何秀清

皖西學(xué)院檔案室，六安，237012

1 相關(guān)研究與問題提出

通過有限的文獻(xiàn)梳理發(fā)現(xiàn)，有關(guān)我國高校檔案方面的研究主要集中在以下兩個(gè)方面。

一是針對(duì)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的調(diào)查和分析。高校檔案的信息化建設(shè)是高校檔案建設(shè)的主要方向和重要內(nèi)容之一[1]。2004年，武業(yè)偉首次對(duì)我國高校檔案網(wǎng)站的數(shù)量進(jìn)行了較為完整的調(diào)查[2]。隨后的研究深入到對(duì)高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行分析，如翟麗娜從網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)置、管理與維護(hù)以及技術(shù)保障三個(gè)方面，對(duì)國內(nèi)30所高校的檔案網(wǎng)站進(jìn)行了調(diào)查[3]。還有學(xué)者對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響因素進(jìn)行了分析，認(rèn)為應(yīng)該盡快建立檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系和檔案信息資源的共享系統(tǒng)[4]。龍麗旭等在調(diào)研中南大學(xué)等13所本科高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)分析了高校檔案網(wǎng)站在技術(shù)手段、資源投入、管理水平和服務(wù)功能四個(gè)方面存在的問題[5]。同時(shí)，學(xué)術(shù)界還非常重視通過對(duì)比研究來發(fā)現(xiàn)不足。寧現(xiàn)偉和王玉玲通過分析臺(tái)灣大學(xué)和英國高校檔案管理建設(shè)情況，認(rèn)為大陸高?？梢约右猿浞纸梃b[6-7]。

二是有關(guān)高校檔案資源開發(fā)與利用方面的研究。多數(shù)學(xué)者將注意力集中在與此相關(guān)的對(duì)策分析上，并認(rèn)為開展社會(huì)化服務(wù)是高校檔案可持續(xù)發(fā)展之路[8]。連念以廈門大學(xué)檔案建設(shè)的實(shí)踐探索為例，提出了信息化機(jī)構(gòu)與高校合作構(gòu)建新型電子文檔系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)途徑[9]。更多學(xué)者認(rèn)為，在新形勢(shì)下，高校檔案建設(shè)和管理應(yīng)該著眼于職能轉(zhuǎn)變和功能延伸。職能轉(zhuǎn)型應(yīng)體現(xiàn)在職能定位、職能內(nèi)容與履行方式三個(gè)方面[10]，如加強(qiáng)高校學(xué)生誠信檔案建設(shè)[11]，將知識(shí)管理融入高校基金會(huì)檔案管理的各個(gè)流程中[12]，以及將高校檔案服務(wù)于校園文化建設(shè)等[13]。

經(jīng)過十幾年的探索，我國學(xué)者在高校檔案方面的研究已經(jīng)取得了豐碩成果。通過有限的文獻(xiàn)閱讀發(fā)現(xiàn)，只采用檔案網(wǎng)站這一個(gè)指標(biāo)并不能完整體現(xiàn)高校檔案建設(shè)的現(xiàn)狀；同時(shí)，未發(fā)現(xiàn)有學(xué)者采用計(jì)量模型來實(shí)證分析各因素對(duì)高校檔案建設(shè)的影響?；谝陨戏治?，本文首先抽取安徽和江蘇兩省的部分高校組成樣本，分析高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀；其次實(shí)證分析高校檔案建設(shè)的影響因素。本研究除了可以豐富檔案研究的技術(shù)手段外，研究結(jié)論對(duì)于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)高校檔案建設(shè)有一定的借鑒意義。

2 樣本選擇與相關(guān)說明

2.1 樣本選擇

本文選取安徽和江蘇兩省部分高校組成樣本。其中，在安徽省選取安徽大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)、合肥學(xué)院等教育部直屬高校和省屬的所有一本和二本高校共計(jì)30所作為樣本；職業(yè)技術(shù)學(xué)院、三本高校和獨(dú)立學(xué)院未納入樣本中。江蘇省的高校選擇了東南大學(xué)、蘇州大學(xué)、徐州工程學(xué)院等所有教育部及其他部委所屬，以及省屬的一本和二本高校共計(jì)35所作為樣本。同樣，職業(yè)技術(shù)學(xué)院、三本高校和獨(dú)立學(xué)院也未納入樣本中。

