葉志遠(yuǎn)

（山東省萊州市婦幼保健院，山東 萊州 261400）

0 引言

目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理工作處于一種較為封閉和落后的狀況，檔案管理工作者甚至醫(yī)院管理者的檔案管理思想均存在一定的局限性[1]，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行記錄，導(dǎo)致了檔案管理工作中一系列問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步造成一定的影響[2]。因此為了促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，必須更新檔案管理的落后理念，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，體現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理水平低下，管理力度缺乏

針對(duì)我國(guó)目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理水平低下、管理力度缺乏是檔案管理工作中最為顯著的問(wèn)題，檔案管理工作人員由于檔案專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏，在檔案材料的收集、整理、歸檔等工作中存在一定的問(wèn)題，例如醫(yī)護(hù)工作者在科研方面、職稱考評(píng)方面、業(yè)績(jī)考核等的材料不進(jìn)行歸檔的話，會(huì)導(dǎo)致歸檔材料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性、歸檔材料無(wú)法及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，人事檔案缺乏，無(wú)法反映本人的真實(shí)情況。

1.2 檔案管理手段落后

在醫(yī)院檔案管理工作中，查閱人事信息主要采用人工查找，檔案的存儲(chǔ)柜依然是鐵皮柜，占地面積較大，目前缺乏單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，而且檔案存儲(chǔ)的空間也沒(méi)有得到合理的使用，鐵皮柜不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，而且容易遺漏和丟失，檔案的準(zhǔn)確性難以得到保障，為檔案管理工作帶來(lái)了許多不必要的麻煩[3]。

1.3 檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

目前，許多檔案工作人員以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層，對(duì)檔案管理工作依然存在較大的誤差，認(rèn)為檔案工作屬于事務(wù)性保管工作，而并非醫(yī)院主要的工作，這種落后的檔案工作思想已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的需求。同時(shí)部分醫(yī)護(hù)人認(rèn)為檔案屬于可有可無(wú)的存在，只要做好自己在醫(yī)院中的本職工作即可，對(duì)自己的人事檔案沒(méi)有給予足夠的重視，更有甚者連自己的人事檔案在何處都不清楚，或者有的人認(rèn)為檔案應(yīng)由自己保管而不是醫(yī)院保管、無(wú)法及時(shí)補(bǔ)充歸納材料等，這些觀念都會(huì)導(dǎo)致人事檔案材料缺失。對(duì)于醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為缺乏，受到時(shí)間和專業(yè)知識(shí)的限制，工作重心放在醫(yī)療工作中，導(dǎo)致了檔案管理人員無(wú)法及時(shí)地進(jìn)行存檔，同時(shí)由于缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和宣傳，使得檔案管理人員和本人無(wú)法對(duì)檔案中缺乏的材料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和更新。

1.4 檔案交接工作手續(xù)不完善

醫(yī)院進(jìn)行轉(zhuǎn)型后，由于醫(yī)院的主要工作是提高醫(yī)療水平、改善醫(yī)療環(huán)境，為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，導(dǎo)致目前大部分醫(yī)院檔案交接制度依然比較落后，醫(yī)護(hù)人員在工作發(fā)生調(diào)動(dòng)，或者離崗時(shí)，交接工作問(wèn)題較大，認(rèn)為檔案交接工作僅僅只是一連串鑰匙交接的工作，導(dǎo)致了檔案管理工作前后嚴(yán)重脫節(jié)，出現(xiàn)許多交接問(wèn)題影響到后續(xù)檔案管理的工作，例如不按程序進(jìn)行檔案和手續(xù)的交接、檔案檢查工作不細(xì)致、該簽字的地方?jīng)]有簽字等，導(dǎo)致了問(wèn)題責(zé)任無(wú)法劃分情況的發(fā)生[4]。

