余譚英

摘 要： 電力基建項目是電力發(fā)展的基礎，具有重要的地位和作用，因此，電力基建項目的發(fā)展是極為重視的，而檔案作為電力基建項目的記錄，是整個項目的基礎工作，這項基礎工作做的好壞與否，從側(cè)面反映出項目的質(zhì)量和電力的發(fā)展水平。本文從電力基建項目檔案歸檔的意義入手，對歸檔難度進行分析，再針對問題進行對策的探討。

關鍵詞： 檔案歸檔；電力基建；難度分析；對策分析

1. 電力基建項目檔案歸檔的意義

隨著經(jīng)濟技術的快速發(fā)展，電力基建項目涉及到越來越多專業(yè)領域，也涉及越來越復雜的技術和檔案資料，這些技術資料對于電力基建的可持續(xù)發(fā)展是極為重要的。隨著檔案的數(shù)量的急劇增長，對于檔案歸檔和管理的需求也極劇增大，因此，實現(xiàn)檔案的信息化管理是十分有必要的。檔案資料對于電力基建項目的重要性不言而喻，能為基建項目提供有效的資料查詢，為基建項目提供具有價值的參考和利用，不斷提高建設技術水平，真正提高電力基建項目的建設效益，應該得到廣大電力企業(yè)部門的高度重視和關注。

2 電力基建項目檔案歸檔難度分析

2.1對項目建設檔案的歸檔意識不強

相關部門企業(yè)對電力工程項目檔案的管理意識不強，認識不夠，受傳統(tǒng)觀念的影響，認為施工進度、安全生產(chǎn)才是基建項目的重點，而項目的檔案管理無足輕重，因此常出現(xiàn)檔案管理人員對項目檔案不上心或者敷衍了事，對相關的法規(guī)條例不了解，從而導致檔案缺失、遺漏或混亂的現(xiàn)象。企業(yè)部門對檔案管理不重視就沒有辦法確保檔案部門的檔案設備及人員齊全，導致項目與檔案管理不同步，嚴重影響電力基建項目建設，因此，電力企業(yè)部門和人員要加強自身的意識，加強檔案管理，為電力基建項目提供有價值的參考。

2.2檔案資料歸檔收集困難

第一，由于電力基建項目存在工期長、工程量大等特點，在項目工程繁雜的同時進行清晰明確的檔案管理本身就存在難度，容易導致缺失、紕漏的現(xiàn)象。而且，由于電力基建項目的特點有時需要多個施工單位同時進行施工，這就意味著施工人員具有極大的流動性，而在檔案管理的移交接手中，容易造成檔案管理的混亂和增加檔案收集的難度，對檔案的真實性和完整性造成影響；第二，在一些施工單位中，檔案人員沒有接受過上崗培訓，沒有持證上崗，缺乏檔案管理的技術技能，增加了檔案收集的難度。

2.3 檔案歸檔監(jiān)督管理體系不完善

在電力基建項目中，普遍對檔案歸檔的管理缺乏有效的監(jiān)管和檢查，從而使部分檔案文件丟失、損毀。首先，在項目設計階段，存在著設計單位與建設部門的檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象，從而影響整個基建項目的效率和工期；再者，在施工階段，對檔案管理的監(jiān)督就更加松懈，總是把更多的人力物力投入到生產(chǎn)建設當中，往往忽略了對檔案管理的檢查和監(jiān)控，喪失了許多有價值的技術資料和施工圖紙。檔案管理工作又是一個十分繁瑣的過程，包括了對資料的收集、整理、統(tǒng)計與查詢等，沒有相關的設備和一定專業(yè)技能的人員是無法做到的，而監(jiān)管的作用在于讓每個步驟都能落到實處，確保管理的步驟和細節(jié)無誤。

2.4檔案資料歸檔滯后

在電力基建項目中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料歸檔滯后的現(xiàn)象，這與電力企業(yè)部門對檔案管理的不夠重視有關。這種現(xiàn)象通常會出現(xiàn)在施工過程中，相關人員并不及時對檔案資料進行收集和整理，而是到項目收尾時進行突擊收集整理。再者，檔案管理的發(fā)展方向應是信息化的實現(xiàn)，但目前許多企業(yè)部門的檔案管理的信息化水平遠遠不夠，甚至因此浪費許多人力物力，卻無法實現(xiàn)同步精準的檔案整理。這多是源于對檔案的重視不夠，沒有把檔案管理的信息化建設納入到項目規(guī)劃當中，沒有配備相應的技術設備和檔案人員，從而又影響了項目的進程和效益。

