摘 要：目前雖然隨著科學(xué)技術(shù)的全面發(fā)展，各行各業(yè)的工作在被引入各種高端技術(shù)后已經(jīng)越來越能實現(xiàn)低投入高成效，但對于檔案管理工作而言，無論從管理工作略顯復(fù)雜混亂、檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護投入高昂、缺少技術(shù)型的操作人才等等方面都存在種種不足，本文將著重分析在檔案管理中應(yīng)用條碼技術(shù)的優(yōu)勢以及介紹如何在檔案管理中應(yīng)用條碼技術(shù)。

關(guān)鍵詞：條碼技術(shù)；應(yīng)用；檔案管理

科學(xué)技術(shù)急速發(fā)展的今天，已經(jīng)進入了全面的信息化時代，作為信息化的當(dāng)代，信息的重要性不言而喻。而檔案管理作為信息管理的一個大部分，在信息量越來越多的今天，如果還像傳統(tǒng)的檔案管理中一樣對信息進行分類、歸納和儲存，工作量巨大，耗費人力物力，并且效率極其低下。而條碼技術(shù)發(fā)展成熟的今天，完全可以實現(xiàn)將條碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，開啟檔案管理新篇章。

1 條碼技術(shù)

（一）條碼技術(shù)的簡介

條碼技術(shù)是在20世紀(jì)40年代由美國發(fā)明，到了20世紀(jì)70年代被應(yīng)用于生產(chǎn)、工作中，直至今日，條碼技術(shù)已經(jīng)在日常生活中隨處可見，成為了一種真正能夠廣泛服務(wù)于大眾的技術(shù)。條碼技術(shù)是用一維CCD掃描器掃描識讀一組按照一定的編碼規(guī)則排列的條與空的符號，可以在這一組按照特定規(guī)律排列的、不同寬度的黑色或其他色彩的條形與空格，以及數(shù)字、字符組成的條碼中讀取相應(yīng)的信息[1]。

（二）條碼技術(shù)的分類

目前的條碼技術(shù)大致可以分為三類：一維條碼、二維條碼以及三維條碼，一維條碼就是最常見的長條形條碼，有二十余種，其中最適合檔案管理的有Code39碼（又被稱為標(biāo)準(zhǔn)39碼）和Codabar碼，因為這兩種條碼還有數(shù)字與字母的同時配合。二維條碼也被簡稱作二維碼，是由特定按照一定排列規(guī)律的幾何圖形構(gòu)成，二維條碼相對于一維條碼而言所儲存的信息量能夠更大更廣，原來的一維條碼只能將信息存于后臺數(shù)據(jù)庫，而二維條碼能夠在掃描識別相應(yīng)條碼后直接讀取所需要的信息，并且二維條碼比一維條碼而言，更保障了信息的安全性。三維條碼則是在二維條碼的層面增加了其他維度來儲存信息，比如顏色、灰度和維度，在二維條碼的基礎(chǔ)上更增加了條碼儲存信息的容量。

（三）條碼技術(shù)的現(xiàn)狀與發(fā)展

條碼技術(shù)發(fā)展到今日已經(jīng)十分成熟，并且早已大量被應(yīng)用在人們的生產(chǎn)工作中，如快遞業(yè)、倉儲業(yè)、以及工業(yè)生產(chǎn)過程中的控制等等。不僅如此，因為其高效性與簡便性，普通大眾早已經(jīng)能夠熟練掌握條碼技術(shù)的操作，也將這種技術(shù)應(yīng)用于日常的生活中，如超市商品、圖書等，上面都能夠找到條碼技術(shù)的身影，也因為此，條碼技術(shù)得以發(fā)展的更加迅速[2]。

（四）條碼技術(shù)的優(yōu)點優(yōu)勢

首先，條碼技術(shù)在應(yīng)用于各個對應(yīng)物品上時，在相應(yīng)物品上噴涂對應(yīng)條碼或是將條碼打印在紙上貼在其上，不需要二次操作，避免了重復(fù)性的工作；其次，在應(yīng)用條碼技術(shù)于實際生產(chǎn)工作中時，只需要前期設(shè)計條碼與后期將條碼噴涂或打印的支出，并且此過程的總體花費都相對十分低廉；最后，條碼識別設(shè)備操作也同樣簡單方便，對操作人員沒有過高的技術(shù)要求，只需要學(xué)會操作一維CCD掃描器掃描條碼即可。

