巴寧 王璇 杜博為

[摘要]隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子發(fā)票的普及為經(jīng)濟(jì)管理活動帶來了極大的便利。在享受快捷便利的同時，電子發(fā)票重復(fù)入賬、難以與現(xiàn)有系統(tǒng)集成、電子發(fā)票的信息泄漏等問題很容易給企業(yè)造成不利影響。針對一家具有推廣條件的Y互聯(lián)網(wǎng)公司進(jìn)行調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)較高的人工成本和低效率的財務(wù)工作已成為制約公司發(fā)展的一大瓶頸，通過分析電子發(fā)票的發(fā)展?fàn)顩r和優(yōu)勢，以及對財務(wù)工作者的影響，提出在該公司推廣應(yīng)用電子發(fā)票的建議。

[關(guān)鍵詞]電子發(fā)票；財務(wù)工作；推廣策略

[中圖分類號]F275；F812.42 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”以及發(fā)票形態(tài)和企業(yè)服務(wù)管理方式變革的產(chǎn)物。作為一種新興事物，一般來說，電子發(fā)票是指在經(jīng)濟(jì)活動中開具、收取的以電子形式存儲的收付款憑證。2015年，國家稅務(wù)局正式發(fā)布公告，明確電子發(fā)票應(yīng)用范圍，為電子發(fā)票未來普及提供了制度支持。但就企業(yè)角度看，電子發(fā)票的推廣和普及還存在很多困難，企業(yè)要及時更新軟硬件設(shè)備，并且提高財務(wù)人員的素質(zhì)。

1 電子發(fā)票的發(fā)展?fàn)顩r和優(yōu)勢分析

1.1 電子發(fā)票的發(fā)展?fàn)顩r

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷地在財務(wù)領(lǐng)域被應(yīng)用，電子商務(wù)的快速發(fā)展給會計憑證的形式提出了更多更高的要求。我國傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式受到了很大制約，難以適應(yīng)新興商業(yè)快節(jié)奏的需求。在這樣的背景下，我國開始逐步推行電子發(fā)票管理。2012 年 5 月，國家發(fā)改委發(fā)布《關(guān)于組織開展國家電子商務(wù)示范城市電子商務(wù)試點專項的通知》，提出建設(shè)電子商務(wù)示范城市的地區(qū)可以滿足電子發(fā)票的要求，屬于早期的推廣階段；2013 年 6 月，中國內(nèi)地首張電子發(fā)票在京東商城開出；電子發(fā)票試點進(jìn)入早期擴張階段。在行業(yè)方面，從電商、零售到金融保險，再到電信行業(yè)；2015 年 12月，增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版推向全國。2016 年 1月，增值稅電子發(fā)票在全國推出，這標(biāo)志著電子發(fā)票推廣應(yīng)用進(jìn)入了一個新階段。

客觀的說，相比于美國和歐盟，我國的電子發(fā)票起步較晚，但推廣普及速度更快，推行力度更大，社會接受程度更高。如果把一個事物的興衰發(fā)展分成創(chuàng)新者、早期采用者、早期大眾、后期大眾和落后者五個階段，現(xiàn)階段在包括Y公司在內(nèi)的我國大部分企業(yè)，在電子發(fā)票方面的發(fā)展仍舊處于從早期大眾向早期使用者的跨越階段，且正處于一個比較難以跨越的鴻溝階段。

電子發(fā)票有如下兩個亟待完善的方面。第一，電子發(fā)票管理相關(guān)制度尚不完備，電子發(fā)票的法律地位在《稅收征管法》及相關(guān)法律法規(guī)中尚未被明確。在《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》中有專門針對網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理的條例，但電子發(fā)票管理的有關(guān)制度目前尚未制定。第二，電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)尚未完全統(tǒng)一。電子發(fā)票作為經(jīng)濟(jì)活動證明的原始憑證，必須建立統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)。既要國內(nèi)統(tǒng)一，又要參照國際標(biāo)準(zhǔn)，符合國際商務(wù)貿(mào)易發(fā)展的要求和通行會計準(zhǔn)則，更加利于企業(yè)進(jìn)一步走向世界全方位的開放。

