文 / 錢(qián)毅 劉濤

信息化是所有企業(yè)檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路。經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展，包括企業(yè)檔案在內(nèi)的信息化已經(jīng)取得了大量成果，初步建成了以檔案目錄中心，以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。企業(yè)檔案與通用的行政類檔案相比，由于業(yè)務(wù)對(duì)象的專業(yè)要求高、規(guī)模大、類型多，面臨的問(wèn)題也更復(fù)雜。目前不少企業(yè)已經(jīng)花費(fèi)巨資搭建了技術(shù)層面的信息平臺(tái)，積累了海量的檔案信息資源。但我們應(yīng)當(dāng)看到，“兩化融合”的政策要求、“大智云移”的技術(shù)背景、智能制造的產(chǎn)業(yè)趨勢(shì)都對(duì)企業(yè)檔案信息化提出了更高的要求，促使其踏上脫胎換骨式的升級(jí)之路，要求它逐步進(jìn)入智能檔案管理階段。本文擬從企業(yè)檔案信息化發(fā)展階段入手，研究企業(yè)檔案通過(guò)數(shù)據(jù)治理而滿足智能檔案管理的方法與路徑。

一、智能檔案管理是企業(yè)檔案信息化的重要發(fā)展方向

信息化是信息資源不斷豐富、技術(shù)應(yīng)用不斷擴(kuò)展、資源開(kāi)發(fā)不斷深入的一個(gè)連續(xù)性過(guò)程。諾蘭模型指出，任何一個(gè)行業(yè)、國(guó)家或地區(qū)的信息化大體都要經(jīng)歷初裝、蔓延、控制、集成、數(shù)據(jù)管理和成熟六個(gè)階段，企業(yè)檔案信息化亦不例外。勝利油田的檔案信息化歷程[1]與東風(fēng)汽輪機(jī)廠四代檔案信息系統(tǒng)的演變[2]就清晰展現(xiàn)了檔案信息化發(fā)展的不同階段。

從推進(jìn)方式、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)重點(diǎn)、檔案管理方法革新程度等角度來(lái)看，企業(yè)檔案信息化大致經(jīng)歷了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案數(shù)字化、電子檔案管理等階段，目前正向智能檔案管理階段發(fā)展。智能檔案管理是檔案信息化的高級(jí)階段，是新技術(shù)環(huán)境的客觀要求，是實(shí)踐數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)—智能的信息化發(fā)展路徑的必經(jīng)之路。目前，業(yè)務(wù)系統(tǒng)更多地呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、模型驅(qū)動(dòng)的特點(diǎn)，所形成的檔案越來(lái)越多地以數(shù)據(jù)密集型產(chǎn)品的形式出現(xiàn)，檔案資源顆粒度的精細(xì)化客觀上也要求檔案部門(mén)提供更為智能的信息服務(wù)。

二、當(dāng)前企業(yè)智能檔案管理中存在的主要問(wèn)題

堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是智能檔案管理的前提，數(shù)據(jù)的質(zhì)和量決定了智能管理的成敗。智能檔案管理要求數(shù)據(jù)資源既要在數(shù)量上具備一定的規(guī)模，又要在質(zhì)量上滿足準(zhǔn)確性、完整性、可用性、規(guī)范性等要求。只有做好充分的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，各種智能算法、平臺(tái)、系統(tǒng)、設(shè)備才有用武之地，才能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理還存在不少問(wèn)題。

（一）檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量存在不足

檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是指檔案作為一種數(shù)據(jù)產(chǎn)品所具有的一系列屬性特征，包括準(zhǔn)確性、一致性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等。[3]錢(qián)毅認(rèn)為，數(shù)據(jù)可以按照屬性—屬性關(guān)系—屬性值三元結(jié)構(gòu)進(jìn)行理解，檔案數(shù)據(jù)的總體質(zhì)量包括“屬性”的選取質(zhì)量、“屬性關(guān)系”的表述質(zhì)量和“屬性值”的取值質(zhì)量三個(gè)方面。[4]

