王海歐

時(shí)下明清檔案的“數(shù)轉(zhuǎn)?！表?xiàng)目，實(shí)際上是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后制成電子檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)、數(shù)字存檔機(jī)等相關(guān)專業(yè)技術(shù)設(shè)備將數(shù)字影像輸出打印到縮微膠片上，制作出內(nèi)容信息完全等同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案但存儲(chǔ)介質(zhì)卻截然不同的作為備份檔案的縮微膠片。在實(shí)際操作過(guò)程中，數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目是一項(xiàng)比較復(fù)雜的管理工程，涉及一系列組織管理環(huán)節(jié)和技術(shù)管控要素，任何組織管理環(huán)節(jié)和技術(shù)管控要素出現(xiàn)疏忽或失誤，都有可能使原件檔案的內(nèi)容信息出現(xiàn)遺漏、失真甚至丟失等多重質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而危及備份檔案的真實(shí)、完整、可靠、可用。本文針對(duì)明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模實(shí)施過(guò)程中可能遭遇到的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和所需要的質(zhì)量管控對(duì)策，結(jié)合中國(guó)第一歷史檔案館多年來(lái)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，努力探究確保以縮微膠片作為異質(zhì)備份檔案的內(nèi)容信息與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容信息，在完整意義上實(shí)現(xiàn)等同且具有同等價(jià)值的質(zhì)量管理之道。

一、確保異質(zhì)備份檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容信息真實(shí)完整可靠可用

在傳統(tǒng)歷史檔案以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的條件下，檔案存儲(chǔ)介質(zhì)與檔案存儲(chǔ)信息二者之間是互現(xiàn)的，其內(nèi)容與形式均是可視的，看見(jiàn)紙質(zhì)這一存儲(chǔ)介質(zhì)本身就意味著看到了檔案內(nèi)容，白紙黑字?jǐn)[在那兒，“摸得著也看得見(jiàn)”。但紙質(zhì)檔案內(nèi)容信息數(shù)字化或者模擬化后，其存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)論是縮微膠片還是其他介質(zhì)，所呈現(xiàn)出來(lái)的都只是一種外在表現(xiàn)形式，所存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容信息必須借助相應(yīng)閱讀工具才可以展現(xiàn)出來(lái)，比如縮微膠片只有通過(guò)膠片閱讀器甚至放大鏡或顯微鏡才能看見(jiàn)膠片上的檔案信息，而電子文檔的內(nèi)容信息則需要借助計(jì)算機(jī)才能供人瀏覽。這就導(dǎo)致出現(xiàn)“摸得著（膠片或光盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)）看不見(jiàn)（存儲(chǔ)信息）”的現(xiàn)象，由于“摸得著”的存儲(chǔ)介質(zhì)與“看不見(jiàn)”的存儲(chǔ)信息二者之間出現(xiàn)形式與內(nèi)容的分離，使得數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目中的制作者擁有足夠的灰色空間在制作過(guò)程中放松對(duì)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量的要求，進(jìn)而使得備份產(chǎn)品中檔案內(nèi)容信息出現(xiàn)遺漏或失真，這一現(xiàn)象在數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施外包之后表現(xiàn)得尤為突出。

明清檔案作為一種特殊的信息資源，就其管理工作而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)異質(zhì)備份后的數(shù)字信息或模擬信息都必須能夠真實(shí)完整地再現(xiàn)其原始性的特點(diǎn)，這也就意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容在復(fù)制備份過(guò)程中不能有任何的拼接、修改、刪除等操作，并能夠長(zhǎng)期永久保存。正因?yàn)槿绱?，無(wú)論采用哪種存儲(chǔ)介質(zhì)或采取何種存儲(chǔ)技術(shù)，若要成為有效保護(hù)明清檔案的最佳方式，仍然是數(shù)字化時(shí)代之前的那些基礎(chǔ)條件。一是永久性。明清檔案管理工作的根本基礎(chǔ)是長(zhǎng)期永久性保存其珍貴的紙質(zhì)文檔，而擁有170多年歷史且技術(shù)成熟標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的縮微膠片在這方面擁有無(wú)可爭(zhēng)辯的優(yōu)勢(shì)，相對(duì)而言，盡管其他各類存儲(chǔ)介質(zhì)保存期限也比較長(zhǎng)，但還沒(méi)有比紙張和縮微膠片保存時(shí)間更長(zhǎng)的先例。二是真實(shí)性。隨著高端電子技術(shù)的迅速發(fā)展，破壞檔案真實(shí)性的技術(shù)手段更加先進(jìn)，能否從根本上真實(shí)再現(xiàn)明清檔案的原始狀況，還原紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、直觀性，就成為選擇新生存儲(chǔ)介質(zhì)的核心標(biāo)準(zhǔn)，縮微膠片因此擁有得天獨(dú)厚的優(yōu)選條件。三是可靠性。由于電子文件檔案信息很容易被篡改，而且也很難找到篡改的痕跡，實(shí)現(xiàn)異質(zhì)備份檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠便是選擇存儲(chǔ)介質(zhì)的又一重要因素，這項(xiàng)擇優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)恰恰也是縮微膠片采用模擬技術(shù)手段所展示出來(lái)的突出特性。

