陶光成 賴文娟 陳艷斌

[摘 要] 對企業(yè)按照《GB/T 19011-2013 管理體系審核指南》開展內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的六個階段的實施進行了闡述，可為其他組織開展相應(yīng)審核提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部質(zhì)量管理體系；審核；開展

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 036

[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0082- 05

0 引 言

企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核是依據(jù)GB/T 19011-2013[1]開展的。通常將企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核簡稱為“內(nèi)部審核”，它是企業(yè)在建立、運行質(zhì)量管理體系后必須進行的一項管理活動，也是開展質(zhì)量管理體系績效評價的重要活動之一[2]。

筆者以自己單位每年開展內(nèi)部審核所經(jīng)歷階段及開展的相應(yīng)工作來闡述企業(yè)如何開展內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核。

1 內(nèi)部審核經(jīng)歷階段

內(nèi)部審核一般需經(jīng)歷內(nèi)部審核的啟動、內(nèi)部審核準備、內(nèi)部審核實施、內(nèi)部審核報告編制和分發(fā)、內(nèi)部審核后續(xù)活動五個階段。

每個階段中需開展的主要活動如圖1所示。

2 內(nèi)部審核啟動

內(nèi)部審核啟動階段的活動主要包括：確定內(nèi)部審核的可行性；確定內(nèi)部審核目的、范圍和準則；指定內(nèi)部審核組長和組成內(nèi)部審核組。

2.1 確定內(nèi)部審核的可行性

確定內(nèi)部審核的可行性以保證內(nèi)部審核活動可以順利實施。確定可行性時應(yīng)考慮的因素為：受審核部門是否能夠接受內(nèi)部審核，其提供的信息是否滿足審核的條件；實施內(nèi)部審核所需的時間和資源是否能夠保證等。

2.2 確定內(nèi)部審核的目的、范圍和準則

內(nèi)部審核的目的為：評價單位質(zhì)量管理體系符合審核準則的程度和有效性，為管理評審收集證據(jù)；查找單位在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中存在的薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)體系運行過程中存在的不符合有關(guān)規(guī)定的問題，采取有效的糾正措施，確保體系有效運行和持續(xù)改進。

內(nèi)部審核的范圍通常包括單位的質(zhì)量管理體系組織架構(gòu)中的所有部門（筆者單位的質(zhì)量管理體系組織架構(gòu)圖2所示）、產(chǎn)品的活動和過程（例如筆者單位的產(chǎn)品活動和過程包括：XX信息與控制系統(tǒng)、XXX信息處理終端硬件平臺、衛(wèi)星通信設(shè)備等產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)；高危產(chǎn)品自動裝配生產(chǎn)設(shè)備、機床數(shù)控系統(tǒng)、專用數(shù)控設(shè)備等的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)等）。審核每年至少實施一次，兩次審核的時間間隔不超過12個月。

內(nèi)部審核的準則通常是：GJB 9001C-2017[3]及GB/T 19001-2016[4]；質(zhì)量管理體系文件及有關(guān)制度；適用的法律、法規(guī)及標準；顧客（合同或協(xié)議）要求。

2.3 指定內(nèi)部審核組長、組成內(nèi)部審核組

由單位的相關(guān)管理者指定審核組長，內(nèi)部審核活動的實施由審核組長負責(zé)。審核組長需策劃審核活動，編制審核計劃，組織指導(dǎo)審核組工作，對審核過程進行控制和協(xié)調(diào)，確定不合格項，驗證不合格的糾正措施，提交內(nèi)部審核報告等。

審核組長根據(jù)審核計劃選拔審核員組成審核組。審核員應(yīng)具備其負責(zé)審核范圍的專業(yè)能力和質(zhì)量管理體系審核的能力。

3 內(nèi)部審核準備

內(nèi)部審核準備階段的主要活動有：編制內(nèi)部審核計劃，審核組內(nèi)部溝通和工作分配，準備審核工作文件等。

3.1 編制內(nèi)部審核計劃

審核組長負責(zé)編制審核計劃。審核計劃包括：審核目的、范圍、準則、實施審核活動的日期等。圖3為內(nèi)部審核計劃示例，圖4為內(nèi)部審核日程安排示例。