目前，企業(yè)檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在這三個(gè)方面的質(zhì)量狀況普遍不太樂(lè)觀，具體表現(xiàn)為系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)定義缺失、數(shù)據(jù)重復(fù)、完整性差等。這些問(wèn)題產(chǎn)生的根本原因是缺乏對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效控制，要解決這些問(wèn)題不能僅僅關(guān)注局部應(yīng)用，還需要綜合考察企業(yè)檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定系統(tǒng)完整的解決方案。近期興起的數(shù)據(jù)治理是一系列涉及數(shù)據(jù)管理的流程、政策、標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)技術(shù)手段的集合，能夠較為有效地應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題[5]。

（二）檔案數(shù)據(jù)現(xiàn)狀與企業(yè)信息化發(fā)展模式不匹配

企業(yè)信息化發(fā)展模式已經(jīng)從早期具有“孤島”特征的部門(mén)信息化向整體規(guī)劃模式和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)模式發(fā)展。新的發(fā)展模式要求檔案數(shù)據(jù)具備更高的整體水平，而當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)現(xiàn)狀并不能完全滿足企業(yè)信息化新的發(fā)展模式需要。

部門(mén)信息化是早期信息化工作的典型形態(tài)，多數(shù)企業(yè)遵循以部門(mén)信息化為主導(dǎo)的發(fā)展路徑，往往在開(kāi)展到一定階段后才開(kāi)始實(shí)行各部門(mén)數(shù)據(jù)之間的集成和聯(lián)通。這種模式存在的縱強(qiáng)橫弱的痼疾導(dǎo)致了典型的信息孤島現(xiàn)象，造成企業(yè)數(shù)據(jù)不能有效流通和共享。

整體規(guī)劃模式是企業(yè)信息化集中管理的必經(jīng)之路，主要是通過(guò)整體規(guī)劃將企業(yè)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)前臺(tái)業(yè)務(wù)與后臺(tái)數(shù)據(jù)的總體管控。該模式體現(xiàn)出的集約化和集中管理原則既符合技術(shù)潮流的發(fā)展趨勢(shì)，也與我國(guó)的企業(yè)檔案管理體制相吻合。目前，一些大型企業(yè)如國(guó)家電網(wǎng)、中國(guó)聯(lián)通、中石油等已經(jīng)建立起集團(tuán)層面的一級(jí)架構(gòu)，擁有檔案統(tǒng)一集中管理的系統(tǒng)平臺(tái)，開(kāi)始具備整體規(guī)劃管理檔案的基礎(chǔ)條件。

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)模式意味著業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化的進(jìn)一步深入發(fā)展，數(shù)據(jù)開(kāi)始取代傳統(tǒng)的文件驅(qū)動(dòng)著各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)行。在金融、電信、先進(jìn)制造等領(lǐng)域已經(jīng)開(kāi)始規(guī)?；厥褂脭?shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)，如海爾集團(tuán)的個(gè)性化定制系統(tǒng)開(kāi)始嘗試依據(jù)用戶的個(gè)人需求數(shù)據(jù)進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，航空領(lǐng)域基于CAD的柔性制造系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、成型等環(huán)節(jié)都依靠數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)模式進(jìn)行工作。

目前企業(yè)檔案數(shù)據(jù)總體上難以匹配企業(yè)的信息化發(fā)展模式，多數(shù)企業(yè)檔案信息化仍處于模塊化的孤島階段，檔案管理還深陷為不同部門(mén)、不同系統(tǒng)之間協(xié)商數(shù)據(jù)接口的重復(fù)工作之中。企業(yè)信息化的深入發(fā)展要求檔案管理從孤島階段的分散式管理向集中式管理轉(zhuǎn)變，制定較為完整成熟的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，提供規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，并進(jìn)一步形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)體的整體歸檔方案。

