于淼

[摘 要]信息時(shí)代的檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，在工作方式與管理范圍上有十分明顯的區(qū)別。本文主要從信息時(shí)代檔案管理工作現(xiàn)狀分析入手，重點(diǎn)分析了信息時(shí)代檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題，并提出了具體的解決辦法。希望從事檔案管理工作的同行業(yè)人士提出批評(píng)指正。

[關(guān)鍵詞]信息；時(shí)代；檔案；管理；工作；創(chuàng)新；分析

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

檔案主要是以文字及圖片的形式記錄重要的社會(huì)性信息，保存?zhèn)€人與企業(yè)、個(gè)人與組織之間的重要文件性檔案為主。檔案管理工作主要是利用紙質(zhì)記錄及圖片式記錄為基礎(chǔ)，保存重要的歷史性資料，保存必要的備注性資料，為行政管理工作提供可靠性資料的管理工作。現(xiàn)代信息化時(shí)代中，檔案的管理工作發(fā)生了重要的變化。檔案信息化已成為了重要的檔案管理工作發(fā)展主要方向。

1 信息時(shí)代檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理的主要工作方式

信息時(shí)代的檔案管理與傳統(tǒng)工作方式的檔案管理有明顯的區(qū)別，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案管理數(shù)字化。信息時(shí)代檔案管理主要是利用與計(jì)算機(jī)相配套的電子錄入系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案及圖片進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)入數(shù)字化管理的主要工作方式。二是檔案信息查詢的現(xiàn)代化。信息化檔案管理工作主要是利用電子化工具，對(duì)原有的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換后的數(shù)字化信息檔案查詢速度快。

1.2 信息時(shí)代下檔案管理的主要特點(diǎn)

信息時(shí)代下的檔案管理有著明顯的區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的工作特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案管理的法制化。檔案管理工作主要依照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的管理。二是管理模式數(shù)字化。信息時(shí)代檔案管理主要是利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)配套設(shè)備進(jìn)行錄入與管理，經(jīng)過(guò)錄入處理的檔案以數(shù)字化的形式接受查詢與使用，查詢與使用效率大大提高。

2 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題及解決辦法分析

2.1 檔案主要規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后

檔案的統(tǒng)計(jì)與制作歸檔是一個(gè)連續(xù)性極強(qiáng)的工作，時(shí)間跨度受到實(shí)際工作的影響有所不同。在實(shí)際工作中檔案信息主要資源性生成與管理處于不同空間，在資金與規(guī)范的雙重限制下檔案統(tǒng)計(jì)與制作歸檔人為的分割。產(chǎn)生檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)滯后的主要原因是資金與權(quán)限的雙方面限制。檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)的滯后主要解決辦法有以下兩個(gè)方面，一是利用信息化數(shù)字管理手段將所有的數(shù)字化檔案進(jìn)行綜合性整合，保證數(shù)字化檔案的連續(xù)性與完整性。二是對(duì)數(shù)字檔案的管理采取統(tǒng)一性整合，打破資金性限制壁壘。實(shí)行信息管理一體化是檔案管理的必由之路。

2.2 檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

檔案管理的主要目的是為管理工作提供可靠的管理依據(jù)與政策制定性依據(jù)。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中檔案信息化服務(wù)觀念與管理方式滯后于管理工作需求。主要解決辦法有以下三個(gè)方面：一是提升檔案管理信息化意識(shí)。檔案管理的主要目的是為管理提供可靠性依據(jù)與管理性數(shù)據(jù)支撐。在實(shí)際的檔案管理工作中部分檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于管理工作需求。除了部分保密性檔案信息執(zhí)行保密外，務(wù)必將檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一到服務(wù)理念中，保證信息的共享與利益的最大化，防止檔案信息化滯后。二是強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理工作信息化是所有管理部門(mén)工作發(fā)展的需要，也是檔案信息化管理方式的社會(huì)性需求。三是健全完善檔案信息化法規(guī)制度保障性建設(shè)。檔案信息安全與檔案合理性利用是檔案管理工作的主要社會(huì)目的，在具體的檔案管理工作中要保證檔案法規(guī)制化保障。

2.3 檔案管理信息化法規(guī)體系不完善

檔案信息化是全社會(huì)對(duì)于檔案管理的查詢與使用的具體要求。在我國(guó)現(xiàn)行的檔案法規(guī)中，對(duì)于信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理的法律方面存在一定的管理空白。主要是檔案管理信息化的建設(shè)速度超前于法律制度的建設(shè)步伐。解決主要方法是加快制定相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與信息化管理制度，填補(bǔ)并完善檔案信息化管理的法律空白。從制度保障方面保護(hù)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

2.4 檔案管理信息化存在信息共享壁壘

檔案管理信息化壁壘產(chǎn)生的主要根源主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是檔案管理工作中的信息職能化管理部門(mén)對(duì)于檔案信息管理職能轉(zhuǎn)變速度過(guò)慢。二是職能管理部門(mén)職能化管理向服務(wù)化轉(zhuǎn)型升級(jí)意識(shí)不強(qiáng)。三是檔案管理部門(mén)之間各自為政，產(chǎn)生信息范圍固有性壁壘。解決檔案管理信息共享壁壘的主要方法：一是轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)職能。檔案管理主要是為管理部門(mén)提供可行性參考依據(jù)的主要來(lái)源。檔案服務(wù)職能也一定要圍繞這個(gè)中心，為決策制訂提供可行性依據(jù)。二是轉(zhuǎn)變職能管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)。解決好復(fù)雜環(huán)境下的綜合性檔案信息管理工作，提高檔案管理性服務(wù)意識(shí)。三是解決檔案管理工作信息化共享聯(lián)合。檔案信息的整理是一個(gè)連續(xù)性的過(guò)程，在整理階段涉及多個(gè)部門(mén)。在具體的信息整理工作中要互通有無(wú)，保證信息的全面與真實(shí)。

檔案是管理部門(mén)制訂管理政策的主要行政性依據(jù)的重要來(lái)源。檔案信息化共享是信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理的具體工作要求。信息時(shí)代的檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，在工作方式與管理范圍上有十分明顯的區(qū)別。信息時(shí)代下的檔案管理主要體現(xiàn)了檔案管理的法制化和管理模式數(shù)字化。信息時(shí)代檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題是檔案主要規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后、檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后、檔案管理信息化法規(guī)體系不完善、檔案管理信息化存在信息共享壁壘。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 曲正民，李軍.檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題分析及具體的解決辦法[J].山西省檔案管理工作研究，2017（11）.

[2] 馮玉軍，趙玉明.檔案管理工作中的信息化共享中存在的主要問(wèn)題解析[J].山西檔案管理，2016（02）.