趙文博

摘 要：近些年，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案就是信息資源，從當前檔案管理的現(xiàn)狀來看，保密工作已經(jīng)得到了廣泛的認可，保密管理是檔案管理的重要內容，其有賴于保密制度的建設與完善，然而，就當前檔案管理中保密制度的現(xiàn)狀來看，存在著一些問題，比如密級劃分不科學、制度內容不完善、規(guī)章條款不細致、違規(guī)懲戒不嚴格，針對這些問題，文章給出了針對性的建議，如科學劃分密級、完善制度內容、細化制度條文、加強執(zhí)行效力等。

關鍵詞：檔案管理；保密制度；完善對策

1 檔案管理保密制度中存在的問題

1.1 密級劃分不科學

根據(jù)《中華人民共和國保密法》以及其他相關規(guī)定，檔案的密級主要有三個層次，絕密、機密、秘密，不同的密級其保密程度有著很大的差異性。絕密是最高的密級層次，多和國家以及企業(yè)安全有著密切的關系，絕密檔案的泄露很有可能給國家、社會、企業(yè)等帶來巨大的損害，因此，必須采取最為完備的保密措施。由于當前并沒有關于絕密檔案劃分的嚴格標準，導致檔案管理中很多本應該劃分為絕密的檔案被人為的歸類到了機密乃至秘密，降低了保密等級。保密等級的降低勢必會影響到檔案保密的資源配置，影響了檔案的安全性。

1.2 制度內容不完善

對檔案管理而言，檔案泄密可能發(fā)生在任何一個環(huán)節(jié)，因此，保密制度的建設必須立足檔案保密的實際需要，盡可能做到完善，這是降低檔案泄密風險的先決條件。隨著我國檔案保密工作的深入開展，制度建設所涵蓋的內容也越來越寬泛，但仍然存在著一些不足的地方，比較典型的便是庫房保密工作存在嚴重的欠缺。庫房作為檔案存儲的地方，對位置、環(huán)境以及安保措施均有著較高的要求。部分單位僅僅重視檔案內容的保密，對庫房建設卻缺乏應有的重視，庫房環(huán)境惡劣的現(xiàn)象不載少數(shù)，部分檔案甚至出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，而安保措施的欠缺也使得檔案被盜的風險無限增加。

1.3 規(guī)章條款不細致

如前所言，在檔案管理中，泄密可能發(fā)生在任何一個流程中的任何一個環(huán)節(jié)，一旦泄密，其所造成的負面影響是難以預估的，特別是對于絕密文件而言，更是如此。因此，在保密制度的建設中，必須緊扣保密工作的實際需要，從細節(jié)層面著手，盡可能降低泄密發(fā)生的可能性。但就當前檔案保密現(xiàn)狀來看，規(guī)章條款不細致的現(xiàn)象是客觀存在的。絕大多數(shù)單位僅僅從宏觀層面制定了一些保密總綱，沒有從檔案可能發(fā)生泄密的環(huán)節(jié)著手細化檔案保密的具體要求以及操作要點。由此導致的直接后果便是檔案內容意外泄密的現(xiàn)象始終得不到有效的遏制，比如在檔案查閱中的信息泄露。

1.4 違規(guī)懲戒不嚴格

世不患無法，患無必行之法。檔案保密工作的開展除了需要完善的保密制度以外，更需要強大的制度執(zhí)行力，否則檔案保密制度只能淪為一紙空文，影響檔案保密的效果。時至今日，絕大多數(shù)單位已經(jīng)就檔案保密的實際需要出臺了相關的制度，并且在不斷完善制度的內容。但制度的執(zhí)行力并不容樂觀。除了部分涉及到國家安全以及單位核心利益的檔案，在制度執(zhí)行中有著較強的執(zhí)行力，大部分單位在檔案管理中完美沒有意識到制度執(zhí)行的重要性，存在違反制度不予懲戒的現(xiàn)象，致使違規(guī)操作行為長期得不到有效的糾正。

2 檔案管理保密制度完善對策

2.1 科學劃分密級

在檔案管理中，密級的劃分是最為基礎的內容，合理的劃分密級不僅是優(yōu)化保密工作資源配置的前提條件，也是盡可能降低絕密、機密檔案泄露的客觀需要。因此，管理部門需要根據(jù)檔案的實際內容以及泄密可能導致的影響來劃分密級，對可能影響單位、社會、國家利益的檔案要設置為絕密，并做好專門的保密工作。