以Y公司為例，現(xiàn)階段Y公司對于電子發(fā)票的管理仍舊處于原始狀態(tài)，公司沒有云端的存儲解決方案，只是用原始電子表格登記已經(jīng)登記入賬的電子發(fā)票，無法實現(xiàn)批量電子審核、無法多點位同時錄入發(fā)票因為容易產(chǎn)生重復(fù)入賬的情況、需要轉(zhuǎn)化成普通發(fā)票之后才能與現(xiàn)有系統(tǒng)集成、發(fā)票上的商業(yè)信息可能被泄露等問題，極易給企業(yè)造成不利影響。在這樣的原始的狀態(tài)下，Y公司作為一家集成多項業(yè)務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)公司，開出的發(fā)票和接受的發(fā)票存在很多格式不統(tǒng)一的現(xiàn)象，單一的識別系統(tǒng)已然不能滿足需求。

1.2 電子發(fā)票的優(yōu)勢分析

首先，采用電子發(fā)票能大幅提高票據(jù)在企業(yè)、客戶、供應(yīng)商之間的流轉(zhuǎn)效率。依托于傳統(tǒng)郵政系統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，陳舊的物流系統(tǒng)加之地區(qū)不確定性讓企業(yè)失去了對發(fā)票收到時間的可控性。

按照國際慣例，付款行為一般是發(fā)生在取得發(fā)票之后，對于奉行現(xiàn)金為王的現(xiàn)代企業(yè)來說，失去了對收票時間的控制也就失去了部分應(yīng)收應(yīng)付賬款的控制力。此外，物流失誤對發(fā)票傳遞造成不利影響的概率可以被大大降低。在企業(yè)ERP 系統(tǒng)中，供應(yīng)商可以提前預(yù)知客戶的需求時間和需求量，提前做好產(chǎn)品調(diào)配和物流的準(zhǔn)備。以此可以避免頻繁發(fā)送采購訂單和核對采購訂單，發(fā)貨單可同銷售發(fā)票同步流轉(zhuǎn)，一方面降低人力物力成本，一方面提高企業(yè)效率提升企業(yè)競爭力。

其次，電子發(fā)票可以和經(jīng)濟(jì)活動的完成實現(xiàn)零時差。相對傳統(tǒng)發(fā)票的復(fù)雜處理流程，電子發(fā)票資料全面網(wǎng)絡(luò)信息化集中處理，節(jié)約了企業(yè)內(nèi)外傳遞時間，能有效提高企業(yè)的賬務(wù)處理效率，及時地甚至是實時地給企業(yè)經(jīng)營者決策提供更有效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持。推廣電子發(fā)票以后，通過軟件可以直接從電子發(fā)票里智能選用必要信息記錄經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)生，免去了財務(wù)人員一系列瑣碎重復(fù)的手工工作浪費的時間，滿足財務(wù)信息傳遞時效性要求。

第三，便于統(tǒng)一供應(yīng)鏈上的各個企業(yè)業(yè)務(wù)往來憑證證明格式，尤其是利于企業(yè)之間的發(fā)票傳遞。電子發(fā)票使企業(yè)的業(yè)務(wù)更加規(guī)范也使得整個行業(yè)變得更加規(guī)范，其具體體現(xiàn)在購銷關(guān)系和納稅關(guān)系兩個方面。規(guī)范納稅人納稅行為，降低企業(yè)財務(wù)工作成本，允許企業(yè)在合法范圍內(nèi)避稅，但并不是通過不開、虛開、代開發(fā)票的違法手段實現(xiàn)。一方面，電子發(fā)票的使用可以讓納稅人實時在線領(lǐng)購、開具、傳遞發(fā)票，方便快捷；另一方面，稅務(wù)部門可以隨時監(jiān)督企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營，有效地遏制企業(yè)偷稅、漏稅的行為，降低納稅成本。

