程向美

（山東科技職業(yè)學院，山東 濰坊 261053）

一、基本建設(shè)項目檔案資料的內(nèi)容和特點

每一個完整的工程建設(shè)項目都包括整體規(guī)劃、建設(shè)單位立項、設(shè)計、施工和竣工驗收等環(huán)節(jié)。其中規(guī)劃（以某高?；椖繉W生公寓樓為例）首先要完成整個校園的修建性詳細規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上再進行單體建設(shè)項目的規(guī)劃立項等工作。以上工作內(nèi)容按照具體的建設(shè)步驟又分為：（1）申請立項；（2）對項目的實際可行性研究進行充分認證；（3）編制本項目的可行性研究報告；（4）向上級主管部門申請建設(shè)項目的年度投資計劃；（5）根據(jù)《招投標法》，通過招投標確定符合資質(zhì)等要求的勘探、設(shè)計單位；（6）圖紙要經(jīng)過圖審中心的審查，然后到消防大隊辦理建設(shè)工程消防備案；（7）相關(guān)手續(xù)齊全后，方可取得建設(shè)工程施工許可證；（8）通過正規(guī)完整的招標程序選擇確定符合要求的施工單位和監(jiān)理單位，并實施項目的具體建設(shè)工作；（9）五大主體單位配合質(zhì)量安全監(jiān)督管理部門進行竣工驗收；（10）由審計部門負責竣工決算，出具決算報告。從以上十個環(huán)節(jié)可以看出，要形成一個基建項目完整齊全的檔案，需要各個環(huán)節(jié)和各個階段的真實的支撐材料組成，既有文字記錄也有圖紙文件。綜上所述，基建檔案具有內(nèi)容繁雜，圖紙與文字材料并存，涉及面寬而廣建設(shè)周期長的特點。在實際的操作過程中較為繁瑣，因此，每一個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，做好基建檔案的管理工作也是基本建設(shè)中的一項重要工作。

二、高?；n案管理工作中存在的問題

1.首先是建設(shè)單位（也就是高校）存在的一些問題

高校作為建設(shè)單位是建設(shè)工程項目管理的第一責任者，高校的建設(shè)規(guī)劃管理部門就是基建檔案形成與管理的主體。但是在工程建設(shè)的實際實施過程中，高?；ü芾硗鶗恢匾曧椖恐黧w設(shè)施的建設(shè)過程中質(zhì)量、安全、進度等硬件的效果，而忽略了建設(shè)過程中及竣工后相關(guān)資料的收集與整理。因為基建檔案的重要性在短時間內(nèi)體現(xiàn)不出來。而在若干年后，當該項目需要改擴建或者是大型維修需要當時的相關(guān)數(shù)據(jù)資料時，基建檔案的重要作用才得以體現(xiàn)。其次，基建檔案的專業(yè)性較強，如果僅僅是依靠檔案員來完成整個基本建設(shè)項目的檔案資料的收集與整理是存在諸多困難的。因此，要想高質(zhì)量的完成這項工作，首先，分管基建的學校領(lǐng)導要高度重視，其次，建設(shè)規(guī)劃管理部門負責工程、計劃等各專業(yè)相關(guān)管理人員之間要互相協(xié)作，認真負責，密切配合，并建立健全完善的規(guī)章制度制約體系和檔案管理的組織體系，只有這樣才能高效完整的完成基建檔案的管理、收集工作。

2.其次是施工單位中存在的一些問題

基建檔案的專業(yè)性較強，這也決定了對基建檔案管理提出了較高的要求，而施工單位管理人員自身素質(zhì)不高，甚至是由臨時性的施工工人兼任此項工作，這樣，人員不固定，流動性強，兼職檔案管理人員的崗位也不夠穩(wěn)定，人員責任心差，使得建設(shè)項目的檔案在形成過程中要求不夠嚴謹，施工圖紙及施工技術(shù)資料不夠重視，特別是隱蔽工程的技術(shù)資料缺這少那現(xiàn)象尤其嚴重，使得資料收集不完整，收集數(shù)據(jù)不準確，圖紙資料缺張少頁是家常便飯，還互相扯皮、推諉，遺失或損壞基建檔案的問題也普遍存在，這就使得所歸檔的基建資料缺乏連續(xù)性及準確性。從而導致基建檔案的不完整。

鑒于以上種種原因，加強高?；窘ㄔO(shè)項目檔案的收集與管理是一項迫在眉睫的重要工作。

三、提高高?；窘ㄔO(shè)項目檔案管理水平的方法及措施

提高高校檔案管理的科學管理職能和綜合業(yè)務(wù)水平是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。當今社會是一個信息化高速發(fā)展的時代，辦公自動化已普及到各項管理工作的角角落落，只有運用現(xiàn)代化的科學手段管理高?；n案，才能保證檔案工作的正常高效運轉(zhuǎn)，才能將高?；n案合理的開發(fā)利用，同時，有利促進檔案管理的現(xiàn)代化進程。

第一，要從上到下提高重視程度

首先要從思想上高度重視基本建設(shè)項目檔案資料的管理，學校領(lǐng)導要對該項工作給予大力支持，并提供可靠有效的保障，加大日常督查管理力度。這就需要建設(shè)規(guī)劃管理部門安排專人負責此項工作，按照建設(shè)工程項目規(guī)劃管理和基建檔案資料管理“齊步走”的方針，做到從項目的規(guī)劃、立項、決策開始就編制該建設(shè)項目的專項資料，其中包括項目規(guī)劃的所有審批手續(xù)及批復意見，項目的可行性論證，政府部門、主管單位的批復文件、評審意見及立項、消防備案、工程報建、施工許可手續(xù)等相關(guān)資料。在建設(shè)項目進行過程中積極主動的全程參與，將所有與建設(shè)項目有關(guān)的資料進行分類歸檔。在日常管理工作中和項目建設(shè)過程中，檔案管理員還要注意收集、整理上級主管部門和有關(guān)單位的文件、通知、信函以及施工過程中每一項隱蔽工程驗收過程中的記錄等相關(guān)資料，同時，更要做好施工圖紙、設(shè)計變更資料的收集與歸檔整理工作。