（三）檔案數(shù)據(jù)管理不能完全滿足智能檔案服務(wù)需要

智能檔案管理需要大量數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)支撐，并依托數(shù)據(jù)構(gòu)建場(chǎng)景、主題、模型、本體等對(duì)象用于智能分析與關(guān)聯(lián)，這些都對(duì)檔案數(shù)據(jù)提出了特定的管理要求。目前，企業(yè)檔案中的存量部分多數(shù)還是以紙質(zhì)形式存在，通過(guò)數(shù)字化獲得的成品大多數(shù)以非結(jié)構(gòu)化圖像形式存儲(chǔ)，二者都需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)化工作。在傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境下，檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低、關(guān)聯(lián)性差，缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的發(fā)現(xiàn)和組織，難以實(shí)現(xiàn)集中管理和跨部門(mén)的共享交流?？傮w來(lái)看，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)描述豐度不足，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象和主題內(nèi)容的構(gòu)建，這也是檔案領(lǐng)域進(jìn)行知識(shí)管理的最大痛點(diǎn)，如無(wú)改進(jìn)，亦難以支撐智能檔案服務(wù)的進(jìn)行。

三、企業(yè)檔案智能管理依托數(shù)據(jù)治理的必要性

鑒于目前智能管理是企業(yè)信息化向上突圍的必然階段，筆者認(rèn)為需要通過(guò)數(shù)據(jù)治理提供的手段，將大量存量檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化進(jìn)而形成用于分析的數(shù)據(jù)集。同時(shí)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)施數(shù)據(jù)治理，能夠從源頭上獲得高質(zhì)量的自動(dòng)匯集的數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案智能化服務(wù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（一）數(shù)據(jù)治理的概念及主要框架

根據(jù)Gartner對(duì)于數(shù)據(jù)治理的定義，數(shù)據(jù)治理是通過(guò)組織、人員、流程和技術(shù)的相互協(xié)作，將數(shù)據(jù)作為企業(yè)核心資產(chǎn)的管理與技術(shù)手段。目前，國(guó)際上主流的數(shù)據(jù)治理框架包括DAMA數(shù)據(jù)治理知識(shí)體系、DGI數(shù)據(jù)治理框架、IBM數(shù)據(jù)治理框架和TERADATA數(shù)據(jù)治理框架等，其中應(yīng)用最為廣泛的是DAMA模型。DAMA認(rèn)為，數(shù)據(jù)治理是規(guī)劃、控制和提供數(shù)據(jù)及信息資產(chǎn)的一組業(yè)務(wù)職能，包括開(kāi)發(fā)、執(zhí)行和監(jiān)督有關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)劃、政策、方案、項(xiàng)目、流程、方法和程序，從而控制、保護(hù)、交付和提高數(shù)據(jù)價(jià)值。[6]3該模型把數(shù)據(jù)治理分為數(shù)據(jù)管理職能框架和環(huán)境元素框架，職能框架以數(shù)據(jù)治理為中心定義了十種主要職能，在環(huán)境元素框架中則識(shí)別出過(guò)程、技術(shù)和人員等關(guān)鍵元素，并為每一個(gè)管理職能提供了機(jī)制保障的一致性方法[7]。

（二）數(shù)據(jù)治理有助于滿足智能檔案管理需求

1.滿足數(shù)據(jù)層面的細(xì)顆?；枨?。從管理對(duì)象上看，智能檔案管理關(guān)注顆粒度更細(xì)的以結(jié)構(gòu)化形式表達(dá)為主的數(shù)據(jù)，而非以文件形式存在的資源，即智能檔案管理是基于“數(shù)據(jù)”尺度的。“數(shù)據(jù)”尺度的管理工作比“文件”尺度更深入、更細(xì)致，而現(xiàn)有文檔管理總體上是基于“文件”尺度的。因而需要基于數(shù)據(jù)管理的需求對(duì)現(xiàn)有文檔管理方法、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行修正、提升乃至重建。

