丁文

摘 要：工程建設(shè)是我國現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，隨著科技的不斷進(jìn)步，各類工程項(xiàng)目也越來越復(fù)雜，越來越綜合，隨之而來的檔案管理的工作內(nèi)容也越來越多，管理類別越來越廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了巨大的便利。本文圍繞檔案的電子化管理進(jìn)行的論述，闡述了電子化檔案管理的優(yōu)勢，分析了電子化檔案管理存在的問題，并相對應(yīng)地提出了改善的對策，供讀者參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理、電子化管理、問題、優(yōu)化對策

1 引言

檔案是記錄客觀信息和數(shù)據(jù)的重要載體，在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。檔案不僅可以展現(xiàn)企業(yè)過去及當(dāng)前發(fā)展的歷程，同時(shí)也為企業(yè)未來工作的開展提供重要的資料和參考依據(jù)。檔案管理的好壞在很大程度上影響著企業(yè)的運(yùn)營效率以及檔案的利用程度。在過去，檔案主要是通過人力來管理，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，目前很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理。

2 檔案電子化在檔案管理中的優(yōu)勢

檔案電子化管理具有傳統(tǒng)檔案管理方式不可比擬的優(yōu)勢，歸納起來主要有以下幾個(gè)方面：

首先，檔案電子化管理可以大大降低管理的成本。過去傳統(tǒng)的檔案管理主要以人力來管理，而實(shí)行電子化管理之后，同樣的管理內(nèi)容需要的人員大大減少。對著檔案數(shù)量的日益增多，檔案管理可以將一部分資料以電子化的形式進(jìn)行虛擬環(huán)境的保存，不僅節(jié)省了存放場地和存放設(shè)施，而且電子化的檔案比傳統(tǒng)的檔案維護(hù)起來也更便捷。

其次，檔案電子化管理可以有效提高管理的效率。依托計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，電子化的檔案可以被更快，更有效地進(jìn)行傳輸。檔案管理部門一方面可以及時(shí)地收集齊各種檔案資料和檔案信息，并依托檔案管理軟件系統(tǒng)可自動歸類，高效安全而準(zhǔn)確。另一方面，在檔案的整理、匯編、歸檔、查詢和檢索等工作上面也大大縮短了時(shí)間，整個(gè)檔案管理效率有了全面提升。

第三，檔案電子化管理可以提高檔案資料的利用率。借閱者通過網(wǎng)絡(luò)從電子檔案庫中智能地檢索到某一電子文件的各種信息，并且可以多人同時(shí)訪問相同電子文件。隨著企業(yè)自身的壯大發(fā)展，不斷地和外界單位聯(lián)系越來越緊密，檔案作為一種重要的資源其利用程度也不斷加深。相對于紙質(zhì)檔案，電子化檔案管理程度更高，系統(tǒng)性更強(qiáng)，在存儲和共享方面更便捷，這就為檔案的利用范圍和利用效率打下了良好的基礎(chǔ)，使檔案資料更好地為企業(yè)及社會服務(wù)。

3 檔案電子化管理遇到的問題

目前，各大企業(yè)紛紛建立了檔案電子化管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際的檔案管理工作中也暴露出了一些問題。

3.1 在實(shí)際管理工作中，管理人員的業(yè)務(wù)技能還有待提高。

很多單位檔案管理系統(tǒng)較為先進(jìn)，但是管理人員的水平還停留在過去傳統(tǒng)的管理水平上，不能和先進(jìn)的管理體系相匹配。比如因?yàn)槟承┕ぷ魅藛T對計(jì)算機(jī)知識和信息技術(shù)的欠缺不能熟練正確地使用電子化設(shè)備，使檔案電子化管理系統(tǒng)不能發(fā)揮出最大效能，嚴(yán)重影響了檔案電子化管理的效率。

3.2 電子化檔案的準(zhǔn)確性和安全性未能予以充分的重視。

由于電子化檔案的某些環(huán)節(jié)需要人為操作，因此人一旦失誤就極容易導(dǎo)致檔案的偏差，而這種偏差很可能是隱性不容易發(fā)現(xiàn)的，一旦沒有校對環(huán)節(jié)檔案的準(zhǔn)確性就無從保證，在一定程度上就失去了檔案的價(jià)值。此外，很多檔案管理部門只是體會到了檔案電子化管理的便捷，卻沒有充分意識到電子化檔案的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)電子化在擴(kuò)大了檔案管理范圍的同時(shí)也面臨著更多未知的因素，比如因網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊而導(dǎo)致電子化管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，造成檔案的損壞和缺失。

