周園

摘要：在信息科技發(fā)展的推動下，促進(jìn)企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化已是大勢所趨?；诖?，為了幫助更多的企業(yè)更好地開展檔案管理信息化建設(shè)工作，本文以企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的重要性為出發(fā)點，從建立健全信息化建設(shè)制度規(guī)范、注重檔案信息化建設(shè)的效益、提高員工的信息化管理能力三個角度對相關(guān)建設(shè)策略做出了初步探究，并通過舉例的方式進(jìn)行了相應(yīng)的闡釋和說明。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；檔案管理；信息化建設(shè)

引言：檔案管理信息化建設(shè)要求其管理者必須具備足夠的信息挖掘能力，這可以使其通過利用不同的信息資源來達(dá)到對管理程序的主動開發(fā)，以使其滿足當(dāng)前信息化時代對其工作的各項要求。此外，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)跟緊時代發(fā)展，使自身的檔案管理信息化水平始終保持先進(jìn)性，并依照實際情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整以滿足市場發(fā)展需要。

一、企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)所帶來的優(yōu)勢

企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)將為其帶來以下優(yōu)勢：1）檔案檢索更加方便，以往的檔案檢索工作費時費力且容易出現(xiàn)錯誤，而檔案管理信息化則能夠大大方便檢索工作的開展。其查找速度和準(zhǔn)確性也將因此而實現(xiàn)高度提升；2）同時，由于很多企業(yè)檔案管理的工作強(qiáng)度都很大，這往往導(dǎo)致其工作時的效率發(fā)生下降。而利用信息化管理方式則可以實現(xiàn)管理方式的自動化、即時化和網(wǎng)絡(luò)化并能自動打印出檔案的收發(fā)數(shù)據(jù)單和記錄表格，不但可以有效降低勞動強(qiáng)度，也能夠充分提高檔案管理的工作效率[1]。

二、企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的相關(guān)策略

（一）建立健全信息化建設(shè)制度規(guī)范

要想確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)取得實質(zhì)性成效，首先要做的就是要建立健全與之相關(guān)的制度規(guī)范，只有將制度規(guī)范的建立起來才能使檔案管理工作在其保障下實現(xiàn)科學(xué)化的運行。其需要做的工作如下：

1）當(dāng)企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化后，其在安全性和完整性方面也面臨著越來越大的挑戰(zhàn)。特別是信息化為不法分子盜取企業(yè)信息提供了一條捷徑。因此，在實施建設(shè)的過程中，企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人就需要制定出一整套能夠?qū)n案管理中在文檔制定、歸檔、保密、鑒定、備份和查閱等一系列環(huán)節(jié)中可能發(fā)生問題的所有漏洞做到嚴(yán)防死守的規(guī)章制度。例如：企業(yè)應(yīng)在檔案管理信息化建設(shè)開始時就設(shè)置一條僅用于企業(yè)內(nèi)部員工工作的封閉式網(wǎng)絡(luò)，在該網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置好防火墻進(jìn)行隔離，而且企業(yè)的檔案管理工作也需要在其上來操作運行。這樣就能夠在很大程度上降低企業(yè)檔案被外部竊取的可能性。而為了防止出現(xiàn)內(nèi)部人泄密的情況，企業(yè)在檔案管理上可以利用數(shù)據(jù)庫加密、設(shè)置用戶權(quán)限等方式方法保證檔案在管理過程中不在安全上出現(xiàn)問題；2）在實施信息化檔案管理工作的過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范的依照《檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案信息化建設(shè)管理辦法》等法律法規(guī)來開展工作，以此來確保在管理過程中不會因疏忽而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不完整的情況，從而使所開展的檔案信息化管理效果達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

（二）注重檔案信息化建設(shè)的效益

同時，在開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員還必須要注重建設(shè)可能會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益所造成種種有利或不利影響，盡量使其有利的一面得到充分發(fā)揮從而達(dá)到趨利避害的理想管理效果。其方式如下：

