于奎彬

摘 要：通過(guò)闡述私人檔案信息資源的涵義特點(diǎn)，來(lái)認(rèn)識(shí)這類(lèi)信息資源。然后通過(guò)闡述開(kāi)發(fā)和利用這類(lèi)資源的必要性，來(lái)說(shuō)明為什么要進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。以此為理由提出一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞：私人檔案 檔案信息資源 開(kāi)發(fā)利用

一、私人檔案與個(gè)人檔案的關(guān)系

在闡述私人檔案之前，有必要對(duì)個(gè)人檔案和私人檔案加以區(qū)分。個(gè)人檔案是記載個(gè)人相關(guān)信息的檔案，是政府、機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織等機(jī)構(gòu)因某種工作需要而形成的，往往由政府或機(jī)構(gòu)的檔案部門(mén)所收藏和擁有[1]。少數(shù)情況下，個(gè)人檔案也為私人所有；私人檔案是指所有權(quán)歸私人所有的，由私人或私人機(jī)構(gòu)和組織在個(gè)人生活或社會(huì)活動(dòng)中形成的以及依法獲得的各種形式和載體的檔案材料。[1]

由此我們可以得知私人檔案在檔案的來(lái)源上要大于個(gè)人檔案，他不僅包括個(gè)人產(chǎn)生的檔案還可以包括私人組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，以及通過(guò)合法程序獲得的檔案；在涉及內(nèi)容的種類(lèi)上也明顯優(yōu)于個(gè)人檔案。

二、認(rèn)識(shí)私人檔案信息資源

（一）私人檔案信息資源的涵義

信息資源有廣義和狹義之分。廣義的信息資源指的是信息活動(dòng)中各種要素的總稱(chēng)。狹義的信息資源，指的是信息本身或信息內(nèi)容，即經(jīng)過(guò)加工處理，對(duì)決策有用的數(shù)據(jù)。在本文中，信息資源取其狹義之意，是一種為私人所有、固化于檔案載體上并具有使用價(jià)值的信息。

（二）私人檔案信息資源的特點(diǎn)

（1）來(lái)源上具有廣泛性。私人檔案不僅包括個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)在個(gè)人生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案，還包括通過(guò)合法手段取得的檔案。所以，它在來(lái)源方面就具有非常強(qiáng)的廣泛性和靈活性。

（2）數(shù)量上具有規(guī)模性。我們可以把每個(gè)個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)看成是一個(gè)“微型綜合檔案館”，它里面收藏著來(lái)源于不同組織的檔案，而這樣的檔案館綜合起來(lái)就有上億個(gè)，如此看來(lái)所積累的檔案數(shù)量非常龐大。

（3）保管上具有凌亂性。個(gè)人和私人機(jī)構(gòu)或組織，本身不具有檔案管理能力，即便有檔案意識(shí)，也不能對(duì)私人檔案進(jìn)行有效的整理，這就使得私人檔案在保管上存在著隨意丟放的現(xiàn)象；另一個(gè)方面，來(lái)源于同一個(gè)個(gè)人或組織的檔案可能會(huì)掌握在不同的人手中，比如個(gè)人的信件、贈(zèng)與別人的書(shū)畫(huà)作品等。

三、開(kāi)發(fā)和利用私人檔案信息資源的必要性

私人檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，是指私人檔案經(jīng)過(guò)加工處理以檔案信息產(chǎn)品的形式提供給用戶(hù)加以利用或者私人檔案被直接提供利用。雖然這種檔案信息資源較少受到重視，但其開(kāi)發(fā)和利用在我國(guó)有其開(kāi)展的必要性。

（一）構(gòu)建社會(huì)記憶

目前，全國(guó)各地區(qū)都在相應(yīng)中央號(hào)召構(gòu)建城市記憶，其目的一是要保證歷史的連續(xù)性，二是要保護(hù)我國(guó)優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化。從一個(gè)更宏觀(guān)的角度來(lái)看，構(gòu)建城市記憶其實(shí)就是在構(gòu)建社會(huì)記憶。作為具有原始記錄性的檔案，無(wú)疑在這方面承載著不可磨滅的作用。要知道，社會(huì)是由人組成的，沒(méi)有人的記憶就沒(méi)有社會(huì)的記憶，而人死后沒(méi)有記錄留存的話(huà)，就無(wú)法被人認(rèn)可其存在過(guò)這一事實(shí)。所以，想要構(gòu)建社會(huì)記憶，就不可忽視私人檔案信息資源存在的價(jià)值。

（二）澄清歷史事實(shí)

私人檔案可以澄清個(gè)人歷史的事實(shí)，還原事情的真相，消除來(lái)源不明的謠傳。比如關(guān)于張學(xué)良的祖籍問(wèn)題，其口述檔案未公開(kāi)以前，一般史書(shū)記載是從山東遷到東北的，而他本人通過(guò)口述檔案說(shuō)：我們家“從來(lái)沒(méi)去過(guò)山東！ 我們祖輩是挑著擔(dān)子由河北闖關(guān)東的?！?“我們是大城人， 原籍河北大城縣?！盵2]由此可以判定之前對(duì)于其祖籍的記載不真實(shí)，可以推翻。

（三）流傳知識(shí)經(jīng)典

不管哪個(gè)時(shí)期，何種領(lǐng)域，都有讓我們仰望稱(chēng)贊的歷史名人。在他們結(jié)束這一生的存在后，都留下了大量的私人檔案，比如作品手稿、信函、日記、回憶錄等。這些私人檔案除了能進(jìn)行歷史方面的研究之外，還具有很強(qiáng)的文化價(jià)值。那么，如何能使這些文化知識(shí)傳遞給后世之人，又如何能讓他們被利用的同時(shí)不至于損壞？這就需要我們對(duì)私人檔案進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)和利用。