2.3 目前，電子化檔案的法律性還沒有嚴(yán)格和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

由于我國檔案電子化管理起步相對較晚，目前在法律方面還不夠完善。比如在出現(xiàn)電子檔案法律事件時(shí)還沒有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來參考并依據(jù)執(zhí)行，這就給犯罪分子提供了可乘之機(jī)，很多檔案涉及到企業(yè)的大部分科研資料和核心技術(shù)信息，一旦被竊取將對企業(yè)造成重大的損失。又比如電子檔案作為法律事件的客觀依據(jù)時(shí)，其法律有效性還沒有嚴(yán)格的界定，相關(guān)法律還有待完善。

4 檔案電子化管理的優(yōu)化對策

其一，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這一點(diǎn)不僅表現(xiàn)在檔案管理人員自身的專業(yè)技能方面，還表現(xiàn)在檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面。在提高管理人員的專業(yè)技能方面要從理論知識和實(shí)際操作兩點(diǎn)上抓起，通過組織各種專業(yè)培訓(xùn)，邀請相關(guān)的專家和業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行針對性的指導(dǎo)來強(qiáng)化基本業(yè)務(wù)技能；同時(shí)在實(shí)際檔案管理工作中可以采用老人帶新人，強(qiáng)帶弱的辦法來彌補(bǔ)團(tuán)隊(duì)的短板，從整體上提高團(tuán)隊(duì)的知識技能和實(shí)際操作水平。另一方面，檔案管理這一工作的性質(zhì)決定了管理人員必須要具備耐心，細(xì)心，誠心和責(zé)任心，因此在提高職業(yè)技能的同時(shí)，還要采取多種手段和途徑磨練隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。比如通過競爭選拔、將責(zé)任和業(yè)績掛鉤、責(zé)任追究的形式來激發(fā)管理人員的工作熱情和責(zé)任心，不斷提高員工的綜合素質(zhì)。企業(yè)及相關(guān)部門通過制定各項(xiàng)制度和采用多種辦法來不斷強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)勢，彌補(bǔ)管理隊(duì)伍的短板，磨練出一支高技能高素質(zhì)的隊(duì)伍，不僅可以很好地避免因人為因素造成管理工作的重大失誤，而且可以更有效地確保檔案管理工作的開展和實(shí)施。

其二，提高電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性和安全性。檔案的準(zhǔn)確性和客觀性應(yīng)該建立在檔案管理規(guī)范性的基礎(chǔ)上，因此首先要制定一套科學(xué)嚴(yán)密的操作規(guī)范，讓電子檔案管理人員在實(shí)際工作中有標(biāo)準(zhǔn)可依據(jù)，通過實(shí)行同一套操作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范管理流程，有效地避免各種人為失誤，尤其是在錄入，匯編，傳輸和分享等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格校對，保證電子檔案的準(zhǔn)確性。其次，管理部門應(yīng)對電子文件的安全性予以充分的重視，必須采取安全防護(hù)措施，比如電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)接口病毒查殺、機(jī)器設(shè)備定期檢查、軟件系統(tǒng)安全升級等等，通過設(shè)置多層防護(hù)屏障避免人為、設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)病毒等因素造成電子檔案管理系統(tǒng)的癱瘓和故障，導(dǎo)致電子檔案的損耗和丟失。另外，在電子檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，管理人員不能故步自封停下步伐，還要不斷對管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級。針對實(shí)際工作中出現(xiàn)的一些情況，管理人員要及時(shí)跟軟件商溝通，通過不斷地解決各種實(shí)際問題實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)軟件的不斷更新和優(yōu)化，使之更切實(shí)地滿足企業(yè)日常電子化檔案管理的工作。

5 結(jié)語

檔案電子化管理不僅是時(shí)代發(fā)展的必然，也是企業(yè)自身改革升級的需求。在新的形勢下，檔案管理工作人員也要保持與時(shí)俱進(jìn)，在具體檔案管理工作中需要不斷從企業(yè)出發(fā)，從實(shí)際工作出發(fā)，不能忽視任何一個(gè)問題及時(shí)針對問題進(jìn)行分析并制定和采取相應(yīng)的措施，不斷提高檔案電子化管理的工作質(zhì)量和工作效率，更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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