張丹

摘 要：隨著我國進(jìn)入信息化的時(shí)代，各項(xiàng)信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于生活和工作中的方方面面，給人們的生活帶來了越來越多的便利。檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)是勢在必行的，是時(shí)代發(fā)展的要求，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。本文旨在通過分析和研究我國檔案管理工作在信息化時(shí)代下的現(xiàn)狀以及存在的問題，從而提出一些可行性的意見和建議來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：信息化，檔案管理，現(xiàn)狀分析，優(yōu)化策略

在信息化技術(shù)不斷深入滲透生活中方方面面的今天，人們越來越依賴于信息技術(shù)，他方便了人民群眾的生活與工作，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于受到信息技術(shù)的沖擊已經(jīng)越來越難以適應(yīng)時(shí)代的要求，越來越不符合社會(huì)發(fā)展的方向，在信息化的今天如何創(chuàng)新和利用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案工作的管理是當(dāng)今社會(huì)所關(guān)注的一個(gè)難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，做好有效利用信息技術(shù)和創(chuàng)新工作是一個(gè)重要的方向。

1 信息技術(shù)對于檔案管理工作的重要意義

在信息化的時(shí)代下，人們越來越重視對于信息技術(shù)的應(yīng)用以及開發(fā)，把信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中對于檔案管理有著重要的意義。它與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比具有巨大的優(yōu)勢，更加方便了管理工作的有效進(jìn)行和提高了管理工作的效率。

1.1 對于檔案資料的完整性有著重要的意義

應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理能夠保證檔案資料的完整性，并且還能夠?qū)n案進(jìn)行分門別類的整合，對于檔案管理有極大的推動(dòng)作用。另外在對于檔案資料進(jìn)行整理以及完善的過程中所有記錄都能夠在電腦上進(jìn)行查詢，也就避免了檔案資料的丟失，同樣對于檔案資料缺失的部分也能夠及時(shí)補(bǔ)充。

1.2 促進(jìn)檔案管理工作的有效管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率不高且還十分的浪費(fèi)人力，應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。對于一些檔案資料來說信息化技術(shù)的優(yōu)勢就在于可以自動(dòng)的進(jìn)行分門別類的整理，與此同時(shí)它還能夠?qū)τ跈n案資料進(jìn)行自動(dòng)化的歸納和整理，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

1.3 方便交流與溝通，做到資源共享

信息化的另一個(gè)特點(diǎn)就是能夠進(jìn)行資源共享，從而最大程度整合資源方便檔案管理工作的進(jìn)行。把檔案資料整理合并到一個(gè)管理平臺(tái)上面，對其進(jìn)行有效的分類以及管理，方便管理的同時(shí)也方便查閱，而且還能夠做到在同一平臺(tái)上查詢不同部門的資料，做到拾漏補(bǔ)缺。與此同時(shí)，也能夠方便交流與溝通，做到資源共享，方便學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短不斷的完善自己。

2 信息化時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀以及原因分析

在信息化的時(shí)代下，檔案管理工作雖然取得了一些成就，進(jìn)行了一些改革和創(chuàng)新來適應(yīng)時(shí)代的要求，但是在平常的管理工作之中仍然存在著一些問題亟待我們?nèi)ソ鉀Q，去完善管理機(jī)制，需要我們更加深入的應(yīng)用信息技術(shù)來保證檔案管理工作能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢。在檔案管理工作中存在的一些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 管理理念落后，對于信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠

在檔案管理工作中一些管理工作人員管理理念十分的落后，對于信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高。由于檔案管理工作人員相對來說年齡比較大，管理理念落后，仍然是采用傳統(tǒng)的管理方法來進(jìn)行工作，不能夠正確的認(rèn)識(shí)社會(huì)的發(fā)展趨勢，對于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不能夠及時(shí)學(xué)習(xí)和更新自己，另外一些領(lǐng)導(dǎo)干部也不能夠準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性和深刻內(nèi)涵，上行下效，也容易致使檔案管理工作的效率低下。

2.2 檔案管理程序過于復(fù)雜，信息技術(shù)利用程度不高

一些檔案管理工作的程序十分的負(fù)責(zé)，信息技術(shù)利用程度不高也是造成檔案管理工作效率低下的重要原因之一。雖然引進(jìn)了信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，但是由于管理工作的程序十分的復(fù)雜，一些檔案資料往往需要好多程序來進(jìn)行，時(shí)間十分的拖沓，導(dǎo)致了工作效率低下。另外，信息技術(shù)不能夠充分發(fā)揮它的作用，平常很少使用它，只是把它當(dāng)成一個(gè)信息技術(shù)引入的標(biāo)志，大部分時(shí)間都是人工自己管理，不能夠合理利用資源，也是檔案管理工作中普遍存在的一大問題。

3 信息化時(shí)代下檔案管理工作的優(yōu)化措施和策略

檔案管理工作對于每一個(gè)人都有著重要的意義，它是記錄社會(huì)進(jìn)步和個(gè)人發(fā)展的重要依據(jù)。在信息技術(shù)廣泛使用的今天，檔案管理工作中引入信息技術(shù)是勢在必行，利用其優(yōu)化管理效率也是一個(gè)重要的方向，具體優(yōu)化措施有以下幾個(gè)方面。

3.1 更新管理思路，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制

對于檔案管理工作來說最為重要的就是要讓管理工作人員更新管理理念，創(chuàng)新和改革管理機(jī)制來提高管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。對于管理工作人員要有計(jì)劃的進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓他們能夠接受新的管理理念，從而認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對于檔案管理工作的重要性以及對于他們自身能力培養(yǎng)和鍛煉的重要意義，從而讓他們愿意去管，主動(dòng)去管理。另外還有對于管理機(jī)制不斷的創(chuàng)新和完善，積極的汲取其他管理制度的優(yōu)勢，從而彌補(bǔ)自己的不足，不斷的更新與完善，保證管理制度的有約性和管理工作的高效進(jìn)行。

3.2 創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，做好交流溝通工作

引入信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理要建立一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，加強(qiáng)與其他部門的溝通與交流工作，及時(shí)更新檔案資料。建立健全完善的交流溝通平臺(tái)能夠保證檔案資料的及時(shí)更新與完善，同時(shí)也能夠加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流與合作，保證工作效率和工作質(zhì)量。與此同時(shí)還能夠與其他檔案管理部門相互溝通交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，不斷的提高自己本身的管理能力，完善管理制度。

3.3 提高管理工作人員的自身素質(zhì)，

在平常還要做到對于管理工作人員的培訓(xùn)與鍛煉，不斷提高他們自身能力和專業(yè)素質(zhì)，保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。對于檔案管理工作人員要定時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)和水平，對于考核優(yōu)異的要進(jìn)行表?xiàng)?，樹立榜樣，?hào)召大家一起學(xué)習(xí)，對于考核不合格者要進(jìn)行專門培訓(xùn)，對于多次不合格的要及時(shí)辭退，保證隊(duì)伍的有良性是提高管理工作質(zhì)量和效率的前提。

總之，信息化的今天要求我們不斷的提高和完善檔案管理工作的能力和管理制度，從而保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。

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