葛啟壯

摘 要：新時期下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式已經(jīng)難以滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。這就要求檔案管理工作必須與時俱進，加快檔案管理科學化建設，進一步完善檔案管理工作體系，提高檔案管理服務水平，實現(xiàn)檔案資料的利用價值。本文對提高檔案管理科學化水平的有效路徑進行分析探討，期望對創(chuàng)新檔案管理工作模式有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；科學化；信息化；科學發(fā)展觀

一、樹立檔案管理科學發(fā)展觀念

檔案管理工作應樹立科學發(fā)展觀，轉變傳統(tǒng)守舊的管理觀念，實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只重視檔案資料收集整理，不重視檔案資料價值的挖掘與利用，嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。同時，傳統(tǒng)檔案管理一直采用被動式的管理模式，缺乏主動服務、超前服務思想，難以充分體現(xiàn)檔案管理在服務社會經(jīng)濟建設中的作用。為了轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，檔案管理部門必須以科學發(fā)展觀為指導，重視檔案管理工作創(chuàng)新，克服墨守成規(guī)的做法，大膽引入先進的科學技術更新檔案管理手段，推動檔案工作持續(xù)創(chuàng)新。同時，檔案管理部門還要落實工作責任制，深化本部門的體制機制改革，激活本部門人員的工作積極性，從而為檔案工作科學化發(fā)展營造良好內部環(huán)境。

二、提高檔案管理科學化的重視程度

檔案管理部門要重視檔案管理科學化發(fā)展，進一步完善檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責分工，將檔案工作納入到績效考核范圍內，不斷提高全體人員對檔案管理重要性的認識。為了推動檔案管理科學化發(fā)展，應成立檔案管理工作領導小組，負責制定切實可行的建設方案，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、穩(wěn)步實施的原則，循序漸進地開展檔案信息化、標準化建設。同時，領導小組應制定相關規(guī)章制度，為促進檔案管理工作有序開展提供制度保障，如檔案數(shù)字信息收集歸檔制度、電子檔案管理辦法、電子檔案查閱制度、檔案數(shù)字信息安全管理制度等等，從而構建起完善的檔案管理制度體系。

三、加快檔案管理設備設施建設

檔案管理部門要認清當前工作的形勢，積極加快檔案管理信息化建設，減輕日益增長的檔案資料管理壓力，提高檔案管理工作效率。檔案管理部門要購置先進的軟硬件設備，配備齊全檔案管理工具，如購置高速掃描儀、復印機、打印機、檔案管理軟件、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息化錄存設備等，為檔案管理科學化發(fā)展提供必要的物質條件。在檔案資料庫建設方面，檔案管理部門要嚴格按照國家的有關規(guī)定，做好防潮、防火、防盜、防高溫等措施，安裝檔案密集柜，合理擺放紙質檔案資料，對檔案資料進行集中管理。隨著原始紙質檔案資料的增多，檔案管理部門還要及時擴大專用密集柜的體積，保證檔案有序排列，方便檔案借閱人和管理人員查找檔案。

四、加強檔案資源管理

檔案管理部門要加強檔案資源管理，從紛繁雜亂的資料信息中收集整理出有利用價值的檔案資料，實現(xiàn)數(shù)量型檔案資源向質量型檔案資源轉變。在檔案資源管理中，檔案管理部門要結合本部門的功能定位，做好檔案資料征集工作，拓展檔案資料來源渠道，豐富檔案資料內容，避免出現(xiàn)重要資料遺漏。同時，檔案管理部門還要進一步優(yōu)化檔案資料門類和結構，收集整理載體形式多樣化的資料，形成具有自身特色的檔案資源。此外，檔案管理部門還要重視部門與部門之間的合作，建立起交流互動平臺，通過共建、共享、共用檔案資源，提高檔案資源利用效率，節(jié)省檔案資源管理所耗用的人力、物力和財力。

五、強化檔案管理服務工作

提供優(yōu)質的檔案管理服務、實現(xiàn)檔案資料的有效利用是檔案管理部門工作的最終目標。為此，檔案管理部門要構建起完善的服務體系，實行紙質檔案與電子檔案并行管理，為借閱者提供便捷的檔案查詢、借閱服務。在電子檔案管理中，檔案管理部門要提供一戶式查詢服務，只要借閱者按照電子化流程操作即可在最短的時間內查找到所需的檔案資料，節(jié)省借閱者的查詢時間。同時，檔案管理部門還要利用信息化技術自動采集和更新檔案資料，執(zhí)行標準化的電子檔案作業(yè)流程，針對電子檔案生成、保存、傳遞、查詢、銷毀的各個環(huán)節(jié)實施全壽命周期管理，形成完善的電子檔案管理與服務機制。此外，檔案管理部門還要進一步挖掘檔案的應用價值，降低檔案信息利用成本，實現(xiàn)檔案高效化管理。

總而言之，檔案管理工作要始終堅持以科學發(fā)展觀為指導，構建起完善的檔案管理工作體系，加快檔案管理信息化、標準化、現(xiàn)代化建設，全面提升檔案管理科學化水平。檔案管理部門要加強檔案資源管理，提高檔案資源質量，同時還要引入先進的科學設備更新檔案管理手段，不斷改進檔案管理服務方式，實現(xiàn)檔案的利用價值。

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