2 電子發(fā)票對Y公司財務(wù)工作的影響

2.1 對Y公司財務(wù)制度的影響

從企業(yè)戰(zhàn)略來看，發(fā)展擴大必然伴隨更多的財務(wù)工作需求，龐大的財務(wù)體制會拖累財務(wù)工作效率，Y公司財務(wù)人員增長速度明顯超過業(yè)務(wù)量增長速度。人員數(shù)量必須加以限制，所以從制度上提高運行效率非常必要。財務(wù)體制通常應(yīng)該服務(wù)于管理體制，并隨之變革而適應(yīng)。

Y集團(tuán)財務(wù)部門存在這樣的抉擇：集權(quán)化，下屬企業(yè)就無法擁有法人地位，實質(zhì)上成為了集團(tuán)的附屬分部，集團(tuán)內(nèi)部公司區(qū)分被淡化成部分，服從管理和財務(wù)的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”；分權(quán)化，子公司擁有財務(wù)制度獨立權(quán)，集團(tuán)公司控制協(xié)調(diào)難度增加，業(yè)務(wù)能力不同導(dǎo)致上下財務(wù)效率不同，內(nèi)部財務(wù)管理水平參差不齊。

但在電子發(fā)票環(huán)境下這種上下級財務(wù)不平等的原則就可以被很好的避免。Y企業(yè)有兩個選擇：分散化或者是集中化管理。在分散化體制下，下屬企業(yè)需要實時進(jìn)行核算，進(jìn)行開票收票業(yè)務(wù)工作。在集中化體制下，開票業(yè)務(wù)都集中在地區(qū)總部或者是省區(qū)分布，下屬分布無需進(jìn)行發(fā)票的核算，只需要實時地接收上級分部實時傳輸?shù)碾娮悠睋?jù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理工作即可。集中化的處理方式可以簡化分部的財務(wù)工作，利于整體業(yè)務(wù)的管理，同時也利于稅務(wù)部門和審計部門開展工作。

2.2 對業(yè)務(wù)處理流程的影響

傳統(tǒng)的財務(wù)工作完全依托于單據(jù)來實現(xiàn)并作為工作的起點，具體來說是根據(jù)有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的單據(jù)來填制記賬憑證，記賬、核對最后編制報表。然而隨著電子發(fā)票的普及推廣，電子會計檔案正在逐步取代甚至縮減傳統(tǒng)的工作流程。財務(wù)人員的工作不僅被局限在“憑單入賬”，一切和發(fā)票實物流相關(guān)的工作將被互聯(lián)網(wǎng)取代，磁盤數(shù)據(jù)變成“云數(shù)據(jù)”。財務(wù)工作變成網(wǎng)絡(luò)在線方式、在線報告、在線審核、在線信息分布等方式，任何財務(wù)信息都可以直接從網(wǎng)絡(luò)上獲得，并能真正地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公模式。

例如在Y公司，一張紙質(zhì)發(fā)票報賬流程可以分為電子流和實物流兩部分同步實現(xiàn)，電子流主要有報賬員報賬、掃描員掃描、審批人審批、共享中心主管派工、應(yīng)付會計審核憑證、出納審核付單、最后歸檔等七步驟；同時實物經(jīng)歷了掃描、郵寄、匹配、裝訂和歸檔等五步驟。但是在Y公司引進(jìn)電子發(fā)票體制后，僅有電子流沒有實物流，并且主要步驟也從七步驟減少至報賬、審批、派工、審核后付款五步驟。大大減少工作環(huán)節(jié)，縮短報賬周期，全面支持異地審計和隨時審計，同時可以實現(xiàn)實時財務(wù)的目標(biāo)。

