楊濤

（中國鐵路西安局有限集團(tuán)公司采購所 所長、工程師，陜西 西安 710054）

0 引言

鐵路運(yùn)輸總成本支出中約30%為物料成本支出。近年來，隨著鐵路運(yùn)營里程的快速增長，新技術(shù)、新裝備的不斷投入運(yùn)用，物資采購、供應(yīng)額逐年攀升。規(guī)范采購行為、提高采購效率、保證采購質(zhì)量、降低采購成本、防控廉政風(fēng)險(xiǎn)是鐵路物資采購部門面臨的重大課題，也是鐵路運(yùn)輸企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的必由之路。

中國鐵路總公司全面推廣應(yīng)用“鐵路物資管理信息系統(tǒng)”，極大地提高了鐵路物資管理水平，但在采購業(yè)務(wù)管理方面，其內(nèi)置的功能還無法滿足物資采購全過程管理的實(shí)際需求。中國鐵路西安局集團(tuán)有限公司（以下簡稱集團(tuán)公司）采購所作為負(fù)責(zé)組織實(shí)施物資、服務(wù)集中采購和報(bào)廢物資銷售的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，按照鐵路總公司《鐵路信息化總體規(guī)劃》，以及集團(tuán)公司《物資管理辦法》《采購管理辦法》和《智慧西鐵建設(shè)規(guī)劃》等文件要求，提出研發(fā)采購管理信息系統(tǒng)，借助信息化手段提高鐵路物資采購管理水平，實(shí)現(xiàn)物資采購全過程管理、全流程卡控。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

聯(lián)動(dòng)物資管理信息系統(tǒng)、物資采購商務(wù)平臺(tái)、局屬企業(yè)產(chǎn)品目錄管理系統(tǒng)、招投標(biāo)代理管理、電商網(wǎng)購（辦公耗材、勞保用品、低值易耗品等通用物資）等系統(tǒng)，建立集團(tuán)公司集中采購管理、下屬單位自主采購管理、評標(biāo)專家?guī)旃芾?、供?yīng)商投標(biāo)管理、廉政風(fēng)險(xiǎn)提醒、采購追蹤分析六個(gè)支撐子系統(tǒng)，從項(xiàng)目的計(jì)劃審批、采購執(zhí)行到結(jié)項(xiàng)辦理，實(shí)現(xiàn)全過程信息化閉環(huán)管理，達(dá)到每個(gè)環(huán)節(jié)均有記錄，每步操作均有廉政風(fēng)險(xiǎn)提醒，每個(gè)項(xiàng)目均有詳細(xì)的一項(xiàng)一檔電子檔案資料，實(shí)現(xiàn)采購各環(huán)節(jié)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、透明化。

通過建立采購大平臺(tái)，明確各部門職責(zé)，形成采購所牽頭組織、業(yè)務(wù)部門和使用單位參與、物資處監(jiān)督、紀(jì)檢監(jiān)察部門再監(jiān)督的運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范采購行為、提高采購效率、保證采購質(zhì)量、降低采購成本、防控廉政風(fēng)險(xiǎn)的總體要求。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖及流程圖

具體內(nèi)容見圖1和圖2。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

圖2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程圖

2.2 系統(tǒng)組成及功能

2.2.1 集團(tuán)公司集中采購管理

根據(jù)集團(tuán)公司《采購管理辦法》的規(guī)定，滿足集中采購條件的物資和服務(wù)由各專業(yè)處室匯總本專業(yè)同類物資、服務(wù)，統(tǒng)一提報(bào)采購項(xiàng)目，各基層站段不得越級提報(bào)路局集采項(xiàng)目。路局集中采購功能實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目申請、審批、招標(biāo)公告發(fā)布到開標(biāo)辦理、中標(biāo)辦理、結(jié)項(xiàng)辦理等全過程的信息化管理。

Part 1：項(xiàng)目提報(bào)

在項(xiàng)目提報(bào)環(huán)節(jié)需填報(bào)項(xiàng)目的基本信息（包括項(xiàng)目名稱、投資金額、經(jīng)辦人、資金來源、計(jì)劃招標(biāo)時(shí)間等信息），采購明細(xì)（包括物資編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期、合同簽訂單位等信息），包件劃分及資格、技術(shù)、商務(wù)條件設(shè)置，評審委員會(huì)組建方案等，并經(jīng)9級審核，完成項(xiàng)目的流轉(zhuǎn)審批（見圖3）。提報(bào)過程中，在填寫關(guān)鍵信息項(xiàng)時(shí)（如款源、建議采購方式、標(biāo)的物描述、最高限價(jià)、技術(shù)要求、供應(yīng)商資格條件等），系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行廉政風(fēng)險(xiǎn)提示和操作說明。