3.2 審核組內(nèi)部溝通和工作分配

審核計劃編制完成后，審核組長需召集審核組成員就審核事宜進行溝通。如：審核小組分組情況、各審核小組應(yīng)審核的部門及相應(yīng)標準條款、審核中應(yīng)注意的事項等。

3.3 準備審核工作文件

審核組成員在清晰各自的審核任務(wù)后應(yīng)收集與其承擔(dān)的審核任務(wù)相關(guān)的信息并準備必要的工作文件用于審核過程的參考和記錄審核證據(jù)。

準備工作文件活動中最重要的工作之一是準備內(nèi)部審核檢查記錄表。內(nèi)部審核檢查記錄表中主要內(nèi)容包括：審核依據(jù)、審核內(nèi)容、審核對象、審核日期等。內(nèi)部審核檢查記錄表見圖5示例。

4 內(nèi)部審核實施

內(nèi)部審核實施階段主要活動包括：舉行首次會議、審核中的溝通、信息的收集和驗證、形成審核發(fā)現(xiàn)、準備審核結(jié)論、舉行末次會議等。

4.1 舉行首次會議

舉行首次會議確認所有受審核部門、審核組對審核計劃的安排達成一致、介紹審核組成員；確保審核活動順利實施。

參加首次會議的人員應(yīng)包括相關(guān)管理者、適當?shù)氖軐徍说穆毮芎瓦^程的負責(zé)人、審核組成員等，需保存出席人員的記錄。首次會議由審核組長主持。

首次會議應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：確認審核目標、范圍和準則；與審核部門確認審核計劃；確認在審核中將及時向?qū)徍瞬块T通報審核進展情況；確認已具備審核組所需的資源和設(shè)施；有關(guān)末次會議的信息；有關(guān)如何處理審核期間可能的審核發(fā)現(xiàn)的信息等。

4.2 審核中的溝通

首次會議結(jié)束后，審核組正式進行現(xiàn)場審核?，F(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法，收集并驗證與審核目的、審核范圍和審核準則有關(guān)的信息從而獲得審核證據(jù)的過程。審核期間，審核組應(yīng)與審核部門進行溝通，審核組也應(yīng)定期溝通討論以交換信息，評定審核進展情況。

4.3 信息的收集和驗證

在審核中，應(yīng)通過適當?shù)某闃邮占Ⅱ炞C與審核目標、范圍和準則有關(guān)的信息，包括與職能、活動和過程有關(guān)的信息，只有能驗證的信息才可作為審核證據(jù)。收集的信息可能包括：與相關(guān)人員的交談、成文的信息、保留的信息、顧客的反饋、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站、模擬和建模等?？赏ㄟ^面談、觀察、查閱、實際測量等方法收集信息。驗證信息的方法包括：對照成文信息的規(guī)定，現(xiàn)場觀察相關(guān)活動和過程的實際操作，以證實實際操作與成文信息規(guī)定的一致性；對照成文信息的規(guī)定，核查相應(yīng)保留的信息，以證實保留的信息中體現(xiàn)的某項活動和過程的結(jié)果與成文信息要求的符合性及一致性；通過對活動和過程的觀察證實面談或查閱信息時所獲得信息的準確性和真實性等。

4.4 形成審核發(fā)現(xiàn)

審核員應(yīng)對照審核準則評價審核證據(jù)以確定審核發(fā)現(xiàn)。應(yīng)記錄符合和不符合及支持符合和不符合的審核證據(jù)?？蓪Σ环线M行分級（不符合通常分為一般不符合和嚴重不符合），應(yīng)與受審核方一起評審不符合，以獲得承認，并確認審核證據(jù)的準確性，使受審核方理解不符合。

4.5 準備審核結(jié)論

完成現(xiàn)場審核后，審核組長應(yīng)召集審核組會議，收集《內(nèi)部審核檢查記錄表》，綜合所有審核發(fā)現(xiàn)尤其是不符合的事實，與內(nèi)審員交換意見，確定不符合項，編制如圖6所示的《不符合項分布表》，并分析受審事項的重要程度和影響作用，進而做出相應(yīng)的審核結(jié)論。