1）企業(yè)應(yīng)以實用性為出發(fā)角度來開展檔案管理信息化建設(shè)工作，其需要明白該工作的目的是為了提升企業(yè)在檔案管理上的效率從而使自身獲得更高經(jīng)濟(jì)效益，不應(yīng)該單純?yōu)榱藢崿F(xiàn)信息化而盲目的開展工作，而是應(yīng)當(dāng)從企業(yè)的實際情況出發(fā)，找準(zhǔn)檔案管理工作的開發(fā)切入點。例如：一家旅游企業(yè)在其業(yè)務(wù)檔案中只需要對曾經(jīng)或在當(dāng)前有過合作的旅游景點進(jìn)行記錄即可，而沒有必要將下一步要開展的業(yè)務(wù)目標(biāo)包括在內(nèi)，這樣可以使檔案管理的內(nèi)容量精簡到合適數(shù)量范圍之內(nèi)，這不但能夠充分降低因意義不大工作所花費的時間成本和人力成本，還能促進(jìn)檔案管理工作變得更有針對性和集中性；2）企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)工作并不是一蹴而就的，因此，企業(yè)應(yīng)在開展檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)留意關(guān)注同行業(yè)內(nèi)在該項工作上的同步變化情況，從而在市場情況發(fā)生變化時預(yù)先采取措施進(jìn)行應(yīng)對。這樣不但可以使企業(yè)在檔案管理工作方式上走到市場前列，還能充分降低因管理方式調(diào)整而可能會產(chǎn)生的花費成本，以此來促進(jìn)企業(yè)市場競爭力得到有效提高。

（三）提高員工的信息化管理能力

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作達(dá)到理想效果的基礎(chǔ)是員工要具備足夠的管理能力，但目前很多企業(yè)的檔案管理者還不能完全適應(yīng)信息化的管理工作方式，導(dǎo)致其常常因跟不上形勢變化而最終拖累公司發(fā)展。應(yīng)當(dāng)做出如下改變：

1）企業(yè)應(yīng)在檔案管理人才的聘用上做好控制，例如：企業(yè)不但要確保新招聘到的員工都能夠具備足夠的檔案信息化管理能力，同時其還應(yīng)該抓緊對老員工的信息化管理培訓(xùn)工作，不管該員工已經(jīng)在企業(yè)中工作了多長時間，必須要采用職業(yè)培訓(xùn)的方式使其掌握足夠的信息管理工作能力。培訓(xùn)應(yīng)采用考核制的方式開展，只有培訓(xùn)完考試后獲得通過的員工才能使其進(jìn)入到工作崗位，沒通過的可以讓其進(jìn)行補(bǔ)考，若連續(xù)補(bǔ)考兩次還未通過者不論其工作年限和職務(wù)都應(yīng)做開除處理，這可以在很大程度上提高企業(yè)檔案管理員工特別是老員工對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，以此來充分激發(fā)其產(chǎn)生學(xué)習(xí)動力，從而有效提升其在信息化管理上的工作能力；2）此外，由于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作是需要企業(yè)內(nèi)檔案部、信息部、財務(wù)部和人事部等多個部門來相互配合開展的，因此，企業(yè)應(yīng)做好各個部門對開展建設(shè)時的協(xié)調(diào)，促進(jìn)其相互之間形成通力合作從而力保建設(shè)工作能夠高效、持續(xù)性的得到推進(jìn)發(fā)展[2]。

總結(jié)：綜上所述，本文初步探究了企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)工作的相關(guān)策略，得出結(jié)論，利用本文所列舉的策略可以幫助企業(yè)在檔案管理上取得：使企業(yè)在檔案管理工作方式上走到市場前列，充分降低因管理方式調(diào)整而可能會產(chǎn)生的費用成本從而促進(jìn)企業(yè)市場競爭力得到有效提高的良好效果。希望本文的研究可以幫助更多的企業(yè)更好地開展檔案管理信息化建設(shè)工作，以此來為其能夠不斷獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益打下堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶建花.企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思考[J].新疆石油科技，2013，23（04）：78-80

[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（03）：151-152