3 電力基建檔案歸檔對策

3.1增強電力基建項目檔案的管理意識

意識是決定行為的基礎，想要有效地實現(xiàn)電力基建項目檔案的管理，就必須要提高電力企業(yè)部門及檔案管理人員的意識，充分認識到檔案歸檔管理對于電力基建項目的重要性。電力基建項目的領導和管理人員首先要增強自身的管理意識，只有上級領導充分重視，基層人員才會真正把檔案管理的工作提到日程上，除此之外，還要培養(yǎng)管理人員的主動性，對其進行專業(yè)培訓，不僅要培養(yǎng)管理意識，使其認識到檔案的重要性，更要進行專業(yè)技能的培訓，保證檔案歸檔管理的效率和質(zhì)量。還要對施工、設計等參建單位進行檔案管理意識的培養(yǎng)，讓全團隊人員都參與到檔案建設的環(huán)節(jié)中來，這樣不僅能有效實現(xiàn)檔案收集和管理，還方便了相關管理人員的管理，減輕了壓力，也讓檔案管理程序得到更多的重視和監(jiān)督。

3.2建立檔案管理責任制度

前面，我們已經(jīng)提到電力基建項目普遍存在工期長、工程量大等特點，導致檔案收集和管理的難度增加，從而會使檔案管理混亂，權責不明。因此，電力企業(yè)部門應該建立科學完善的檔案管理責任制度，在電力基建項目建設的各個環(huán)節(jié)，明確好各個部門、各個單位的責任，將責任工作落實到個人，從項目的立項開始就要確立好明確的檔案管理計劃，再根據(jù)施工的實際情況和要求，進行相應的調(diào)整和改變，及時進行檔案查漏和補充，以保證檔案的完整性和真實性。

3.3 加強對檔案的監(jiān)督考核工作

在電力基建項目建設的各個階段，對檔案管理工作進行實時監(jiān)督，設立專門的檔案監(jiān)管部門，及時對檔案的完整性和真實性進行抽查和檢驗，考察檔案管理人員是否嚴格遵守技術規(guī)范與制度，并將檢查結果與崗位績效掛鉤，實現(xiàn)有效的監(jiān)督。確保在工程施工的每個階段都進行監(jiān)督檢查，以保證檔案的完整性，在項目工程的竣工環(huán)節(jié)，檔案管理人員完成歸檔后，監(jiān)督部門要對其進行完整嚴格的檢查，并將完成情況的檢查結果納入績效考核，與管理人員的利益掛鉤。同時，監(jiān)管部門要給出相應的驗收成果，將相關的情況報告給相關負責人，對于在監(jiān)管過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及反饋給檔案管理部門，及時采取有效措施進行解決。對于監(jiān)督考核的工作，要做到收放自如，既要保證監(jiān)督管理的工作與施工進程同步，也不能讓監(jiān)督工作影響到正常的檔案整理進程，因此，企業(yè)要建立科學合理的監(jiān)督體制，真正促進檔案的收集和管理。

3.4做好工程檔案的交底和交接工作

在電力基建項目施工過程中，由于人員交接而導致的檔案移交接收工作，經(jīng)常會造成檔案丟失、遺漏、錯誤的現(xiàn)象，因此，這一過程應該受到相關人員的高度重視，在檔案交接的過程中，要做好前期檔案的歸納整理，將工作過程中的檔案清晰完整地交接到下一項工作人員，交代好前期工作檔案的要領、整理方法。整理進程、編制要求、質(zhì)量要求等等，雙方要進行好信息的核實和校對，讓接收的工作人員充分了解前期的檔案整理工作，以便他能夠快速有效接手。在工程開工前，就要做好檔案的交底工作，明確檔案資料收集的負責人、整理的方法、文件歸檔范圍、分類方法等等，如有人員變動，要進行檔案的追蹤收集，對檔案進行詳盡的記錄和數(shù)據(jù)更新，為今后的利用提供良好的價值參考。

3.5實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化

努力實現(xiàn)檔案管理的信息化，以同步現(xiàn)實信息的快速發(fā)展。對檔案進行信息化的管理，首先要擁有相關的技術設備，配備相關的技術人員，但目前的電力基建項目中，往往缺少這方面的資源，對信息技術方面的知識知之甚少，也就無法領略其帶來的便利和效率，因此，相關單位要引進和學習信息技術要領，培養(yǎng)專業(yè)技術人員，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)實信息的同步。其次，電力基建企業(yè)部門要時刻關注現(xiàn)代信息的發(fā)展，跟上時代的潮流，實現(xiàn)信息的同步，及時進行檔案信息的更新，檔案的現(xiàn)代化建設并不是簡單地實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的改變，而是要利用現(xiàn)代信息技術，改進傳統(tǒng)檔案管理中的不足，便于檔案的管理和記錄，從而提高檔案管理的效率和水平。

4.結束語

電力基建檔案是對電力基建項目的真實反映，對工程的質(zhì)量、維護等方面具有十分重要的作用。而現(xiàn)階段，電力基建項目的檔案管理存在許多問題，針對這些問題，相關的企業(yè)單位要認清問題，重視檔案管理，根據(jù)自身的實際情況，進行檔案歸檔管理的進一步發(fā)展?！?/p>

參考文獻

[1]黃愛芹. 電力基建檔案整理的常見問題[J]. 檔案管理，2010，（05）：90.

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