2 檔案管理

（一）檔案管理的簡介

檔案管理也可被稱作檔案工作，是對檔案實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用的活動，是一項管理性質(zhì)、服務(wù)性質(zhì)的工作。

（二）目前困難與基本矛盾

首先，目前檔案管理通常是各自管理，各個檔案管理部門由于使用的檔案管理系統(tǒng)或軟件不同，各自系統(tǒng)或軟件不能兼容，導(dǎo)致了各個部門間的對于檔案的管理信息不能互用、互調(diào)，缺乏信息的互通性；其次，目前各個檔案管理部門使用的軟件系統(tǒng)無法對檔案管理做到既可以做到對檔案信息的統(tǒng)一管理又可以實現(xiàn)文件檢索，缺乏管理的統(tǒng)一性；再者，檔案管理使用先進的信息管理系統(tǒng)，要求從業(yè)人員有相應(yīng)的技術(shù)水平與知識儲備，才能夠滿足熟練操作運用軟件系統(tǒng)的要求，但由于目前許多部門都缺乏此類高端人才，導(dǎo)致引入的現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)施設(shè)備無法充分按設(shè)想發(fā)揮作用，缺乏技術(shù)人才；最后，現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)施設(shè)備價格較為高昂，并且一旦出現(xiàn)問題，維修費用也相對較高[3]。

3 條碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理

（一）可操作性

條碼技術(shù)從20世紀(jì)40年代在美國被發(fā)明后，發(fā)展到當(dāng)代已經(jīng)十分成熟，并且早已實際投入于日常生活生產(chǎn)的使用，所以完全能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)用于檔案管理。對于檔案的管理而言，根據(jù)一維條碼、二維條碼及三維條碼所能存儲信息量的不同，從而可以在分類不同級別檔案時使用不同維度的條碼，就能夠做到更快速、準(zhǔn)確、高效的管理。對于檔案的有序性而言，應(yīng)用條碼技術(shù)能夠在檔案的借出還入時根據(jù)條碼中儲存的信息管控好檔案的具體位置與分類擺放。對于檔案的安全性而言，在需要查閱及借閱檔案的用戶也能在其相應(yīng)證件上加印條碼，使借閱者身份信息能夠被檔案部門掌握，保障了檔案在被查閱、借閱時的安全性。

（二）應(yīng)用優(yōu)勢

首先，在檔案管理中應(yīng)用條碼技術(shù)能夠在不同的檔案管理部門做到信息的互相流通，棄用不同的系統(tǒng)管理檔案改用相同的條碼管理，更有助于各個管理部門在需要其他部門檔案信息時快速高效的調(diào)用；其次，將條碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，設(shè)立特殊類別條碼，在條碼的色塊色彩、數(shù)字和符號等方面做變換，使得不同類別的檔案信息能夠歸類，有相同的一類條碼，但在一類條碼中的每份檔案又有屬于自己的條碼信息，這樣一來檔案信息管理更加標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化統(tǒng)一化；不僅如此，在識別檔案信息時只需要用一維CCD掃描器對準(zhǔn)條碼掃描即可得，不需要高技術(shù)型人才；最后，應(yīng)用條碼技術(shù)只需要在按照特定法則制作好條碼后噴涂或黏貼在檔案上，花費低廉但效果超群[4]。

4 結(jié)束語

在這個科學(xué)技術(shù)發(fā)達的當(dāng)代社會，檔案管理作為一項管理性質(zhì)、服務(wù)性質(zhì)的工作而言，是專門負責(zé)其他各個部門在工作中產(chǎn)生的信息留存，而在目前的檔案管理而言，有著缺乏信息的互通性、管理的統(tǒng)一性，缺少高端的技術(shù)型人才以及花費高昂等等缺點，但是將現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成熟的條碼技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中時，條碼技術(shù)的種種優(yōu)勢優(yōu)點恰好能夠彌補目前已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的檔案管理的缺陷，并且能夠使目前的檔案管理效果與效率更上一個臺階。

參考文獻

[1]蔣術(shù).條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應(yīng)用比較研究[J].北京檔案，2015（8）：36-37.

[2]韓冬.探討電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用在社保檔案管理中的有效性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）.

[3]劉婷婷.社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：180-180.

[4]臧明智.手機二維條碼在檔案管理中的實踐探索[J].通訊世界，2017（19）：261-262.

作者簡介

吳靜穎（1980-），女，漢族，廣東陸豐，經(jīng)濟師、一級國家人力資源管理師，碩士研究生，廣州市南方人力資源評價中心有限公司，研究方向：檔案管理。