3 電子發(fā)票在Y公司深入推廣應(yīng)用的建議

3.1 制定電子發(fā)票戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃

未來的財務(wù)工作模式，諸如二次記賬或者二次審計等為降低財務(wù)重復(fù)率的工作將逐步被電算化機器人取代，宏觀的看通過低專業(yè)要求和高強度工作來滿足的工作崗位將會消失。企業(yè)要在財務(wù)人員精通財務(wù)工作原理的基礎(chǔ)上，制定長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃，不斷指導(dǎo)財務(wù)人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的電算化技能，更多涉及管理、審計相關(guān)的政策、法規(guī)。進(jìn)一步的，財務(wù)工作要和司法工作一樣，施行永久責(zé)任制。簡言之，對人的培養(yǎng)必須要趕在對設(shè)備的升級之前。

Y企業(yè)應(yīng)該從財務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展層面制定電子發(fā)票指導(dǎo)綱要或長期行動計劃，穩(wěn)步對電子發(fā)票施行內(nèi)部改革。為適應(yīng)不同業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，既要實現(xiàn)在不同空間和地域電子發(fā)票的開具應(yīng)用，又要考慮與現(xiàn)有財務(wù)體制和未開發(fā)電子發(fā)票系統(tǒng)的企業(yè)更迭接軌。做好電子發(fā)票在各級企業(yè)分部的統(tǒng)籌規(guī)劃，建議成立企業(yè)電子發(fā)票推廣小組，主要職責(zé)包括對電子發(fā)票制度進(jìn)行軟件設(shè)備更新改造，對外應(yīng)用服務(wù)的指導(dǎo)和對內(nèi)的技術(shù)革新。

3.2 一鍵開票系統(tǒng)的設(shè)計

所謂一鍵開票系統(tǒng)的設(shè)計，就是針對訂單或者是購銷合同一鍵生成并自動交付。消費者通過在線下單和線上線下支付等多種渠道進(jìn)行采購時，訂單被接受以后進(jìn)入代開票系統(tǒng)，發(fā)票的信息通過服務(wù)器傳遞至稅控盤，此時發(fā)票數(shù)據(jù)已經(jīng)被傳遞至發(fā)票的后端服務(wù)平臺，系統(tǒng)內(nèi)生成板式文件和下載授權(quán)碼，最后電子發(fā)票服務(wù)憑條將發(fā)票傳遞回企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在這樣一個一鍵開票系統(tǒng)下，Y企業(yè)可以以多元化的方式，諸如郵件、短信、APP內(nèi)含信息的方式將電子發(fā)票傳遞至銷售者手中，便于Y企業(yè)及時確認(rèn)業(yè)務(wù)收入。

3.3 基于區(qū)塊鏈技術(shù)的研究

當(dāng)下，區(qū)塊鏈技術(shù)正在不斷滲透進(jìn)財務(wù)工作，而電子發(fā)票系統(tǒng)是實現(xiàn)區(qū)塊鏈全民記賬目標(biāo)的基礎(chǔ)。

結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)，Y公司可以構(gòu)建一個包含其上游供應(yīng)商和下游客戶的具有產(chǎn)業(yè)鏈性質(zhì)的聯(lián)盟。在這個區(qū)塊鏈中，稅務(wù)機關(guān)負(fù)責(zé)區(qū)塊鏈制度上的監(jiān)管，是監(jiān)察機構(gòu)，統(tǒng)一制定聯(lián)盟的運行標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)合約條件。區(qū)塊鏈中還可以積極引入擁有稅務(wù)機關(guān)頒發(fā)的稅務(wù)數(shù)字證書的第三方代理記賬平臺，作為區(qū)塊鏈發(fā)票的產(chǎn)生者和真?zhèn)喂蕶z驗者。鏈上各節(jié)點的使用者和信息共享者，必須按照事先制定的交易規(guī)則參與和運行，分布式記賬并生成報表，共同維護(hù)區(qū)塊鏈秩序。所謂分布式記賬，就是在多個站點、不同地理位置或者多個機構(gòu)組成的網(wǎng)絡(luò)里進(jìn)行分享的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，賬本由所有參與者共同進(jìn)行更新，可信度更高。

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