圖3 提報(bào)及審批流程

Part 2：采購辦理

采購辦理環(huán)節(jié)主要包括：招標(biāo)公告及文件發(fā)布、供應(yīng)商報(bào)名、專家抽取、開標(biāo)辦理、中標(biāo)辦理、流標(biāo)辦理等（見圖4）。

圖4 辦理流程

招標(biāo)公告及文件發(fā)布：項(xiàng)目流轉(zhuǎn)審批完成后自動(dòng)進(jìn)入招標(biāo)公告、文件發(fā)布環(huán)節(jié)。系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目基本信息及招標(biāo)公告、文件模板自動(dòng)生成招標(biāo)公告和招標(biāo)文件，經(jīng)辦理人員確認(rèn)后，通過系統(tǒng)與采購商務(wù)平臺(tái)接口，直接發(fā)布至采購商務(wù)平臺(tái)。

供應(yīng)商報(bào)名：招標(biāo)公告發(fā)布成功后，系統(tǒng)自動(dòng)打開供應(yīng)商報(bào)名功能。供應(yīng)商可自主通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行投標(biāo)報(bào)名，報(bào)名信息成功上傳并經(jīng)相關(guān)辦理人員審核后，系統(tǒng)自動(dòng)向投標(biāo)人發(fā)送短信提醒；投標(biāo)人至相應(yīng)網(wǎng)站下載標(biāo)書，報(bào)名完成。報(bào)名開始及結(jié)束時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)卡控，超出時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉。

專家抽取：開標(biāo)前24小時(shí)系統(tǒng)開啟項(xiàng)目專家抽取功能，制訂專家抽取方案，經(jīng)操作人員確認(rèn)后，由系統(tǒng)在專家?guī)熘须S機(jī)抽取評審專家，并利用電話及短信方式進(jìn)行通知。

開標(biāo)辦理：按照開標(biāo)的先后順序，對開標(biāo)過程進(jìn)行信息化改造，提高工作效率，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。該環(huán)節(jié)包括供應(yīng)商簽到、評標(biāo)專家簽到、投標(biāo)報(bào)價(jià)、評標(biāo)報(bào)告生成及采購方式確定等功能。

中標(biāo)辦理：系統(tǒng)根據(jù)采購明細(xì)、投標(biāo)報(bào)價(jià)等信息自動(dòng)生成采購結(jié)果及中標(biāo)公告，經(jīng)操作人員確定后，通過系統(tǒng)與采購商務(wù)平臺(tái)接口，直接發(fā)布至采購商務(wù)平臺(tái)，完成整個(gè)項(xiàng)目的辦理。

流標(biāo)辦理：針對供應(yīng)商報(bào)名不足或其他原因造成的項(xiàng)目流標(biāo)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了流標(biāo)處理功能。項(xiàng)目流標(biāo)需要由操作人員確認(rèn)，并輸入流標(biāo)原因，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)項(xiàng)目信息及流標(biāo)原因生成流標(biāo)公告，直接發(fā)布至采購商務(wù)平臺(tái)；生成電子復(fù)審報(bào)告提交項(xiàng)目提報(bào)人、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。相關(guān)技術(shù)商務(wù)條件無需修改時(shí)，由辦理人員操作系統(tǒng)生成二次采購；相關(guān)技術(shù)商務(wù)條件需要修改時(shí)，項(xiàng)目自動(dòng)終止。

Part 3：結(jié)項(xiàng)管理

根據(jù)局紀(jì)委要求，“四項(xiàng)”經(jīng)濟(jì)活動(dòng)結(jié)項(xiàng)表作為財(cái)務(wù)付款前的必要條件，已完成采購的項(xiàng)目在系統(tǒng)中自動(dòng)提取項(xiàng)目相關(guān)信息生成四項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)結(jié)項(xiàng)表，主辦單位只需填寫結(jié)項(xiàng)主要內(nèi)容，經(jīng)流轉(zhuǎn)審批、備案，完成結(jié)項(xiàng)（見圖5）。同時(shí)系統(tǒng)提取該項(xiàng)目的所有必要信息歸檔，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案電子化（見圖6）。

圖5 結(jié)項(xiàng)流程圖

圖6 一項(xiàng)一檔表

2.2.2 部門/站段自采管理子系統(tǒng)

此類項(xiàng)目占比較小，業(yè)務(wù)流程較路局集中采購作了適當(dāng)簡化，數(shù)據(jù)流及數(shù)據(jù)間的相互卡控要求與集中采購一致。

2.2.3 評標(biāo)專家管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)中按照主評、輔評設(shè)置了技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律三大類共84個(gè)評審專業(yè)；專家入庫自愿申請、逐級審核，并在線簽署《西安鐵路局公開采購評審專家廉潔承諾書》存檔；每個(gè)項(xiàng)目的評審專家均由系統(tǒng)隨機(jī)在專家?guī)熘谐槿?；每名專家的抽取記錄和評審記錄均在系統(tǒng)中存儲(chǔ)，可隨時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)。

