李愛軍（甘肅三輪建設項目管理有限公司， 甘肅 白銀 730900）

項目監(jiān)理資料是項目監(jiān)理工作中各項控制與管理的依據與憑證，是反映監(jiān)理工作水平的一個窗口。項目監(jiān)理資料的整理對工程進度、投資、質量的控制及安全管理工作具有一定的檢查和促進作用。資料的完整性、準確性和規(guī)范化程度是監(jiān)理工作成果優(yōu)良與否的重要體現(xiàn)，也是當工程發(fā)生質量、安全問題或事故后追索舉證時提供自我保護的依據。那么，應如何對項目監(jiān)理資料進行整理和歸檔？筆者就這一問題，作以下探討和交流。

1 項目監(jiān)理部資料管理的總體要求

(1)對監(jiān)理資料進行整理、歸檔及保管的依據是 GB /T 50319－2013《建設工程監(jiān)理規(guī)范》和 GB/T 50328－2014《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》。

(2)項目監(jiān)理部需收集、整理的資料，從來源上可分為由監(jiān)理自身在項目監(jiān)理工作中形成的資料和外來資料(如業(yè)主、施工方提供的資料等)兩部分；從歸檔角度可分為臨時性資料和歸檔資料兩部分。

(3)監(jiān)理資料的整理與歸檔應滿足“及時真實、分類有序”的要求。

(4)項目監(jiān)理部要對監(jiān)理工作實施過程中有關資料的收集、分類、組卷、歸檔和保管等全過程進行控制，確保監(jiān)理資料整理與歸檔的規(guī)范、完整和及時。

(5)因施工過程中，監(jiān)理部出具的監(jiān)理文件均向建設單位報送有原件，故竣工階段監(jiān)理資料整理歸檔時，除監(jiān)理合同另有約定外，應向本單位移交一份原件，向建設單位移交一份原件(如建設單位能將監(jiān)理部曾報送的原件返回)或復印件。

2 項目監(jiān)理部人員的管理職責

(1)總監(jiān)(或總監(jiān)代表，下同)為項目監(jiān)理部監(jiān)理資料管理的總負責人，并指定專人專職(或兼職)擔任監(jiān)理部資料員，負責建設單位、本單位、上級主管部門來文的收文登記、監(jiān)理部對外發(fā)文的登記及監(jiān)理部歸檔資料的分類整理；各專業(yè)監(jiān)理人員應負責本專業(yè)施工報審資料的收集和分類保管。總監(jiān)應經常性地對監(jiān)理部資料員及專業(yè)監(jiān)理的資料收集、分類管理工作進行檢查和指導。

(2)項目總監(jiān)應在第一次工地會議上與施工、建設單位商定本工程應采用的資料表格類型(房建、市政、水利、石化、石油、電力等)以及向項目監(jiān)理部編報的施工資料份數(shù)(原則上不應少于3份，具體按施工合同約定執(zhí)行；且每份報審、報驗資料上必須以新版監(jiān)理規(guī)范中的相關 B 類用表做封皮)。

(3)項目總監(jiān)應在第一次工地會議上要求施工方針對本項目各單位、分部、分項、檢驗批或單元工程的劃分編報書面方案，經專業(yè)監(jiān)理與總監(jiān)審批后實施(房建工程除外)。

(4)各專業(yè)監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進行認真檢查，不得接受經涂改的報審資料；對需由項目監(jiān)理部保存的資料，應于審簽后及時提交項目監(jiān)理部資料員登記、保管。

(5)項目監(jiān)理部資料員在總監(jiān)的業(yè)務指導下，負責監(jiān)理部歸檔資料的收集、分類、登記、整理、立卷工作。應做到存放整齊、有序，便于查找和歸檔；如將不同類資料放在同一盒內時，應在資料盒的脊背處標明資料類別。

(6)對于已交歸項目監(jiān)理部資料員保管的監(jiān)理資料，如本項目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還；其他人員借用，須經總監(jiān)同意并辦理借用手續(xù)，由資料員負責收回。

(7)工程完工后，總監(jiān)應指導項目監(jiān)理部資料員對需歸檔的監(jiān)理資料及時進行整理、立卷，并分別編制向建設單位和本單位移交的證書(附資料明細)；經立卷人(資料員)、審核人(總監(jiān))簽字后，自竣工驗收之日起 1 個月內向本單位技術部門辦理資料報審手續(xù)。技術部門應在1周內對歸檔資料的內容和裝訂質量完成審驗；對審驗不合格的資料，應在提出問題和明確要求后退回項目監(jiān)理部限期整改；對審驗合格的歸檔資料，由本單位檔案管理員確定檔號，并在案卷封面、案卷脊背填寫檔號后存檔，電子版與紙質版的移交證書均由本單位檔案員統(tǒng)一保存，以便項目監(jiān)理資料的檢索與查詢。需交付建設單位的，應在收到監(jiān)理費尾款后及時予以交付，并將書面移交證書補充加入向本單位歸檔的監(jiān)理資料中。