辦學(xué)水平處于同一層次的高校其檔案建設(shè)具有一定程度的相似性[14]，所選取的65所高校既包括“985工程”和“211工程”重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)，也包括一般省屬二本地方院校，這65所高校所組成的樣本具有足夠強(qiáng)的代表性。由于江蘇較安徽經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，且江蘇省高等教育辦學(xué)水平整體上高于安徽省，將兩省高校同時(shí)納入樣本，可以就經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和辦學(xué)水平的差異對(duì)高校檔案建設(shè)的影響進(jìn)行對(duì)比研究。

2.2 調(diào)查項(xiàng)目和調(diào)查方法

2.2.1 調(diào)查項(xiàng)目

調(diào)查項(xiàng)目包括高校檔案館工作人員數(shù)、檔案館是否建立網(wǎng)站以對(duì)外提供查詢服務(wù)、檔案館負(fù)責(zé)人的行政級(jí)別、所調(diào)查高校是否為“985工程”或“211工程”重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)、在校學(xué)生數(shù)、教職工人數(shù)、建校歷史、校園面積、碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)數(shù)量以及高校所在省份，共計(jì)10項(xiàng)調(diào)查項(xiàng)目。

每個(gè)高校檔案館的館藏、建筑布局和檔案專業(yè)設(shè)備等各有特色，但難以就這些情況進(jìn)行量化。然而，若高校越重視檔案建設(shè)，則越傾向于在檔案館安排更多的工作人員,安裝檔案管理系統(tǒng)提供網(wǎng)上檔案信息服務(wù)，甚至提高檔案館負(fù)責(zé)人的行政級(jí)別。因此，可以選擇檔案館工作人員數(shù)、是否建立網(wǎng)站和負(fù)責(zé)人的行政級(jí)別這3個(gè)替代變量來度量高校檔案的建設(shè)現(xiàn)狀。

作為“985工程”或“211工程”重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)，教育主管部門和其自身會(huì)有更高的要求，因此，在檔案建設(shè)上將會(huì)有更多的投入。檔案館建立的時(shí)間越久，則館藏檔案資源越多，保管、整理以及開發(fā)利用這些檔案資源所需要投入的人力和物力也會(huì)越多。高校在校學(xué)生數(shù)和教職工人數(shù)越多、建校歷史越長、校園面積越大以及碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)越多，則與之相對(duì)應(yīng)的學(xué)籍檔案、人事檔案、年鑒檔案、基建檔案以及學(xué)術(shù)檔案等就會(huì)越多，也就需要更多的人力和設(shè)備投入用于收集、整理、分類歸檔，以及開發(fā)利用這些檔案資源?；谶@樣的思考，本研究選擇是否為“985工程”或“211工程”重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)、在校學(xué)生數(shù)、教職工人數(shù)、建校歷史、校園面積以及碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)數(shù)這7個(gè)變量作為影響高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀的解釋變量，選擇高校檔案館工作人員數(shù)、檔案館是否建立網(wǎng)站以及檔案館負(fù)責(zé)人的行政級(jí)別3個(gè)變量為被解釋變量進(jìn)行計(jì)量分析。

2.2.2 調(diào)查方法和調(diào)查時(shí)間

本研究采用網(wǎng)站查詢和電話調(diào)查的方式以獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。通過查詢這65所高校的校園網(wǎng)，收集調(diào)查項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)。對(duì)于校園網(wǎng)中未能查詢到的數(shù)據(jù)，通過電話咨詢檔案館工作人員。這65所高校的網(wǎng)站數(shù)據(jù)資料最舊的更新時(shí)間為2014年7月，所搜集到的數(shù)據(jù)有較強(qiáng)的時(shí)效性。

3 安徽和江蘇兩省高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀及影響因素的描述性分析

3.1 安徽和江蘇兩省高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

3.1.1 高校檔案館工作人員數(shù)