審核員負責(zé)編制《內(nèi)部審核不符合項報告》，圖7為一個內(nèi)部審核不符合項報告示例。審核組長依據(jù)審核結(jié)論編制《內(nèi)部審核報告》，《內(nèi)部審核報告》可陳述的內(nèi)容有：質(zhì)量管理體系與審核準則的符合程度；質(zhì)量管理體系的有效實施、保持和改進情況；審核開具的不符合項；審核目標的完成情況；審核范圍的覆蓋情況及審核準則的履行情況等。

4.6 舉行末次會議

審核組長應(yīng)主持末次會議，宣讀《內(nèi)部審核報告》，通報《內(nèi)容審核不符合項報告》，提出糾正、糾正措施和預(yù)防措施要求和完成日期等。最高管理者或主管質(zhì)量管理者對審核情況進行總結(jié)。

參加末次會議的人員包括單位管理者和所有受審核部門的職能、過程的負責(zé)人和相關(guān)人員、審核組成員。末次會議應(yīng)由一名審核員做記錄并予以保存。

5 內(nèi)部審核報告編制和分發(fā)

內(nèi)部審核報告可分為單項（部門、過程）審核報告和全面審核報告。內(nèi)部審核報告在末次會議前由審核組長負責(zé)編制。全面內(nèi)部審核報告的主要內(nèi)容包括：審核目的；審核范圍；審核組及受審核部門參與人員；審核發(fā)現(xiàn)和相關(guān)證據(jù)；審核結(jié)論等。單項審核報告主要包含了受審核部門的不符合項，因此全面審核報告報單位主管質(zhì)量管理體系的領(lǐng)導(dǎo)，單項審核報告分發(fā)至與其相關(guān)的受審核部門便于其完成內(nèi)部審核的后續(xù)活動。

6 內(nèi)部審核后續(xù)活動實施

審核組在審核中發(fā)現(xiàn)了不符合項，應(yīng)向受審核部門提出采取糾正措施的要求，并實施一些審核后續(xù)活動。審核后續(xù)活動可包括：受審核部門應(yīng)及時采取措施以消除所發(fā)現(xiàn)的不符合項及其原因（如：對開具的不符合項應(yīng)進行糾正，同時對類似的不符合進行“舉一反三”活動。根據(jù)分析出的不符合原因，制定糾正措施計劃，按糾正措施計劃組織實施。對糾正措施的實施情況進行監(jiān)督檢查）；由審核組長和審核員對糾正措施的有效性進行跟蹤驗證，報告驗證的結(jié)果。

7 結(jié) 語

企業(yè)每年進行內(nèi)部審核的目的是為了評價和確定質(zhì)量管理體系是否符合企業(yè)策劃的質(zhì)量管理體系文件的要求、是否符合GJB 9001C-2017[3]（或GB/T 19001-2016[4]）標準的要求、是否得到有效實施和保持。內(nèi)部審核是保證企業(yè)質(zhì)量管理體系持續(xù)、有續(xù)、有效運行的重要手段。

筆者只是以自己所在單位開展內(nèi)部審核的過程為例對內(nèi)部審核工作的開展進行闡述，力求為其他單位提供類似工作的借鑒。但每個單位有其各不相同的實際情況，所以在開展內(nèi)部審核時應(yīng)遵循其單位的實際情況并按照GB/T 19011-2013標準的要求進行相應(yīng)的策劃并實施。

主要參考文獻

[1]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會.GB/T 19011-2013管理體系審核指南[S].2013.

[2]喬曉林，羅華英，白海威，等.GJB 9001C-2017裝備質(zhì)量管理體系內(nèi)審員培訓(xùn)教程[M].北京：中國標準出版社：168-169.

[3]中央軍委裝備發(fā)展部.GJB 9001C-2017 質(zhì)量管理體系要求[S].2017.

[4]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會.GB/T 19001-2016質(zhì)量管理體系 要求[S].2016.