朱建國

摘 要：中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員要創(chuàng)新檔案管理思維，帶動學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。文章從職業(yè)教育學(xué)校要不斷更新檔案管理思維，健全檔案管理章程、確保檔案管理正規(guī)高效，加大檔案設(shè)備投入、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的實用價值、注重開發(fā)利用，科學(xué)管理實物檔案、便于利用等方面，研究中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理；創(chuàng)新思維；章程；設(shè)備

中圖分類號：G718.3；G271 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2018）03-0051-01

一、職業(yè)教育學(xué)校要不斷更新檔案管理思維

（1）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理責(zé)任體系。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，是學(xué)校建立檔案正規(guī)有序的前提。學(xué)校應(yīng)不斷加強對檔案管理工作的正確領(lǐng)導(dǎo)，真正做到思想重視、認識到位、落實有力。在制訂學(xué)校檔案計劃時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要組織召開部署會議，聽取檔案匯報，研究解決工作必備的庫房、設(shè)備、經(jīng)費、人員配備等實際問題。要根據(jù)處室有關(guān)人員的變動，及時調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室，而且還要調(diào)整“兼職檔案員”為“處室檔案員”。由專人負責(zé)處室檔案，切實將責(zé)任落實到人，形成以校長分管、辦公室主任主管、綜合檔案室具體負責(zé)、各處室協(xié)助抓好的四級檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

（2）積極支持處室檔案員參加上級部門及學(xué)校內(nèi)部組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和工作會議，交流工作經(jīng)驗，不斷更新業(yè)務(wù)知識。中職檔案員應(yīng)及時學(xué)習(xí)檔案知識、擴充檔案管理技能，及時學(xué)習(xí)前沿的檔案管理的先進技術(shù)。職業(yè)學(xué)校各處室檔案管理員多是兼職，沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，對檔案管理多是延續(xù)前任的工作方法和技能。多以收集本處室的活動材料為主，移交、保存、存檔、檢索、利用都沒有形成系統(tǒng)的程序和方法。學(xué)校要及時組織各處室檔案員進行檔案知識的學(xué)習(xí)和檔案方法的整理，提高處室檔案員的責(zé)任意識。

（3）要提高全校教師的檔案意識。檔案工作絕不是檔案員個人的事情，而是牽扯學(xué)校方方面面，甚至每一個教師的利益。學(xué)校要讓教師了解檔案知識，明白檔案的重要性。學(xué)校要充分利用全體教職工大會、中層干部工作會議、處室檔案員會議和學(xué)校網(wǎng)站，進行《檔案法》等文件的學(xué)習(xí)和宣傳，加大檔案收集、保護的宣傳力度，提高全體教職工的檔案意識。

二、健全檔案管理章程，確保檔案管理正規(guī)高效

檔案室應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)檔案管理辦法要求，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的新形勢和新情況，修訂完善《學(xué)校檔案管理辦法》《檔案材料歸檔制度》《學(xué)校各處室歸檔范圍》等制度。所有文件均按年度、以件為單位的管理辦法歸檔。歸檔材料每年底由各處室檔案員整理后，經(jīng)部門負責(zé)人簽字，移交檔案室。實行電子件和紙質(zhì)件雙套管理，案卷質(zhì)量要符合國家規(guī)范要求，無圓珠筆件、鉛筆件、破損件，檔案完整率95%以上、準確率100%，做到檔案管理規(guī)范、科學(xué)、有序。

三、加大檔案設(shè)備投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

首先，在檔案硬件設(shè)施上要舍得投入，著力加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作。學(xué)校將辦公室、庫房和閱覽室三室分開，而且增加了專用庫房，升級檔案櫥柜為檔案密集架，并配備光盤檔案柜、空調(diào)機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器。其次，緊跟時代檔案建設(shè)步伐。學(xué)校專門配備了查檔專用計算機、打印機、碎紙機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化工作設(shè)備，以滿足檔案管理的需要。學(xué)校還購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施有了很大的改善。

四、充分發(fā)揮檔案的實用價值，注重開發(fā)利用

首先，編制檔案檢索工具，是充分發(fā)揮檔案作用、直接體現(xiàn)出保管檔案效果的一項重要工作。學(xué)校應(yīng)按照新的檔案分類編號辦法編制《檔案分類目錄》，編制完備的機讀目錄，加大檔案信息化管理，更好地為師生服務(wù)。其次，認真協(xié)調(diào)好上下級、部門與部門之間的關(guān)系。檔案室應(yīng)把學(xué)校各個部門的檔案材料收集起來重新篩選、評定、組合，按照歸檔要求有計劃地進行歸檔。再次，加大檔案信息開發(fā)利用的力度，努力使檔案作用提高到新的層次和水平，真正達到資源共享的要求?，F(xiàn)在學(xué)校已經(jīng)建立起比較穩(wěn)定、高效的電腦管理系統(tǒng)，同時建設(shè)了校園網(wǎng)，增強了檔案部門與學(xué)校各部、處、科室、組等計算機終端主機相連，組成校園局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫與其中心數(shù)據(jù)庫資源共享，提高了檔案的利用率和便捷性。學(xué)校檔案部門可以在校園網(wǎng)站中發(fā)布通知，提供開放的檔案目錄、條目數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫等，并在網(wǎng)站上建立專門的檔案信息檢索入口，讓學(xué)校師生可通過身份認證后快速便捷地查詢和利用相關(guān)檔案。

五、科學(xué)管理實物檔案，便于利用

職業(yè)學(xué)校實物檔案包括學(xué)生實訓(xùn)的模具機床、電器設(shè)備、數(shù)控車、數(shù)控銑、焊接設(shè)備、汽修設(shè)備等。這些設(shè)備除了按照檔案規(guī)定整理辦法的制度整理外，還應(yīng)該在創(chuàng)新、開放、共享的理念下發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。在每一件機器設(shè)備上利用現(xiàn)在的二維碼掃描功能可實現(xiàn)該機器設(shè)備的共享信息，而利用手機二維碼的掃描功能可以輕松得到該設(shè)備的性能、原理、保管者、操作流程、維修時間等，提高實物檔案的利用率。

六、結(jié)束語

綜上所述，把“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念融入到檔案管理是當代檔案員義不容辭的使命擔(dān)當。職業(yè)院校的檔案管理必須要不斷創(chuàng)新管理辦法，健全檔案管理章程，加大設(shè)備投入，充分發(fā)揮檔案的實用價值，更好地為教學(xué)服務(wù)。

參考文獻：

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