2.滿足高度集中的數(shù)據(jù)共享需求。智能檔案管理不同于一般數(shù)據(jù)管理的核心特性在于，其數(shù)據(jù)集中程度與規(guī)模都超出一般系統(tǒng)的處理能力范圍。企業(yè)部門(mén)如果存在本位主義思想，將導(dǎo)致檔案管理工作相互孤立，數(shù)據(jù)共享困難，因而需要強(qiáng)化數(shù)據(jù)集中，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的級(jí)聯(lián)、互聯(lián)和關(guān)聯(lián)建設(shè)，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，形成集中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的開(kāi)放與共享。

3.滿足以關(guān)聯(lián)管理為主的利用需求。整體上看，當(dāng)前文檔標(biāo)準(zhǔn)重在內(nèi)部整序與自洽，以法規(guī)遵從與文件治理為第一要?jiǎng)?wù)。這對(duì)于“文件尺度”的檔案資源管理而言是比較充分的，能夠保證大量文件檔案實(shí)體的規(guī)范管理。但對(duì)基于數(shù)據(jù)顆粒度要求的智能檔案管理而言，需要更多地從數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)角度進(jìn)行規(guī)則提煉、場(chǎng)景描述，以便對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織與分析。

總之，通過(guò)開(kāi)展數(shù)據(jù)治理，能夠提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理從分散式管理向集中式管理轉(zhuǎn)變，從粗粒度向細(xì)粒度轉(zhuǎn)變，從孤立分散向開(kāi)放共享轉(zhuǎn)變，并逐步滿足企業(yè)檔案智能管理的數(shù)據(jù)要求。

四、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理路徑

企業(yè)檔案智能管理需要建立在較高的檔案信息化基礎(chǔ)之上，要求企業(yè)具備必要的資源基礎(chǔ)和較高的軟硬件水平。目前企業(yè)檔案在數(shù)據(jù)量的積累方面已經(jīng)卓有成效，但在數(shù)據(jù)質(zhì)量方面距離智能化的要求還有一定差距，因而需要面向智能檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)治理方案的設(shè)計(jì)與實(shí)施，采取循序漸進(jìn)的路徑進(jìn)行推進(jìn)，具體步驟如圖1所示。

圖1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理路徑

（一）開(kāi)展主題資源建設(shè)

圍繞主題建設(shè)檔案資源是面向智能檔案服務(wù)的第一步驟。企業(yè)檔案并非泛泛的資料集合，而是依托企業(yè)具體職能，遵循來(lái)源原則進(jìn)行管理的有秩序的相對(duì)完整的資源集合。面向智能檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)首先選擇資源建設(shè)的主題，并圍繞主題來(lái)構(gòu)建企業(yè)檔案主數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行參考數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)。

1.確定主數(shù)據(jù)。主數(shù)據(jù)就是關(guān)于業(yè)務(wù)實(shí)體的數(shù)據(jù)，被認(rèn)為是用于智能分析的“黃金”數(shù)據(jù)。在檔案理論與實(shí)踐中，“職能”可視為最大的業(yè)務(wù)實(shí)體，檔案業(yè)務(wù)的核心工作如歸檔、整理、鑒定等基本上都圍繞職能開(kāi)展。企業(yè)檔案資源建設(shè)需要大力拓展主題范圍，圍繞多元主題進(jìn)行資源組織?？傮w上看，主數(shù)據(jù)應(yīng)以企業(yè)職能為基礎(chǔ)，選擇當(dāng)事人（如員工、組織、角色）、產(chǎn)品、位置、項(xiàng)目等作為主題進(jìn)行構(gòu)建。企業(yè)依托既有的檔案資源進(jìn)行主數(shù)據(jù)建設(shè)，有利于開(kāi)展多維分析與關(guān)聯(lián)研究，最大程度復(fù)用企業(yè)檔案資源與數(shù)據(jù)。例如，電網(wǎng)公司目前已經(jīng)開(kāi)展了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集工作，在基本完成以職能為核心的檔案資源的原始積累后，就需要圍繞服務(wù)主題進(jìn)行主數(shù)據(jù)建設(shè)，如項(xiàng)目、線路、客戶，甚至電線桿等，用于支撐后續(xù)智慧電網(wǎng)的建設(shè)。金融企業(yè)針對(duì)貸款的個(gè)人和機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，在構(gòu)建客戶主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上就能進(jìn)行包括信用能力、資金實(shí)力、興趣愛(ài)好在內(nèi)的綜合畫(huà)像，以便開(kāi)展個(gè)性化智能金融服務(wù)。