一般來說，檔案館所需要收集和整理的文件越多，館藏資源越豐富，對(duì)現(xiàn)有館藏資源的利用越深入以及對(duì)外提供的檔案服務(wù)越完善，則工作量越大，就越傾向于增加檔案館的工作人員。因此，分析各高校檔案館的工作人員數(shù)，可以從一個(gè)側(cè)面反映高校檔案的建設(shè)情況，間接反映檔案建設(shè)的水平和層次。

對(duì)組成樣本的65所高校按照檔案館工作人員數(shù)進(jìn)行分組，共分為6組，分組后的柱狀圖如圖1所示。從圖1可以看出，樣本高校中有將近一半高校的檔案館工作人員為2-4人，檔案館工作人員為11人及以上的高校僅為樣本高校的20%。這些數(shù)字表明，單從人力資源投入角度來看，我國高校在檔案建設(shè)上的投入力度還有待加強(qiáng)。

圖1 樣本高校中按檔案館人數(shù)分組的各類高校數(shù)量情況

3.1.2 高校檔案館開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)情況

在65所樣本高校中，有38所高校的檔案館建立了網(wǎng)站，占比為58.5%(圖2)。這38所高校均安裝了檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檔案信息處理。通過對(duì)比樣本高校檔案館網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)，這38所高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)技術(shù)、管理水平與服務(wù)功能還存在著較大的差距。檔案館網(wǎng)站建設(shè)較好的高校如南京大學(xué)，不僅實(shí)現(xiàn)了多媒體檔案數(shù)字化、檔案信息管理數(shù)據(jù)庫化和檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)化，還可以在校外進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄上傳檔案資料；而檔案館網(wǎng)站建設(shè)較差的高校僅實(shí)現(xiàn)了部分館藏檔案數(shù)字化和提供少量的檔案信息查詢服務(wù)。

圖2 安徽省和江蘇省高校檔案館建立網(wǎng)站的比例

分省份來看，安徽和江蘇兩省的高校檔案館建設(shè)網(wǎng)站情況有著很大差異。江蘇省35所樣本高校中，有28所高校的檔案館建立了網(wǎng)站，比例高達(dá)80%；而安徽省30所樣本高校中僅有10所建立了檔案館網(wǎng)站，比例不足35%，且網(wǎng)站服務(wù)功能整體上劣于江蘇省高校。江蘇省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)優(yōu)于安徽省的原因可能至少有以下兩點(diǎn)：一是江蘇省高校整體的辦學(xué)水平和辦學(xué)層次優(yōu)于安徽?。欢墙K省經(jīng)濟(jì)較安徽省更為發(fā)達(dá)，有更多的財(cái)力可以用于高校各項(xiàng)工作和項(xiàng)目的投資與建設(shè)。

3.1.3 高校檔案館的行政級(jí)別

在我國高校濃厚的行政體制下，某一部門相對(duì)重要，則該部門的行政級(jí)別越高。因此，通過對(duì)比樣本高校中檔案館負(fù)責(zé)人的行政級(jí)別，可以大致判斷出檔案館的相對(duì)重要性和受重視程度。

從3圖中可以看出，安徽和江蘇兩省65所樣本高校中，行政建制為正處、副處和正科的比例幾乎相等。相比于目前高校中所有的教學(xué)單位、行政管理以及黨群組織等部門均為正處建制而言，檔案館的受重視程度還有較大的差距。不僅如此，圖3還顯示，安徽省高校檔案館的行政級(jí)別遠(yuǎn)低于江蘇省，正處級(jí)建制檔案館的比例不及江蘇省的一半。這反映出相對(duì)于江蘇省高校檔案館而言，安徽省高校的檔案館更不受重視。

圖3 安徽省和江蘇省高校檔案館的行政級(jí)別

3.2 高校檔案館建設(shè)的影響因素

3.2.1 辦學(xué)層次

此處的辦學(xué)層次以樣本高校是否為“985工程”或“211工程”高校作大致區(qū)分。在所調(diào)查的65所高校中，有15所高校為“985工程”或“211工程”高校，占比為23.08%。這15所高校的檔案館均較早建立了網(wǎng)站，提供的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量也明顯高于非“211工程”高校，檔案館的級(jí)別也普遍高于非“211工程”高校。