（四）彌補(bǔ)公共檔案

由于歷史上各種各樣的原因，總有一些應(yīng)該歸國(guó)家所有的檔案散落在個(gè)人手里，淪為私人檔案，這就使得對(duì)現(xiàn)有的公務(wù)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)的時(shí)候不能完整地進(jìn)行，從而需要通過(guò)開(kāi)發(fā)私人檔案進(jìn)行輔助，以保證檔案信息的完整性。

（五）解決實(shí)際問(wèn)題

私人檔案很多都是具有憑證性的信息，如果不加以保存和利用那么這些憑證作用就會(huì)丟失，進(jìn)而使檔案生成者遭受損失。比如滄州檔案信息網(wǎng)有新聞報(bào)道，一個(gè)已故軍人家屬按照其丈夫生前參軍時(shí)貢獻(xiàn)的大小要領(lǐng)取撫恤金，這時(shí)需要提供相關(guān)證明，結(jié)果當(dāng)時(shí)因?yàn)檎煞蛉ナ酪丫?，相關(guān)檔案丟失，領(lǐng)取撫恤金就出現(xiàn)了困難，幸好家里留有丈夫去世時(shí)的悼詞，里面介紹了丈夫的參軍信息，以此領(lǐng)取了撫恤金。假如沒(méi)有這個(gè)悼詞，那這位家屬就沒(méi)有辦法領(lǐng)取撫恤金，甚至連家屬資格都會(huì)丟失。

四、關(guān)于私人檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的合理化建議

（一）推廣私人檔案 增強(qiáng)公民檔案意識(shí)

檔案宣傳人員在進(jìn)行檔案相關(guān)宣傳時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)推廣私人檔案，具體包括什么是私人檔案、私人檔案的重要性、利用檔案能夠解決哪些問(wèn)題等。之所以要宣傳私人檔案，主要是因?yàn)楣竦臋n案意識(shí)普遍不強(qiáng)。由于檔案學(xué)是以行政效率為開(kāi)端的，檔案公開(kāi)又源于電子政務(wù)公開(kāi)，加之我國(guó)是局館合一的體制，使檔案的政局性質(zhì)在公民意識(shí)中根深蒂固，不利于私人檔案的留存和整理，從而給利用工作和開(kāi)發(fā)工作帶來(lái)資源不足的難題。

（二）尋訪(fǎng)多領(lǐng)域名人 編研相關(guān)信息

對(duì)私人檔案進(jìn)行收集整理并編研出具有一定主題性質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品，是目前對(duì)私人檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的比較有效且較成熟的做法，比如通過(guò)編研私人檔案出版人物傳記和地方志等。但是，檔案編研人員應(yīng)該將眼光放得更寬廣一些，而不是只針對(duì)重大的歷史事件和歷史人物。我國(guó)歷史上眾多領(lǐng)域都有成績(jī)斐然的學(xué)者名人值得我們?nèi)鞒兴麄兊氖论E。我們應(yīng)該有意識(shí)地去發(fā)現(xiàn)更多值得我們挖掘的領(lǐng)域，通過(guò)研究他們留下來(lái)的私人檔案，將其開(kāi)發(fā)成不同形式的檔案產(chǎn)品，為我們的后代積累更多更好的精神財(cái)富和知識(shí)財(cái)富。

（三）創(chuàng)新開(kāi)發(fā)模式 迎合用戶(hù)需求

不僅是私人檔案信息資源，包括其它檔案信息資源，都要?jiǎng)?chuàng)新資源開(kāi)發(fā)模式，不能拘泥于傳統(tǒng)的檔案信息編研。當(dāng)今時(shí)代，相對(duì)于讀書(shū)，用戶(hù)更樂(lè)于上網(wǎng)查資料、看電視、逛論壇、玩微信以獲取信息資源。所以我們可以結(jié)合這些新興媒介來(lái)開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，比如制作紀(jì)錄片、通過(guò)微信公眾號(hào)推文連載、建立關(guān)于人物的網(wǎng)上個(gè)人檔案館等，刷新用戶(hù)的體驗(yàn)，吸引更多的用戶(hù)來(lái)感受這些檔案信息資源的開(kāi)發(fā)成果。

（四）接受新型檔案 拓寬資源種類(lèi)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，有很多通信技術(shù)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的通信模式，比如短信，電話(huà)，聊天軟件，電子郵件等。這就使得傳統(tǒng)的通信模式在不斷減少，現(xiàn)代的通信模式逐漸占據(jù)主流地位。所以我們就有必要重新考慮這些新出現(xiàn)的電子類(lèi)私人檔案，想方設(shè)法把他們納入到我們檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的領(lǐng)域，以滿(mǎn)足現(xiàn)代用戶(hù)的信息需求。

五、總結(jié)

私人檔案信息資源作為檔案信息資源的一種，有其存在的價(jià)值。我們檔案學(xué)研究人員應(yīng)該擅于發(fā)現(xiàn)這些價(jià)值，并順應(yīng)用戶(hù)的要求，對(duì)他們進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。在開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，則需要更多的耐心和思考。同時(shí)，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐，提供更多滿(mǎn)足用戶(hù)需求的檔案信息產(chǎn)品。

參考文獻(xiàn)

[1]張世林.我國(guó)私人檔案所有權(quán)法律研究[J].檔案學(xué)通訊，2013，05：57-60.

[2]楊曉紅.論張學(xué)良個(gè)人檔案的史料價(jià)值[J].中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院學(xué)報(bào)，2006，05：50-54.

[3]傅德華 于翠艷.檔案資料與人物傳記研究———以《二十世紀(jì)中國(guó)人物傳記資料索引》為例[J].軍事歷史研究，2010，12：174-178.