文 李曉晴

近年來，隨著國(guó)家教育事業(yè)的飛速發(fā)展，普通中學(xué)工程建設(shè)如火如荼，提高了學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的硬件水平，同時(shí)也給普通中學(xué)的基建檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。基建檔案作為學(xué)?；窘ㄔO(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)紀(jì)錄，是學(xué)校檔案中不可或缺的重要部分，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有一定的作用。因此，探討基建檔案的特點(diǎn)及如何科學(xué)化管理勢(shì)在必行。

一、中學(xué)基建檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

基建檔案是指各種建筑物包括教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、圖書館、行政辦公用房、學(xué)生公寓、食堂、體育場(chǎng)所及地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來保管的檔案資料?；n案直接記錄和反映了基本建設(shè)活動(dòng)，是人們認(rèn)識(shí)自然和改造、利用自然活動(dòng)的原始記錄。從內(nèi)容上看，記載了基建工作者從事基建活動(dòng)的過程和結(jié)果，能真實(shí)地反映當(dāng)時(shí)建設(shè)的場(chǎng)景；從形式上看，基建檔案載體上保留著檔案形成者當(dāng)時(shí)活動(dòng)的各種標(biāo)識(shí)，能客觀地反映檔案形成過程中的原始特征。

要想做好基建檔案的收集、整理、歸檔、利用、編研等工作，必須了解它的基本特點(diǎn)。一是基建檔案的專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)使用的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式與載體的文件材料，專業(yè)技術(shù)含量特別高，區(qū)別于一般檔案，所以具有專業(yè)性的特點(diǎn)。二是基建檔案的多樣性?；n案記錄形式有文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等多種樣式，包括紙質(zhì)載體、光盤載體、磁性載體、實(shí)物載體等，所以它具有多樣性的特點(diǎn)。三是基建檔案的成套性。以一個(gè)基建工程為例，一幢樓房中的線路會(huì)形成一系列相關(guān)的文件圖紙，就會(huì)形成一套圖。這就是它的成套性特點(diǎn)。

二、中學(xué)基建檔案管理中的問題和漏洞

由于基本工程建設(shè)具有投資大、流程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、參建單位多、項(xiàng)目文件資料雜等特點(diǎn)，在基建檔案收集、歸檔和利用等方面存在很大的壓力和挑戰(zhàn)，存在各種問題和漏洞。

（一）管理沒有達(dá)到精細(xì)化的程度，基建檔案材料缺失時(shí)有發(fā)生

由于基建檔案資料具有專業(yè)性強(qiáng)、來源渠道分散、載體類型多樣、形成周期長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，檔案人員對(duì)基建工程不能全過程、全方位地參與，造成歸檔率低和歸檔資料的完整性不高。而且，基建工程建設(shè)隊(duì)伍各個(gè)部門之間缺乏相互溝通交流，流動(dòng)性比較大，隨著環(huán)境的不斷變化，時(shí)間的不斷推移，各種圖紙和資料容易丟失，對(duì)學(xué)校以后的評(píng)估、擴(kuò)建、修繕產(chǎn)生影響。

（二）管理模式不能與時(shí)俱進(jìn)，仍然采用傳統(tǒng)模式

學(xué)校對(duì)基建檔案管理重視不足，資金投入較少，沒有使用專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔案的整理還停留在手工抄寫和手工排碼。收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)和利用等方面全是靠手工處理，僅僅是一種物理管理，提供利用的速度慢、效率低，同時(shí)還會(huì)造成檔案的損耗，只能被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層次的檔案服務(wù)。如今，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。

（三）普遍低估基建檔案的價(jià)值，利用率偏低

學(xué)校對(duì)文書檔案、人事檔案較為重視，基建檔案通常處于邊緣地位，雖然各級(jí)檔案工作者對(duì)基建檔案具有的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值、憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值、利用價(jià)值和保存價(jià)值不存在異議，但檔案管理人員管理意識(shí)淡薄、基建檔案利用率不高等現(xiàn)象都制約著學(xué)?；n案作用的發(fā)揮?，F(xiàn)在的利用基本上是“登門造訪式”，幾乎沒有主動(dòng)推送信息的服務(wù)，一般檔案員只滿足于基建檔案利用的行為和利用的數(shù)量，而忽略了利用的實(shí)際效果，沒有建立高效的檔案利用體系。