(8)交付本單位的監(jiān)理歸檔資料，需同時向本單位檔案管理部門拷貝電子版資料 1 份(不含施工方報驗資料)。

(9)涉密資料按本單位的涉密制度執(zhí)行。

3 歸檔監(jiān)理資料的整理

(1)紙質工程資料應為原件，內容必須真實、準確，能夠真實反映工程建設施工活動的全過程。

(2)資料組卷的排列順序為：案卷封面(牛皮紙外包)、卷內目錄、監(jiān)理文件、卷內備考表。

(3)資料必須裝訂。裝訂時剔除原有訂書針，采用線繩三孔左側裝訂法，孔距 8 cm，孔距左邊距 1.5 cm；裝訂要整齊、牢固。

(4)歸檔監(jiān)理文件中屬于承包單位編制的施工文件范疇的，項目監(jiān)理部僅向公司歸檔；不重復向建設單位歸檔(如《工程材料、構配件、設備報審表》和《分包單位資格報審表》及其附件)。

(5)已裝訂成冊，自成一卷的資料可不再重復裝訂(如監(jiān)理投標文件、監(jiān)理日志、收發(fā)文本等)。

(6)卷內目錄要求采用打印方式。卷內備考表除立卷人、審核人簽字與日期處手填外，其余均為打??；案卷封面內容以楷體或宋體手填，要求字跡工整、大小與填寫內容適宜；案卷脊背處只填寫檔案編號。

(7)其余立卷流程、原則、方法、卷內文件排列、案卷編目、案卷裝訂按 GB/T 50328－2014《建筑工程文件歸檔范圍》的相關規(guī)定執(zhí)行。

4 工程準備階段的監(jiān)理資料明細

(1)合同及招投標文件：① 建設工程施工合同及施工招投文件(屬建設單位提供的臨時資料)；②各類建設單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務的合同及招投標文件(屬建設單位提供的臨時資料)；③監(jiān)理合同及招投標文件(屬監(jiān)理單位提供的歸檔資料)。

(2)勘察及設計文件(屬建設單位提供的臨時資料)：①工程地質勘察報告；②人防、環(huán)保、消防等有關主管部門對設計方案或施工圖設計文件的審查意見；③施工圖設計文件；④施工圖設計文件的審查意見及設計答復；⑤節(jié)能設計備案文件；⑥測量基礎資料。

(3)開工審批文件：①建設工程規(guī)劃許可證及其附件(屬建設單位提供的臨時資料)；②建設工程施工許可證(屬建設單位提供的歸檔資料；若為復印件，需加蓋建設單位公章并注明原件保存部門后由責任人簽字)。

(4)工程建設基本信息文件：①加蓋監(jiān)理單位公章(原印章)的企業(yè)資質證書復印件(屬監(jiān)理單位提供的臨時資料)；②監(jiān)理單位法定代表人授權書及總監(jiān)質量終身責任承諾書(屬監(jiān)理單位提供的臨時資料)；③總監(jiān)任命文件、監(jiān)理部人員名單及加蓋公司公章(原印章)的人員上崗證書復印件(屬監(jiān)理單位提供的歸檔資料)。

工程準備階段的監(jiān)理臨時資料(可為復印件)待工程完工后，交建設方或由項目監(jiān)理部自行銷毀；監(jiān)理歸檔資料經整理后僅向本單位歸檔(不向建設單位歸檔)。

5 施工階段監(jiān)理資料明細

(1)監(jiān)理工作指導性文件(屬項目監(jiān)理部編制的歸檔資料)：①監(jiān)理規(guī)劃；②各專業(yè)監(jiān)理實施細則；③旁站監(jiān)理方案；④安全監(jiān)理方案。

(2)監(jiān)理報告類文件(屬項目監(jiān)理部編制的歸檔資料)：①監(jiān)理月報；②監(jiān)理報告(或專題報告)、通報；③單位工程施工質量評估報告；④地基基礎、主體結構等分部工程施工質量評估報告；⑤監(jiān)理周報或日報(如有)。