第二，提高高校檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合管理水平

基本建設(shè)項目的檔案管理是一項周期長、專業(yè)性強，涉及環(huán)節(jié)眾多，非常細致、繁雜的一項工作。檔案管理工作的性質(zhì)就決定了該崗位的工作人員必須具備較高的業(yè)務(wù)理論知識和熟練的工作方法與技能，精益求精的工作態(tài)度，扎實認真的工作作風，同時還要熟練掌握基建方面的工作流程以及國家相關(guān)的政策法規(guī)，須有一定的政治敏銳性和大局意識。在工程項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，與施工、設(shè)計、監(jiān)理等單位的專項工作負責人多溝通，多交流，在建設(shè)項目檔案形成的過程中，各個階段的每一個環(huán)節(jié)都要準確把握，以保證形成高質(zhì)量完整齊全的檔案材料。最好是定期舉辦檔案專業(yè)人員的學習培訓，交流考察等活動，這樣，通過學習可以取長補短，以有效提高檔案工作管理人員的理論知識和綜合業(yè)務(wù)能力與水平。同時利用大數(shù)據(jù)大平臺等現(xiàn)代化的管理手段，提高工程建設(shè)項目資料的歸檔質(zhì)量，進而提高檔案的開發(fā)和利用功能，更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

第三，進一步增強高校建設(shè)規(guī)劃管理部門的責任感

高校的建設(shè)規(guī)劃管理部門承擔著學?；窘ㄔO(shè)的重要職責，是基本建設(shè)檔案資料的第一責任人，既需要收集利用前期的檔案資料進行校園的整體規(guī)劃，又需要整理形成新建項目的檔案資料，因此，應(yīng)設(shè)專人專崗負責完成此項工作。并制定與之相關(guān)的管理制度和辦法，讓所有基建人員明白檔案工作的重要性，并協(xié)助檔案人員及時的收集、積累，順利完成各個環(huán)節(jié)建設(shè)資料的歸檔工作。

第四，盡快實現(xiàn)檔案管理工作大數(shù)據(jù)平臺信息共享的現(xiàn)代化管理

信息化數(shù)字化在管理工作中的普及與應(yīng)用到了高速發(fā)展的時代，各高校正處于爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)高校、雙一流高校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，各項檔案的管理工作已經(jīng)正在逐步運用大數(shù)據(jù)的先進技術(shù)的科學管理時代。在高校發(fā)展的進程中，基本建設(shè)項目的檔案資料不僅記錄著學校發(fā)展變化不斷前進的歷史，也為學校未來的發(fā)展和規(guī)劃提供重要的佐證材料。所以，完善基本建設(shè)項目檔案的大數(shù)據(jù)平臺信息化的需求已刻不容緩。為進一步保護好基建檔案，高效的利用基建檔案，為學校新時代的發(fā)展搞好服務(wù)，尤其是學校大數(shù)據(jù)平臺的整體建設(shè)須盡早實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立數(shù)字化信息平臺，完善查詢系統(tǒng)，最終實現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)化查詢，使基建檔案的管理和利用滿足高校發(fā)展的需要，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

作為高校檔案的重要組成部分，高校的基本建設(shè)項目的檔案資料記錄了學校從無到有，從小到大，從弱到強發(fā)展變化的歷史進程，是學校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和各方面綜合能力提升的最有力的證明。基本建設(shè)項目檔案資料的形成過程和管理過程瑣碎而復雜，它需從事該項工作的人員要認真對待，高度負責，同歸，從建設(shè)規(guī)劃部門的負責人到學校的分管領(lǐng)導都要高度重視并給予大力支持，通過各種途徑方式，加強和提高專職兼職檔案員管理水平和綜合素質(zhì)能力，定期參加相關(guān)專業(yè)的學習培訓，從基建檔案的日常收集、管理入手，不斷維護和完善，同時，建立健全檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，責任到人，認真執(zhí)行，落到實處，有條不紊的開展好這項管理工作。新時期新形勢下隨著學校招生規(guī)模的不斷擴大，辦學水平不斷提高，教育教學及產(chǎn)學研結(jié)合等方面的不斷發(fā)展，只有加快學?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐，提高基本建設(shè)工作效率和水平，形成高質(zhì)量高標準的基建檔案，才能更好的為學校領(lǐng)導的決策管理提供有力的佐證材料和重要的參考資料，為學校今后的發(fā)展升格提供重要的參考依據(jù)。當今社會信息化的高速發(fā)展，要求高校的基本建設(shè)檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化的高科技的迅速發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)+的時代實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)大平臺的共享利用。這是一項任務(wù)艱巨的工作，必定面臨重重困難。學校首先從自身實際出發(fā)，做好準備和應(yīng)對策略，加強整體的現(xiàn)代化建設(shè)節(jié)奏，從而帶動檔案工作的現(xiàn)代化科技水平的建設(shè)與發(fā)展，從而進一步提升學校的綜合辦學實力與水平，提高學校在互聯(lián)網(wǎng)+時代的綜合競爭力，為培養(yǎng)更多更優(yōu)秀的畢業(yè)生打下扎實的基礎(chǔ)。