2.2.4 投標(biāo)供應(yīng)商管理子系統(tǒng)

通過設(shè)計(jì)項(xiàng)目包件與采購物資、招標(biāo)文件、投標(biāo)保證金之間的關(guān)系，建立電子化報(bào)名流程，實(shí)現(xiàn)投標(biāo)報(bào)名流程的信息化改造。供應(yīng)商通過互聯(lián)網(wǎng)即可自助完成報(bào)名工作，簡化報(bào)名流程、縮短報(bào)名時(shí)間、減輕報(bào)名的工作量。同時(shí)每個(gè)投標(biāo)供應(yīng)商的歷史投標(biāo)及中標(biāo)記錄可追蹤查詢。

2.2.5 采購追蹤分析

系統(tǒng)設(shè)計(jì)了按照采購方式、資金來源、專業(yè)類型及綜合條件等多種方式統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對采購數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)計(jì)分析。

2.2.6 廉政風(fēng)險(xiǎn)警示管理

此項(xiàng)功能內(nèi)嵌在上述業(yè)務(wù)子系統(tǒng)內(nèi)，在操作人錄入/修改關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)、審批意見時(shí)進(jìn)行顯示提醒，系統(tǒng)后臺(tái)提供精細(xì)化定位維護(hù)功能。

3 系統(tǒng)運(yùn)用效果

3.1 實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，節(jié)約采購成本

路局集采范圍由過去的批量30萬元以上的大維修物資和設(shè)備采購，拓展至全部大維修物資，以及批量10萬元以上設(shè)備、路局“兩經(jīng)”企業(yè)生產(chǎn)性物資、依法必須招標(biāo)以外的建設(shè)項(xiàng)目甲供物資。還創(chuàng)新性地將委外服務(wù)的采購納入管理范疇，實(shí)現(xiàn)了物資、服務(wù)有權(quán)采購管理的全覆蓋，從根本上改變了多部門、多渠道、小批量分散采購的局面。

2017年全年，路局集中采購總額258 749.12萬元；節(jié)支31 965.23萬元，節(jié)支率11%。其中：物資、服務(wù)批量采購92 173.13萬元，節(jié)約計(jì)劃投資6 858.12萬元；運(yùn)營維修物資協(xié)議供貨實(shí)際供應(yīng)額166 575.98萬元，節(jié)約成本25 107.11萬元。

3.2 加快信息傳遞，提升工作效率

所有集中采購項(xiàng)目的申報(bào)、審批、辦理、發(fā)布、結(jié)項(xiàng)環(huán)節(jié)均在網(wǎng)絡(luò)上完成，在體現(xiàn)集體決策、逐級審核、過程留痕、陽光透明的同時(shí)，提升了工作效率。

3.3 明確主體責(zé)任，確保采購質(zhì)量

采購信息系統(tǒng)實(shí)行實(shí)名制，為每一個(gè)用戶都建立了賬號(hào)，按照職責(zé)分工賦予其項(xiàng)目流轉(zhuǎn)權(quán)限，記錄了各用戶的使用日志。在明確每個(gè)用戶責(zé)任的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了所有環(huán)節(jié)的全員參與，匯聚了全員智慧，為物資、服務(wù)的采購質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障。

3.4 專家隨機(jī)抽取，防控廉政風(fēng)險(xiǎn)

開標(biāo)24小時(shí)前，由專家管理系統(tǒng)隨機(jī)抽取采購項(xiàng)目評審專家，并通過語音電話和短信通知。專家現(xiàn)場簽到前，系統(tǒng)自動(dòng)屏蔽評審專家及評審的項(xiàng)目信息，避免了信息外泄，最大限度壓縮物資采購中的權(quán)力尋租空間，運(yùn)用科技手段降低廉政風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)束語

路局采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了采購信息的全面公開，通過技術(shù)手段合理分權(quán)明責(zé)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)廉政預(yù)警，重點(diǎn)權(quán)力行使留痕，變?nèi)丝貫闄C(jī)控，采購效率、效果大大提升。在系統(tǒng)運(yùn)用過程中我們?nèi)栽诜e極探索“制度+科技”模式下進(jìn)一步優(yōu)化和升級采購管理模式的流程和機(jī)制，創(chuàng)新“系統(tǒng)抓、抓系統(tǒng)”管理理念，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平和黨風(fēng)廉政建設(shè)。

采購管理業(yè)務(wù)在全路具有較強(qiáng)的通用性和復(fù)制性，應(yīng)積極推動(dòng)實(shí)現(xiàn)鐵路物資采購管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，評審過程的遠(yuǎn)程化、可視化，采購數(shù)據(jù)的共享化、聯(lián)動(dòng)化。