孟蓉

[摘 要]文書檔案記錄著時代發(fā)展的信息，記錄著企業(yè)、單位的資料，記錄著許多珍貴的資料，而一些企業(yè)、單位、機構(gòu)依然采用傳統(tǒng)的管理方式，從而導(dǎo)致文書檔案管理發(fā)展十分滯后。在信息化高度發(fā)展的今天，文書檔案管理應(yīng)該與信息化接軌，探索信息化的管理方式，不斷提高文書檔案管理工作的效率。基于此，本文重點分析了我國信息化文書檔案管理創(chuàng)新過程中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

[關(guān)鍵詞]信息化；文書檔案；管理創(chuàng)新；信息技術(shù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.088

[中圖分類號]G275.2 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息技術(shù)開始應(yīng)用在很多領(lǐng)域，推動了社會的發(fā)展與進步。這種社會背景下，每一行業(yè)都面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，文書檔案管理作為服務(wù)社會的一項重要工作，其模式創(chuàng)新也與群眾息息相關(guān)。在信息化的背景下，如何充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的先進性、便捷性，打破傳統(tǒng)管理模式的局限性，實現(xiàn)文書檔案管理的高效性，已經(jīng)成為十分迫切的現(xiàn)實問題。

1 文書檔案管理信息化概述

信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的實質(zhì)是應(yīng)用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對文書檔案的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行收集、分類和整理。因為文書檔案所涉及的領(lǐng)域較為廣泛，需要對相關(guān)組織內(nèi)容進行記錄和分析，所記錄的內(nèi)容分別與經(jīng)營管理和統(tǒng)籌規(guī)劃有關(guān)，記錄方式也分為文字記錄方式、影像記錄方式、圖片記錄方式，等等。如果在工作進行階段只采取人工管理方式，不僅會浪費大量的時間，也無法保障管理工作的質(zhì)量，進而會出現(xiàn)一系列的問題。在信息化的基本前提下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展文書檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而能將資金的調(diào)整和利用有效地結(jié)合起來。在信息化的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為文書檔案管理創(chuàng)新提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環(huán)境，并為用戶提供更

好的服務(wù)。

2 我國信息化文書檔案管理創(chuàng)新過程中存在的問題

2.1 工作人員的綜合素質(zhì)較低

目前，我國信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作還存在很多問題，其中最突出的問題是相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)較低，在信息化文書管理創(chuàng)新工作進行階段，人員素質(zhì)占據(jù)著非常重要的決定性地位。如果工作人員的綜合素質(zhì)不達標(biāo)，就會影響管理創(chuàng)新工作的進展。工作人員的綜合素質(zhì)較低主要表現(xiàn)在以下幾點。第一，工作人員的自身責(zé)任意識不明確，工作態(tài)度不積極，直接對開展文書檔案管理創(chuàng)新工作造成不利影響，嚴重時還會導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)較大的錯誤，不僅不利于開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作，還會對管理創(chuàng)新工作產(chǎn)生消極影響。第二，管理人員的專業(yè)技能應(yīng)用不到位。這方面的問題主要表現(xiàn)在工作人員在工作期間尚未對實際狀況進行分析研究，導(dǎo)致成本管理工作出現(xiàn)差異，使管理創(chuàng)新工作出現(xiàn)風(fēng)險，同樣也會對檔案管理創(chuàng)新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執(zhí)行能力。執(zhí)行能力是衡量管理創(chuàng)新工作人員是否具備綜合素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的執(zhí)行能力不足也將會直接影響檔案管理創(chuàng)新的整體工作，造成出現(xiàn)延長工程周期、降低檔案管理效果等現(xiàn)象，所以提升信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)是現(xiàn)階段要進行的主要工作。

2.2 缺乏有效的協(xié)調(diào)與溝通

當(dāng)前，工作中缺乏正確的協(xié)調(diào)與溝通也是我國檔案管理創(chuàng)新工作面臨的重要問題。工作在進行階段如果缺乏正確的協(xié)調(diào)和溝通也會對管理創(chuàng)新工作造成直接影響，比如，創(chuàng)新管理工作預(yù)測效果與實際情況不符，管理創(chuàng)新工作目標(biāo)無法與成本控制要求達到統(tǒng)一，這些情況都是由文書檔案管理創(chuàng)新工作在進行時缺乏協(xié)調(diào)和溝通導(dǎo)致的。

