楊秀娟

(哈爾濱市第一社會福利院，黑龍江 哈爾濱 150001)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案工作也得到了很大進(jìn)步。檔案能夠幫助我們更好地處理問題，而在檔案利用中經(jīng)常出現(xiàn)安全問題，使檔案被盜取或者損毀，所以應(yīng)該加強(qiáng)對檔案安全問題的重視，做好檔案的安全管理工作。

一、檔案利用的安全類別

(一)實體安全

通常來說檔案的存在形式有兩種，一種是紙質(zhì)檔案，另一種是電子檔案。對于紙質(zhì)檔案來說，雖然經(jīng)歷時間比較長，保管的措施也在不斷更新，但是仍然存在一些安全漏洞，一旦出現(xiàn)被盜或損毀的情況，將造成很嚴(yán)重的后果，因為某些檔案具有不可復(fù)制性。在檔案管理中工作人員工作疏忽，如果檔案柜忘記鎖，或者出現(xiàn)檔案資料借閱未歸還的現(xiàn)象，都可能造成檔案的安全問題。此外，還存在檔案室沒有建立專門登記簿，檔案隨意借閱。對于電子檔案來說，由于這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，雖然電子檔案的安全性比紙質(zhì)檔案高一些，但是相比紙質(zhì)檔案來說仍然存在很多安全問題，例如電子檔案容易被涂改、刪除、可被復(fù)制等。而且電子檔案的保存條件要求比較高，必須在保存的時候避免人為破壞。

(二)信息安全

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息安全已經(jīng)引起公眾的關(guān)注。檔案信息是檔案管理中的核心內(nèi)容，在檔案信息傳播的過程中，容易發(fā)生信息安全問題。信息安全具體體現(xiàn)在以下兩個方面，一個是電子信息安全。由于電子檔案的讀取涉及到很多數(shù)據(jù)和背景信息，為了保證電子檔案的各項防護(hù)措施都符合相關(guān)的保管要求，需要將電子檔案和背景信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)一同保存，但是在此過程中沒有及時將數(shù)據(jù)安全、完整地遷移，也沒有對這些數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行保存，導(dǎo)致電子檔案打不開。另一個是開放檔案的信息安全。依法公開檔案信息是各級檔案機(jī)關(guān)的一項重要職責(zé)和基本義務(wù)。隨著檔案信息公開的廣泛實施，保存在檔案室和檔案館的檔案信息正在由內(nèi)向型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，檔案開放的利用將呈現(xiàn)出更加多元化的發(fā)展趨勢，也對檔案利用的安全提出了更高的要求。

(三)國家秘密安全

由于我國歷史悠久，所以留存下來的檔案數(shù)量也比較多，其中有很多檔案涉及到國家機(jī)密，這部分的檔案安全事關(guān)重大，必須加強(qiáng)這部分檔案的安全工作。根據(jù)檔案重要性來進(jìn)行加密處理，關(guān)系到國家安全和利益的檔案要做好更高層次的加密處理。對這類檔案限定使用人數(shù)、使用范圍，沒有經(jīng)過相關(guān)機(jī)關(guān)許可不可以隨意復(fù)制。保證這類檔案的安全是各級檔案部門應(yīng)盡到義務(wù)和責(zé)任。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對國家安全工作產(chǎn)生了很大影響，黑客、病毒等不安全因素的出現(xiàn)加大了檔案部門安全保密工作的難度。同時隨著時間的流失，涉及國家機(jī)密的檔案保密級別也在發(fā)生變化，但是仍然有部分檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)的加密體系，這就對檔案安全產(chǎn)生不利影響。

二、做好檔案利用的安全措施

(一)逐漸增強(qiáng)檔案安全責(zé)任感意識

做好檔案安全工作并不是某個單位或者某個個人就可以完成的，而是需要相關(guān)單位的共同協(xié)作，肩負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。各級事業(yè)單位、檔案局等應(yīng)該認(rèn)識到檔案安全的重要性，逐漸增強(qiáng)檔案安全的責(zé)任意識。作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該制定人員負(fù)責(zé)制，遵守相關(guān)的原則，明確負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)，并把安全責(zé)任意識貫穿到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。

(二)逐步完善檔案開放認(rèn)定體系

檔案管理工作是一個復(fù)雜的體系，各層級之間緊密聯(lián)系，檔案管理的各個部門和個人都必須肩負(fù)起檔案利用安全工作的責(zé)任和義務(wù)。相比單位內(nèi)部的檔案部門，檔案館的檔案利用率比較高，而且利用比較廣泛，這就需要檔案館做好檔案的安全控制工作。隨著社會的不斷進(jìn)步，關(guān)于國家機(jī)密的檔案會發(fā)生改變，所以相關(guān)的檔案加密級別認(rèn)定也需要改變。根據(jù)國家相關(guān)的規(guī)定，檔案管理人員需要根據(jù)外部環(huán)境的變化做好檔案發(fā)展工作。同時不斷建立健全檔案認(rèn)定審批體系，爭取檔案管理部門能夠在短時間內(nèi)完成檔案安全系統(tǒng)的建立，并全方位、多角度地開展檔案安全控制工作。

(三)建立并完善信息安全防范措施

在檔案利用的過程中會涉及到檔案信息公開工作，在此過程中各級檔案部門必須加強(qiáng)檔案信息的安全管理制度，做好檔案信息資源的分類管理、檔案信息資源目錄以及檔案信息的審查制度等，保證在檔案利用過程中的檔案完整性和安全性。同時，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況做好檔案的內(nèi)部信息化管理，同時制定好檔案信息的保密制度，在檔案錄入、掃描、歸檔、管理等環(huán)節(jié)中做好信息安全管理。

三、結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理過程中檔案安全問題必須引起檔案部門的重視，因為檔案安全關(guān)系到國家、集體、個人的切身利益，需要各級部門的相互配合，保證檔案利用的安全。作為檔案管理人員來說，應(yīng)該認(rèn)識到檔案安全的重要性，同時不斷提升自身的專業(yè)能力，做好檔案安全工作。作為檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)更加先進(jìn)的管理理念，為檔案管理工作提供足夠的設(shè)備和資金。做好檔案管理工作也是維護(hù)社會穩(wěn)定的一個方面。

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