3.2.2 在校學(xué)生數(shù)、教職工人數(shù)、建校歷史、校園面積及碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)數(shù)量

如前所述，這些因素均會(huì)影響到高校檔案館的建設(shè)。表1為使用SPSS 20.0所作的在校學(xué)生數(shù)等變量的統(tǒng)計(jì)性描述。在校學(xué)生數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)相對(duì)較小，如果該變量對(duì)檔案館建設(shè)影響顯著，則由在校學(xué)生數(shù)不同導(dǎo)致檔案館建設(shè)的差別不會(huì)很大。65所樣本高校中，有18所至今沒有碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)，而東南大學(xué)擁有最多的78個(gè)碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)，各高校間差別較大。若該變量對(duì)檔案館建設(shè)的影響顯著，則會(huì)帶來高校間檔案館建設(shè)的顯著優(yōu)劣。

表1 影響高校檔案館建設(shè)因素的統(tǒng)計(jì)描述 樣本容量n=65

4 我國高校檔案建設(shè)影響因素的實(shí)證分析

4.1 數(shù)據(jù)分析

4.1.1 相關(guān)性檢驗(yàn)

利用Eviews 6.0所作的相關(guān)性檢驗(yàn)結(jié)果見表2。觀察表2可以發(fā)現(xiàn)三個(gè)特點(diǎn)：一是所有的相關(guān)系數(shù)均為正。說明隨著辦學(xué)層次的提高、校園面積的增大、建校歷史的延長、在校學(xué)生數(shù)、教職工人數(shù)以及碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)的增加，高校檔案館的建設(shè)趨于完善。其中,碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)的多少對(duì)高校檔案館工作人數(shù)及檔案館檔案建設(shè)影響最大，在校生人數(shù)的多少對(duì)檔案館的行政級(jí)別影響最大。二是所在省份這一虛擬變量與三個(gè)被解釋變量的相關(guān)系數(shù)為正。說明江蘇省高校檔案館建設(shè)整體上優(yōu)于安徽省，體現(xiàn)了高校檔案建設(shè)的地域差別。三是所有的相關(guān)系數(shù)均通過了5%或1%的顯著性檢驗(yàn)，說明這些因素對(duì)高校檔案建設(shè)的影響顯著。

表2 Pearson相關(guān)性檢驗(yàn)(雙側(cè))

注：***表示在1%水平(雙側(cè))上顯著相關(guān)，**表示在5%水平(雙側(cè))上顯著相關(guān)，n=65。

4.1.2 多重共線性檢驗(yàn)

檢驗(yàn)解釋變量是否存在多重共線性，以決定進(jìn)入計(jì)量模型的具體解釋變量。利用Eviews 6.0作多重共線性檢驗(yàn)得到的相關(guān)系數(shù)矩陣見表3。

表3 解釋變量相關(guān)系數(shù)矩陣

從表3可以發(fā)現(xiàn)，碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)與辦學(xué)層次、校園面積、建校歷史、在校學(xué)生數(shù)以及教職工人數(shù)的相關(guān)系數(shù)均在0.63以上，說明存在較為嚴(yán)重的多重共線性。因此，在計(jì)量分析時(shí)，將辦學(xué)層次等5個(gè)變量篩選掉，用碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)進(jìn)行替代。所在省份這一變量與其他解釋變量的相關(guān)系數(shù)均較小，應(yīng)該進(jìn)入計(jì)量模型。

4.2 計(jì)量模型估計(jì)結(jié)果與討論

至今為止，沒有經(jīng)濟(jì)理論表明碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)和區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展差距對(duì)高校檔案館建設(shè)的影響為何種函數(shù)關(guān)系，本文選擇單方程線性回歸模型如下：

Yi=β0+β1SUBJECT+β2PROVINCE+μt

(i=1,2,3)