2.3 技術(shù)落后

技術(shù)落后也是制約我國檔案管理創(chuàng)新工作快速發(fā)展的重要問題。我國信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作過程中出現(xiàn)的連接性問題是：管理創(chuàng)新工作還未呈現(xiàn)出先進性。隨著科技的快速發(fā)展，更多的先進性信息技術(shù)被應(yīng)用在各大行業(yè)中，此類先進性技術(shù)是推動社會生產(chǎn)的必要條件。但是，我國大多數(shù)信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作還沒有應(yīng)用先進的信息技術(shù)，從而會對文書檔案管理工作造成直接影響，不利于開展信息化文書檔案管理工作。

3 開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的方法

3.1 將信息技術(shù)與信息化文本檔案管理相結(jié)合

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，信息技術(shù)已經(jīng)成為人類生產(chǎn)生活中不可或缺的一部分。開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作首先應(yīng)對文書檔案進行信息化加工，這是開展信息化管理的前提，需要將文書檔案進行掃描、錄入，見圖1。

在文書檔案錄入后，需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，并連通入網(wǎng)，形成一套完整的檔案管理系統(tǒng)，具體見圖2。最后，還應(yīng)采取配套的管理措施，不斷提升信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的工作效率。

3.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

目前，文書檔案管理工作在我國經(jīng)濟市場上扮演著重要的角色，我國作為科技型發(fā)展大國，非常重視文書檔案管理創(chuàng)新工作。因此，提升工作人員的綜合素質(zhì)提高是當(dāng)前的主要任務(wù)，直接決定著文書檔案管理創(chuàng)新工作能否順利開展。首先，相關(guān)部門要對相關(guān)人員進行定期培訓(xùn)，安排專業(yè)人員開展關(guān)于“文書檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)”等活動，力求將理論知識與實際工作結(jié)合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業(yè)技能。其次，還可以采取討論分析的方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強自身責(zé)任感，進而推動檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。最后，管理創(chuàng)新部門還應(yīng)該成立學(xué)習(xí)團隊，團隊之間互相學(xué)習(xí)、共同進步，進而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。

3.3 加強溝通與協(xié)調(diào)

針對檔案管理創(chuàng)新工作過程中缺乏協(xié)作和溝通的問題，相關(guān)部門應(yīng)加強員工的協(xié)作和溝通，只有合理進行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開展，使檔案管理創(chuàng)新工作更能滿足市場需求。相關(guān)管理創(chuàng)新部門在開展工作的同時還要成立專門的監(jiān)督團隊和交流溝通意見反饋團隊，進而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開展。另外，檔案管理創(chuàng)新部門還要成立檔案測評團隊，對文檔管理創(chuàng)新工作進行監(jiān)督和控制，也能推動文書檔案管理創(chuàng)新工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié) 語

隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，企業(yè)、事業(yè)單位在我國社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅是我國社會發(fā)展的動力源泉，而且是提升人民生活質(zhì)量的重要力量，為我國現(xiàn)代化建設(shè)做出了巨大貢獻。那么，作為企業(yè)、事業(yè)單位管理過程中的一個重心，文書檔案管理工作具有極為重要的作用。與此同時，隨著時代的進步和發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)手段創(chuàng)新文書檔案管理工作顯得尤為重要，它不僅可以使檔案管理工作有序開展，而且還可以提高檔案管理工作的效率并減少錯誤率，對我國企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理工作具有重要的意義。從當(dāng)前的情況來看，應(yīng)用傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已不能滿足時代發(fā)展的要求，并且還會對檔案的發(fā)展造成不利影響。所以，相關(guān)部門有必要對檔案管理模式進行不斷整改和創(chuàng)新，并將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理中，以保障管理工作的效率和工作質(zhì)量。

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