jìn)而提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的管理水平。第三，對(duì)科研成果檔案進(jìn)行科學(xué)管理并使之服務(wù)于大眾，有利于實(shí)現(xiàn)理論為實(shí)踐服務(wù)，促進(jìn)科研成果全校共享，真正惠及院校內(nèi)的每一位師生，提高公共管理水平，也有利于共創(chuàng)先進(jìn)文明的校園文化。第四，學(xué)校做好檔案管理服務(wù)工作，有利于提升學(xué)校的品牌形象，贏得社會(huì)對(duì)學(xué)校的認(rèn)可。

2 職業(yè)院校檔案管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案利用率不高，資源浪費(fèi)問(wèn)題突出

筆者在實(shí)際的檔案管理服務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)，雖然院校內(nèi)的各類檔案材料數(shù)量巨大，但實(shí)際的利用率并不高，而且存在各類檔案的利用率不均的現(xiàn)象。一般來(lái)說(shuō)，黨群類、行政管理類及畢業(yè)生學(xué)籍類檔案比其他類型檔案的使用頻率高，教學(xué)資料較低。

雖然大部分院校都建立了電子檔案庫(kù)，但是文書(shū)檔案依然是一種重要的檔案保存管方式，大多數(shù)院校都采用文書(shū)檔案和電子檔案并用的管理模式。兩種管理方式并用給信息資源的整合優(yōu)化提供了很多便利，但也存在很多問(wèn)題。近幾年電腦安裝了檔案軟件，雖然把近幾年的檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案，給查閱、利用帶來(lái)了很多方便，但是由于很多高職院校的建校歷史早，所以存在很多初始時(shí)期的紙質(zhì)檔案，這一類檔案都是珍貴的歷史資料，但往往會(huì)因被人忽視而保管不善，等到需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)白白浪費(fèi)了這么寶貴的檔案資料。此外，電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)旨在更便捷地為師生服務(wù)，但現(xiàn)實(shí)中像網(wǎng)絡(luò)公眾號(hào)等類型的服務(wù)平臺(tái)往往不為人知曉，學(xué)校的推廣力度、師生對(duì)檔案查閱方式的局限認(rèn)識(shí)等因素都又可能導(dǎo)致教師和學(xué)生不了解這些平臺(tái)的具體服務(wù)功能，不知道如何利用這些平臺(tái)，進(jìn)一步造成資源浪費(fèi)。

2.2 檔案管理方法落后，服務(wù)效率低下

雖然現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)了很多便利，但是還有一大部分院校仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)的人工管理文書(shū)檔案，卷宗數(shù)量多，人工查找比較困難，這就浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理服務(wù)的工作效率和檔案使用效率，也會(huì)對(duì)其他工作造成不利影響。

2.3 檔案管理服務(wù)人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)人才

大多職業(yè)院校在招聘檔案管理工作人員時(shí)的準(zhǔn)入門(mén)檻較低，導(dǎo)致現(xiàn)在服務(wù)于檔案管理的工作人員有很多并非檔案管理專業(yè)出身，在管理工作上容易出現(xiàn)很多紕漏。而且，很多工作人員缺乏足夠的服務(wù)意識(shí)，在工作中服務(wù)態(tài)度較差，無(wú)法做到檔案管理真正服務(wù)于需求者。

現(xiàn)代的檔案管理建設(shè)一般都會(huì)采用電子信息庫(kù)的方式，但由于職業(yè)院校在這方面投入較低等原因，大多數(shù)專業(yè)的信息技術(shù)專業(yè)人才不會(huì)選擇在職業(yè)院校就業(yè)，導(dǎo)致學(xué)校無(wú)法建立完善的檔案信息庫(kù)。即使有些學(xué)校建立了相對(duì)完善的檔案服務(wù)平臺(tái)，但也缺少檔案技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)，這些都是阻礙院校檔案管理服務(wù)工作有序進(jìn)展的不利因素。

3 提高職業(yè)院校檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量的辦法

3.1 提高檔案管理服務(wù)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

管理服務(wù)崗位要求服務(wù)人員具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)態(tài)度，因此，學(xué)校要提高檔案管理服務(wù)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，學(xué)校在選用人才時(shí)應(yīng)適當(dāng)提高人才選用標(biāo)準(zhǔn)，加大服務(wù)人員的崗前培訓(xùn)力度和在崗人員的業(yè)績(jī)審核力度，尤其注重培養(yǎng)職工的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用能力；其次，學(xué)校要盡量聘用管理專業(yè)和現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)的人才，以便提高職工的服務(wù)意識(shí)和工作能力，提高檔案管理服務(wù)工作的效率。

3.2 服務(wù)方式多元化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)方式也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，職業(yè)學(xué)校不僅要提高線下服務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)設(shè)網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，以便提高服務(wù)效率。職業(yè)院校的檔案管理服務(wù)要結(jié)合各院校自身的實(shí)際情況，提供多種方式的服務(wù)項(xiàng)目，例如，通過(guò)微信公眾號(hào)查閱檔案信息、網(wǎng)上預(yù)約辦理檔案調(diào)取、開(kāi)設(shè)用戶網(wǎng)上自行填寫(xiě)檔案信息窗口等。在這些新型的服務(wù)渠道開(kāi)通后，相關(guān)部門(mén)要注意加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取檔案管理服務(wù)的工作能惠及所有師生。

另外，學(xué)校還應(yīng)建立信息保護(hù)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)信息安全也是當(dāng)今社會(huì)熱議的一個(gè)話題，院校檔案網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全工程的建設(shè)，防止用戶信息泄露是首要。

3.3 加強(qiáng)與檔案信息需求者的聯(lián)系，及時(shí)收集工作反饋

服務(wù)工作以服務(wù)需求者為目的。首先，檔案管理服務(wù)人員在日常工作中，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與需求者進(jìn)行交流溝通，通過(guò)收集意見(jiàn)了解他們的需求；其次，檔案管理服務(wù)人員要及時(shí)根據(jù)得到的反饋，調(diào)整自身的工作方式和服務(wù)態(tài)度，在日常的工作中讓需求者有更好的交流體驗(yàn)，使其成為檔案信息管理工作的支持者和傳播者。

4 結(jié) 語(yǔ)

目前，職業(yè)院校的檔案服務(wù)管理還有很多問(wèn)題需要解決。在新形勢(shì)下，職業(yè)院校一定要認(rèn)清自己的位置，高度重視檔案管理的作用，并采取合理的措施加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)職能。

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