(3)會議紀要類文件(屬項目監(jiān)理部編制的歸檔資料)：①第一次工地會議紀要；②監(jiān)理部出具的專題會議紀要；③監(jiān)理例會紀要。

(4)監(jiān)理控制類文件：①監(jiān)理通知單及監(jiān)理通知回復單(屬項目監(jiān)理部與承包方編制的歸檔資料)；②工程開工令及工程開工報審表(屬項目監(jiān)理部與承包方編制的歸檔資料)；③工程暫停令、工程復工令及工程復工報審表(屬項目監(jiān)理部與承包方編制的歸檔資料)；④工程款支付證書及工程款支付報審表(屬項目監(jiān)理部與承包方編制的臨時資料)；⑤施工進度計劃報審表(屬承包方編制的臨時資料)；⑥費用索賠報審表及索賠意向通知書(屬承包方編制的臨時資料)；⑦工程臨時/最終延期報審表(屬承包方編制的歸檔資料)。

(5)監(jiān)理工作記錄文件(屬項目監(jiān)理部編制的歸檔資料)：①旁站記錄；②各專業(yè)監(jiān)理日志；③收發(fā)文本；④見證取樣登記記錄及見證試驗檢測匯總表。

(6)工作聯(lián)系單(屬歸檔資料)、來往函件(屬臨時資料)及監(jiān)理內部文件(屬臨時資料)：①建設單位出具的工作聯(lián)系單；②承包單位出具的工作聯(lián)系單；③項目監(jiān)理部出具的工作聯(lián)系單；④建設單位函件；⑤施工單位函件；⑥其他(如設計、政府部門等單位)函件；⑦監(jiān)理內部文件(技術性文件、法規(guī)性文件、監(jiān)理單位發(fā)文等)。

(7)屬歸檔的施工報審、報驗資料(含附件)：①分包單位資格報審表；②圖紙會審記錄；③設計變更通知單；④工程變更單；⑤工程洽商記錄(技術核定單)；⑥分部、分項工程報驗表；⑦施工控制測量成果報驗表；⑧隱蔽工程報審、報驗表；⑨涉及消防、安全、衛(wèi)生、環(huán)保、節(jié)能的施工主要材料、構配件、設備報審表及進場復試報告(房建、市政工程詳見 GB/T 50328－2014 附表 A.0.1 和B.0.1～B.0.3 中施工文件標注“▲”的內容，其他工程參照執(zhí)行)；⑩建設工程質量事故調查、勘查記錄、質量事故報告及處理資料。

(8)屬臨時保存的施工報審、報驗資料(含附件)：①施工組織設計/(專項)施工方案報審表；②涉及檢驗批、施工單位試驗室等內容的報審、報驗表；③非“(7)⑨”中所列的其他材料、構配件、設備報審表。

(9)監(jiān)理部三標一體管理資料(屬項目監(jiān)理部編制的臨時資料)：①項目環(huán)境因素識別與評價表；②項目危險源識別與評價表；③項目重要的環(huán)境因素清單；④項目不可接受風險清單；⑤施工現(xiàn)場不可接受風險、重要環(huán)境因素檢查表；⑥法律法規(guī)及其他要求清單；⑦應急培訓、演練計劃與應急培訓、演練記錄；⑧員工崗位技能評定表；⑨建工程質量、安全整改結果報告；⑩項目監(jiān)理部應急預案。

上述歸檔監(jiān)理資料中，“(5)”中的“①～③”和“(7)”的內容，僅向本單位歸檔，其余資料向監(jiān)理與建設單位分別歸檔、移交。針對 GB/T 50319－2013《建設工程監(jiān)理規(guī)范》中涉及的“B”類施工報審、報驗用表及所附施工資料和“C”類用表，項目監(jiān)理部均應留存 1 份原件，以防施工方的資料遺失，并便于質量監(jiān)督部門與本單位的資料核查。其中：屬項目監(jiān)理部臨時保存的該部分資料，在竣工驗收前，由項目監(jiān)理部統(tǒng)一返還承包單位，并要求承包單位將所有“B”類施工報審、報驗用表及所附施工資料和“C”類用表，統(tǒng)一裝訂于向建設單位移交的歸檔施工資料中。

6 竣工驗收階段監(jiān)理資料明細

(1)監(jiān)理總結：①監(jiān)理工作總結；②監(jiān)理單位工程質量評估報告(單表)；③監(jiān)理資料向建設單位移交證書。

(2)承包方提交的工程竣工驗收報告及單位工程竣工驗收報審表。

(3)建設單位提供的竣工驗收與備案資料：①工程竣工驗收會議紀要；②工程竣工驗收證書；③規(guī)劃、消防、環(huán)保、民防、防雷、節(jié)能等部門出具的認可文件或準許使用文件(復印件上需加蓋建設單位公章并注明原件保存部門后，由責任人簽字)；④建設工程竣工驗收備案表；⑤監(jiān)理決算文件(如有)。

竣工階段的監(jiān)理資料均為歸檔資料，且僅向本單位整理歸檔(不向建設單位歸檔)。