2 人事檔案管理對(duì)策

2.1 健全完善檔案管理制度

檔案管理制度必須符合自身醫(yī)院的現(xiàn)狀，以醫(yī)院的特點(diǎn)和管理的需求為出發(fā)點(diǎn)，建立科學(xué)合理的管理制度，對(duì)于醫(yī)院職工檔案材料的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出嚴(yán)格進(jìn)行登記，并且可以通過(guò)建立職工檔案借閱登記制度等方式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方案管理制度。檔案管理制度的完善必須具備實(shí)用性和簡(jiǎn)潔性，才能更好地發(fā)揮管理制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用，同時(shí)需要保證制度的約束性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行工作[5]。

2.2 完善檔案管理硬件設(shè)施

在檔案管理工作中，需要加大檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，例如配備獨(dú)立的檔案庫(kù)房，安裝電腦、檔案密集架等常規(guī)設(shè)備。同時(shí)需要加快檔案信息化的進(jìn)程，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理[6]。建議建立公開(kāi)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，提升檔案管理工作的透明性、公正性，從而使得醫(yī)護(hù)人員在職稱晉升、干部聘用等方面實(shí)現(xiàn)公平性、合理性。

2.3 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

加大對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是更新檔案管理理念的基礎(chǔ)，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)材料的收集工作，完善和補(bǔ)充檔案的基本內(nèi)容，提高檔案的利用價(jià)值[7]。最為重要的一點(diǎn)應(yīng)加大對(duì)于檔案管理重要性的宣傳，開(kāi)設(shè)專門的咨詢服務(wù)窗口，或者利用多種渠道，向醫(yī)院管理階層以及醫(yī)護(hù)人員普及人事檔案管理的重要性，提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知度。

2.4 嚴(yán)格遵循程序進(jìn)行交接工作

目前我國(guó)人事檔案交接工作中的問(wèn)題較為繁雜，應(yīng)提高醫(yī)院內(nèi)每一位檔案管理工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，人事檔案交接工作應(yīng)嚴(yán)格按照程序進(jìn)行交接，首先應(yīng)對(duì)保管的檔案進(jìn)行全面清理，保證與財(cái)務(wù)相符，對(duì)借出的檔案要及時(shí)收回，并整理借據(jù)，同時(shí)對(duì)未整理的文件材料要做好分類工作和清理，并及時(shí)歸檔，檔案的交接需要嚴(yán)格遵循交接時(shí)間、地點(diǎn)、移交人、接收人、職務(wù)、頁(yè)數(shù)等各種要求，同時(shí)需要在移交文件上進(jìn)行簽字，負(fù)責(zé)地對(duì)待交接工作[8]。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案體現(xiàn)出了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展和變遷，是文化的一種傳承，因此必須認(rèn)真對(duì)待人事檔案管理工作，結(jié)合自身醫(yī)院實(shí)際，理清檔案管理工作的思路和發(fā)展方向，不斷的學(xué)習(xí)、改革和創(chuàng)新[9]。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最為重要的一點(diǎn)即為改善落后的管理思路，建立新的、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案思想和理念，完善管理措施，切實(shí)加強(qiáng)自身建設(shè)[10]?？傮w來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化需要全體檔案工作人員的進(jìn)步與合作，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)院和社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1] 李亞萍,劉燕紅.醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化精細(xì)化管理的方法探究[J].科教導(dǎo)刊:電子版,2017,9(22):288-289.

[2] 王夢(mèng)怡.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理之思考[J].人才資源開(kāi)發(fā),2016,24(14):191.

[3] 薩如拉.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的加強(qiáng)和持續(xù)發(fā)展研究[J].山東工業(yè)技術(shù),2016,25(22):231.

[4] 劉穎.淺析人事檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用[J].社會(huì)科學(xué):文摘版,2016,38(11):3.

[5] 甄玲,劉吉羊,雷蕾,等.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑研究[J].中國(guó)管理信息化,2016,19(4):183-183.

[6] 姜向聰.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2016,22(25):86.

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[8] 丁秀紅.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理促進(jìn)人才戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)[J].檔案管理,2016,34(3):89-90.

[9] 周超, 譚欽文, 尹軍. 醫(yī)院特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀分析與管理探討[J]. 中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備, 2017, 14(9):135-137.

[10] 劉慶華. 實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,26(7):66-67.