2.設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)與參考數(shù)據(jù)。根據(jù)選擇的主題，應(yīng)在開(kāi)展主數(shù)據(jù)建設(shè)的同時(shí)進(jìn)行該主題有關(guān)的元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)。對(duì)于通用的主題對(duì)象，應(yīng)遵循既有的元數(shù)據(jù)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)自身需求進(jìn)行設(shè)計(jì)；對(duì)于沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的主題對(duì)象，需要基于通用的元數(shù)據(jù)分析框架進(jìn)行元數(shù)據(jù)規(guī)范設(shè)計(jì)，如文件實(shí)體可基于ISO23081-1模型進(jìn)行設(shè)計(jì)，長(zhǎng)期保存對(duì)象元數(shù)據(jù)需要參考ISO14721的信息模型進(jìn)行設(shè)計(jì)。參考數(shù)據(jù)就是所謂的取值列表或值域，需要綜合大量的業(yè)務(wù)規(guī)則來(lái)進(jìn)行編制。在跨業(yè)務(wù)的應(yīng)用中，往往需要對(duì)參考數(shù)據(jù)進(jìn)行映射和標(biāo)準(zhǔn)化工作，以保證數(shù)據(jù)的一致性。

（二）提升檔案資源質(zhì)量

智能檔案管理需要成熟的高質(zhì)量的完整的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，通過(guò)數(shù)據(jù)治理能夠有效提升資源質(zhì)量。以DAMA數(shù)據(jù)治理模型為例，它提供了多種用于維護(hù)、保障、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量的手段，比較典型的如確立數(shù)據(jù)架構(gòu)、實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理等。

1.確立數(shù)據(jù)架構(gòu)。數(shù)據(jù)架構(gòu)用于定義整個(gè)組織的數(shù)據(jù)藍(lán)圖，明確數(shù)據(jù)的屬性、屬性值及屬性關(guān)系。部門(mén)級(jí)單一應(yīng)用的主數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)建設(shè)相對(duì)容易，在企業(yè)級(jí)跨應(yīng)用環(huán)境中則比較復(fù)雜，確立數(shù)據(jù)架構(gòu)可以在企業(yè)數(shù)據(jù)環(huán)境中有效防止數(shù)據(jù)孤島，管控?cái)?shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)一致性。

2.實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題主要表現(xiàn)在準(zhǔn)確性、一致性、完整性、時(shí)效性等方面。數(shù)據(jù)治理提供了多種手段用于實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量的持續(xù)管理，如通過(guò)戴明質(zhì)量環(huán)提供的PDMA（Plan Deploy Monitor Act 計(jì)劃—實(shí)施—監(jiān)控—行動(dòng)）模型可以在管理層面提供保障。同時(shí)，主要數(shù)據(jù)治理模型都提出了各自的數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)，定義了數(shù)據(jù)質(zhì)量業(yè)務(wù)規(guī)則，提供了測(cè)試和驗(yàn)證數(shù)據(jù)質(zhì)量的技術(shù)工具。通過(guò)這些管理和技術(shù)手段能夠支撐在數(shù)據(jù)全生命周期中持續(xù)性地實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。

（三）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理保障機(jī)制

數(shù)據(jù)治理作為一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)層級(jí)而非部門(mén)層級(jí)構(gòu)建包括數(shù)據(jù)生命周期、數(shù)據(jù)安全等在內(nèi)的保障機(jī)制，建設(shè)以數(shù)據(jù)為中心的整體管理框架，為檔案數(shù)據(jù)管理提供可靠的持續(xù)的保障。