2.2 完善制度內容

一直以外，我國在檔案保密工作中都堅持的是檔案中心思想，將檔案內容的保密作為各項工作開展的核心，一定程度上忽略了外圍的保密，尤其是存放環(huán)境的保密。事實上，由于庫房環(huán)境本身不佳，導致檔案損壞乃至被盜的現(xiàn)象并不少見，因此，必須完善制度建設的內容，根據(jù)保密工作的實際需要來豐富制度內容。比如，將庫房保密作為保密制度建設的要點，將選址、環(huán)境、安保等均納入保密制度建設的范疇，提高保密工作的實效性。

2.3 細化制度條文

對檔案的保密工作而言，開展起來有一定的難度，因為保密工作的范圍非常廣泛，凡是可能涉及泄密的環(huán)節(jié)，都是保密工作所必須高度重視的地方。而目前的保密制度并沒有就各個環(huán)節(jié)的保密操作以及注意要點做出明確的規(guī)定，影響了保密工作的開展。因此，在保密制度的完善中，必須將細化制度條文作為完善的重要內容，根據(jù)保密工作開展的實際需要，制定更多地二級保密規(guī)章，與保密總章構成完整的保密制度體系，降低泄密發(fā)生的可能性。

2.4 加強制度建設，建立責任追究機制

安全保密工作僅僅靠員工意識提升是遠遠不夠的，還需要建立嚴密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實際出發(fā)，結合保密的需求建立相應的制度。比如針對接收檔案，可以制定具體的接收標準；針對查閱檔案資料，可以設定查閱的制度等等。制度內容應完善，具有實際操作性。在制度建立之后，應楊哥的貫徹落實。檔案管理的負責人應定期根據(jù)制度規(guī)定，檢查每個部門的檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過程中應加大監(jiān)督力度，嚴格檔案的查閱手續(xù)，禁止外來人員或者非該崗位職工復制或者拍攝檔案內容。在借閱檔案的時候，管理者應明確借閱人的借閱目的和動機，主要靠以下三個步驟：一是靠嘴。通過嘴上詢問了解利用者的查閱意圖，掌握他們的動機；二是靠眼，主要是觀察每個利用者的舉動，一旦發(fā)現(xiàn)可疑人員應立即詢問；三是靠手。當利用者查閱了檔案資料之后，管理者應及時整理檔案，查看是否有遺漏或者缺失。

除了制定檔案管理的具體制度，還應當建立責任追究機制，明確管理者的具體職責，同時也督促管理者和責任人提高安全警惕。以往許多單位都沒有責任追究機制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現(xiàn)了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現(xiàn)在針對這些行為應追究責任到個人，并且做出相應的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違法制度規(guī)定私自向他人提供檔案資料或者銷毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內容；四是違反制度規(guī)定將檔案據(jù)為己有。

2.5 提高從業(yè)人員素質

檔案管理者從事檔案日常保管與維護工作，其工作崗位決定了他們具有知秘早、知秘多、知秘深的特點，因此，培養(yǎng)并提高檔案管理者的職業(yè)素質至關重要。檔案管理者的職業(yè)素質包括職業(yè)道德與專業(yè)技能，在職業(yè)道德方面，檔案管理者應該樹立歷史唯物主義哲學觀，甘于寂寞，安心本職，具有高度的事業(yè)心與強烈的責任感，具有積極主動、周到細致的服務態(tài)度；在專業(yè)技能方面，檔案管理者必須掌握四種技能：1）檔案專業(yè)知識；2）業(yè)務管理知識；3）現(xiàn)代化設備操作技能；4）書法技能。另外，檔案管理者還要學會“善忘”，在非工作場合善于忘卻工作內容，防止自己在不知不覺中泄露秘密，避免說者無意，聽者有心。無論在什么時間什么場合，檔案管理者都要把維護檔案安全視作自己的第一要務。

3 結束語

不可否認，當前我國檔案保密管理中仍然存在著不少的問題，尤其是在保密制度的建設中，制度內容不完善、制度條款不細致、制度執(zhí)行乏力等現(xiàn)象的存在，嚴重影響了檔案保密的實效性，因此，必須緊扣檔案保密工作的需要，不斷完善保密制度，提升保密效果，降低泄密風險。

參考文獻

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