其中，Y1為檔案館人數(shù)，Y2為網(wǎng)站建設(shè)，Y3為檔案館行政級(jí)別，SUBJECT為碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)，PROVINCE為高校所在省份，μt為殘差項(xiàng)。

利用Eviews 6.0對(duì)回歸模型進(jìn)行運(yùn)算，得到的3個(gè)回歸結(jié)果分別見表4、表5和表6。

從表4至表6可以看出，所有解釋變量的系數(shù)均為正，且均通過了至少10%水平的顯著性檢驗(yàn)，說明碩博學(xué)位一級(jí)學(xué)科授權(quán)點(diǎn)數(shù)量的增加和高校所處地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升對(duì)高校檔案館的建設(shè)有明顯的促進(jìn)作用。

表4 檔案館人數(shù)為被解釋變量的計(jì)量模型估計(jì)結(jié)果

注：*、**、***分別表示在10%、5%和1%水平上顯著。

表5 網(wǎng)站建設(shè)為被解釋變量的計(jì)量模型估計(jì)結(jié)果

注：*、**、***分別表示在10%、5%和1%水平上顯著。

表6 檔案館行政級(jí)別為被解釋變量的計(jì)量模型估計(jì)結(jié)果

注：*、**、***分別表示在10%、5%和1%水平上顯著。

調(diào)整后的R2較低，模型對(duì)高校檔案館建設(shè)影響因素的解釋力不夠強(qiáng)，至少有兩個(gè)可能的原因：一是在解決多重共線性問題時(shí)，剔除了辦學(xué)層次等5個(gè)解釋變量。由于變量之間并非為完全的共線性，變量的剔除會(huì)造成模型的解釋力變?nèi)?。二是校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)的重視程度是影響檔案建設(shè)投入力度和建設(shè)水平優(yōu)劣的重要因素之一。2015年1月，筆者在安徽省和江蘇省分別選擇15所和18所高校進(jìn)行電話調(diào)查，以獲取檔案館工作人員就本校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)的重視程度的主觀感覺，據(jù)此繪成了柱狀圖(圖4)。

圖4 安徽省和江蘇省高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本校檔案建設(shè)重視程度的比較

圖4 體現(xiàn)出兩個(gè)特點(diǎn)：一是在檔案館工作人員的主觀感受中，半數(shù)左右的高校領(lǐng)導(dǎo)并不重視本校的檔案建設(shè)。該特點(diǎn)部分解釋了計(jì)量模型的擬合優(yōu)度不高，因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)對(duì)待檔案建設(shè)的重視程度這一重要因素未能納入計(jì)量模型中。二是經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的江蘇省高校更為重視檔案建設(shè)投入和檔案資源的開發(fā)和利用。

5 建 議

第一，在辦學(xué)水平不斷提高的過程中逐步完善高校檔案建設(shè)。作為服務(wù)性直屬部門，高校檔案建設(shè)離不開高校發(fā)展的宏觀環(huán)境。檔案建設(shè)可以適當(dāng)超前，但不能也不必要脫離所在高校的整體發(fā)展現(xiàn)狀和規(guī)劃而盲目超前發(fā)展。在辦學(xué)水平不斷提高的過程中與其他部門相輔相成共同發(fā)展，逐步完善高校檔案館的各項(xiàng)功能，是高校檔案館最為有效和經(jīng)濟(jì)的建設(shè)途徑。

第二，加強(qiáng)不同地區(qū)高校間的交流和相互學(xué)習(xí)。每一所高校的檔案建設(shè)都有自己的特點(diǎn)和值得學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也一定存在著不足之處和改進(jìn)的空間，高校間的交流和相互學(xué)習(xí)，有利于相互尋找差距和不足，取長補(bǔ)短，共同提高。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)高校的檔案建設(shè)整體上優(yōu)于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)高校的現(xiàn)實(shí)背景下，經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的高校向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)檔案建設(shè)較好的高校主動(dòng)學(xué)習(xí)和交流，可以快速和有效地發(fā)現(xiàn)自身建設(shè)的缺陷及今后的努力方向。