1.開(kāi)展數(shù)據(jù)生命周期管理。在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理中，生命周期管理應(yīng)作為一種普適管理手段進(jìn)行實(shí)施。一方面，這是由于檔案數(shù)據(jù)本身處于數(shù)據(jù)生產(chǎn)流程下游，對(duì)前端數(shù)據(jù)的形成規(guī)范和質(zhì)量具有前饋?zhàn)饔?；另一方面，檔案數(shù)據(jù)管理本身也是一個(gè)周期較長(zhǎng)的過(guò)程，需要關(guān)注數(shù)據(jù)從接收到長(zhǎng)期保存或清理的全過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)生命周期需要關(guān)注攝取（導(dǎo)入、抽取、著錄、歸檔）、處理（編輯、整合、轉(zhuǎn)換、刪除）、管控（驗(yàn)證、編輯、更新、清洗）、保存（遷移、備份、恢復(fù)）、利用（導(dǎo)出、匯總、挖掘、檢索）等大量數(shù)據(jù)處理工作。

2.制定數(shù)據(jù)安全計(jì)劃。安全是檔案數(shù)據(jù)的生命線，適用于檔案信息化所有發(fā)展階段，智能檔案管理階段亦是如此。數(shù)據(jù)安全工作包括計(jì)劃、制定、執(zhí)行相關(guān)安全策略和規(guī)程，以確保檔案數(shù)據(jù)在使用過(guò)程中有恰當(dāng)?shù)恼J(rèn)證、授權(quán)、訪問(wèn)和審計(jì)等措施。

（四）形成數(shù)據(jù)治理文化

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)被視為企業(yè)的核心資產(chǎn)之一，因而需要持續(xù)性地構(gòu)建圍繞企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的基本環(huán)境，營(yíng)造良好的數(shù)據(jù)治理文化氛圍。具體而言，應(yīng)在組織和人員設(shè)置、政策規(guī)范制訂等方面采取措施。

1.組織人員設(shè)置。數(shù)據(jù)治理需要構(gòu)建明確的管理主體，大型企業(yè)可以考慮成立類似信息文檔委員會(huì)的部門(mén)，作為管理整個(gè)企業(yè)文件、檔案、數(shù)據(jù)的最高決策機(jī)構(gòu)，其下可成立數(shù)據(jù)治理委員會(huì)、數(shù)據(jù)管理制度委員會(huì)等組織。檔案數(shù)據(jù)治理工作應(yīng)依托檔案部門(mén)進(jìn)行，設(shè)置部門(mén)數(shù)據(jù)管理專員崗位，有條件的還可成立獨(dú)立的數(shù)據(jù)治理辦公室（DGO）進(jìn)行專項(xiàng)工作，保證檔案數(shù)據(jù)治理有領(lǐng)導(dǎo)、有責(zé)任人員，從而形成責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。DAMA模型就提供了30種明確的數(shù)據(jù)管理角色，用于支撐數(shù)據(jù)治理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.政策規(guī)范制訂。數(shù)據(jù)治理離不開(kāi)大量具體規(guī)范的支撐，需要在政策、標(biāo)準(zhǔn)、流程、指南等層面進(jìn)行綜合建設(shè)。政策是結(jié)合企業(yè)檔案管理的整體業(yè)務(wù)需求形成的戰(zhàn)略層面的數(shù)據(jù)治理整體方針，是數(shù)據(jù)治理體系的總體指引；標(biāo)準(zhǔn)是在業(yè)務(wù)層面上指導(dǎo)數(shù)據(jù)治理主要管理功能的規(guī)范；流程與指南則在操作層面上指導(dǎo)具體的管理措施和技術(shù)行為。總之，通過(guò)政策規(guī)范制訂，可以為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理提供戰(zhàn)略方針、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作指南。

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