三、中學(xué)基建檔案科學(xué)管理的辦法和對(duì)策

為保證基建檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，需要在以下幾個(gè)方面下功夫：

（一）配備高素質(zhì)的檔案員，建立健全管理制度

基建工作人員往往只關(guān)注建設(shè)工程的進(jìn)展和質(zhì)量，在完成基建項(xiàng)目時(shí)，沒有完整保存檔案材料的意識(shí)，或?yàn)榱俗约翰殚喎奖悴辉敢鈿w檔，致使很多基建檔案資料常常分散在各個(gè)部門和業(yè)務(wù)人員的手中，造成檔案材料不完整、不系統(tǒng)。為了將基建檔案收集齊全，檔案員就要經(jīng)常深入基層，與施工方及時(shí)溝通，不斷進(jìn)行檔案材料的跟蹤檢查，對(duì)工程資料的形成和整理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不僅要把數(shù)量關(guān)，還要把質(zhì)量關(guān)。另外，按照國(guó)家頒布的《檔案法》，制定完善有效的規(guī)章制度與獎(jiǎng)懲辦法，對(duì)基建檔案的收集、形成、保管和借閱的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有細(xì)致而明確的規(guī)定。同時(shí)，也可以采取一些有效措施，比如預(yù)先收取一定數(shù)量的保證金，等到各類工程竣工結(jié)束交付使用后，相關(guān)資料全部交回再退還。

（二）做好基建檔案工作，需要專業(yè)化和現(xiàn)代化引導(dǎo)

基建檔案與文書檔案相比具有專業(yè)性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)、類型廣泛的特點(diǎn)。首先，基建檔案圖紙、圖表多，文字?jǐn)⑹鲚^少；第二，基建檔案技術(shù)含量高,圖表、數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性強(qiáng)；第三，資料種類多,除文字、圖表、圖紙外，還會(huì)有照片、音頻、視頻等多種形式；第四，基建檔案的保存期限較長(zhǎng)，多數(shù)為永久性保存，包含紙質(zhì)歸檔、光盤硬盤刻錄等多種存儲(chǔ)方式；第五，基建檔案保密性要求較高?；n案的科學(xué)歸檔需要多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平，除了掌握檔案基本知識(shí)外，還要掌握與基建專業(yè)工作相近的專業(yè)知識(shí)，需要專業(yè)化引導(dǎo)；借助計(jì)算機(jī)和各種現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行立卷、歸檔和管理，生成電子檔案，實(shí)現(xiàn)基建檔案的縮微化和數(shù)字化，需要現(xiàn)代化引導(dǎo)。

（三）發(fā)揮基建檔案的價(jià)值，做好開發(fā)利用

充分發(fā)揮基建檔案的歷史憑證作用、法律法規(guī)效用、建設(shè)參考作用是檔案工作者的任務(wù)，所以我們推崇基建檔案開放利用應(yīng)堅(jiān)持及時(shí)原則、區(qū)別原則、法律原則和效益原則。檔案管理員要為基建檔案多層次、多角度的利用提供服務(wù)。借出基建檔案應(yīng)根據(jù)用途和范圍、保密程度等履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，明確歸還時(shí)間，督促借閱人員妥善保管并及時(shí)歸還，記錄利用效果?；n案若有毀損、丟失等情況，檔案部門要馬上報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，研究解決辦法，采取補(bǔ)救措施。

總之，基建單位常常服務(wù)于多行業(yè)多領(lǐng)域，活動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)甚廣，因此建設(shè)單位基建檔案的管理對(duì)于總結(jié)基建成果經(jīng)驗(yàn)具有不可替代的作用，對(duì)于未來基本建設(shè)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新具有非常重要的價(jià)值和意義。普通中學(xué)應(yīng)該針對(duì)基建檔案管理遇到的困境，采取針對(duì)性的措施，促進(jìn)其規(guī)范和健康發(fā)展。