二、數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控

明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中易出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是多方面的，甚至可以說(shuō)是全方位的。應(yīng)該看到，產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)系統(tǒng)化的過(guò)程，貫穿于備份產(chǎn)品的整個(gè)生命周期，即貫穿于檔案異質(zhì)備份的制作、保管、移交和利用的全部過(guò)程。其中，制作階段的質(zhì)量保障是確保異質(zhì)備份產(chǎn)品整個(gè)生命周期質(zhì)量的基礎(chǔ)與核心，是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管控的源頭。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在制作階段產(chǎn)品質(zhì)量的不確定性，即損益殘次產(chǎn)品發(fā)生的可能性。為了管控好異質(zhì)備份產(chǎn)品的質(zhì)量，我們必須在備份產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上進(jìn)行具體分析和評(píng)估衡量，并依照結(jié)論采取有效措施，尤其是從技術(shù)要素上做好相關(guān)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制，做到防患于未然。

1.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出前的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。轉(zhuǎn)換縮微膠片之前有很多具體工作需要認(rèn)真地完成，比如要對(duì)輸出數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整合、編排、打包、打印等多道工序。這期間產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控主要表現(xiàn)為三個(gè)方面。一是檔案的電子目錄數(shù)據(jù)與電子影像數(shù)據(jù)技術(shù)要素。其中電子目錄數(shù)據(jù)涉及文件命名是否正確、圖像模式是否轉(zhuǎn)換、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確，電子影像數(shù)據(jù)是否完整、排列順序是否正確、是否有遺漏現(xiàn)象，這是數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目中最基本也最繁瑣的工作，稍有疏忽，就會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。二是電子影像數(shù)據(jù)文件邏輯順序技術(shù)要素。中國(guó)第一歷史檔案館在掃描時(shí)對(duì)圖像文件存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)有著嚴(yán)格的規(guī)定：數(shù)字圖像的存儲(chǔ)按檔案類、項(xiàng)、卷三級(jí)結(jié)構(gòu)依次建立三級(jí)存儲(chǔ)文件夾，檔案正文數(shù)字圖像存儲(chǔ)于卷級(jí)文件夾內(nèi)；而各級(jí)文件夾又以自身級(jí)別的檔號(hào)命名，檔案相關(guān)圖像存儲(chǔ)根據(jù)自身級(jí)別存儲(chǔ)在相應(yīng)層級(jí)文件夾內(nèi)。由于卷級(jí)文件夾內(nèi)涉及的文件數(shù)量不同，有的甚至上百件之多，極易出現(xiàn)文件遺漏、順序顛倒或錯(cuò)位等現(xiàn)象，所以認(rèn)真核對(duì)卷級(jí)文件以及具體的文件數(shù)量工作就顯得尤為重要。三是縮微膠片制作標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)要素?？s微膠片制作標(biāo)準(zhǔn)首先是正確添加電子標(biāo)版圖像，內(nèi)容包括片首標(biāo)識(shí)區(qū)及片尾標(biāo)識(shí)區(qū)，要求片首標(biāo)識(shí)區(qū)所填寫(xiě)的內(nèi)容與片尾標(biāo)識(shí)區(qū)填寫(xiě)的內(nèi)容一致、插入順序正確，因?yàn)榍昂髽?biāo)識(shí)說(shuō)明若出現(xiàn)不一致，對(duì)于將來(lái)的利用者來(lái)說(shuō)在查找方面無(wú)疑會(huì)帶來(lái)不必要的麻煩。

2.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出過(guò)程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模工作流程包括數(shù)據(jù)接收下載、數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換、膠片輸出沖洗、公司質(zhì)檢、館方抽檢、成品移交等六個(gè)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)影響產(chǎn)品質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)因素。比如在數(shù)據(jù)接收下載環(huán)節(jié)當(dāng)中檔案圖像格式?jīng)]有按照TIFF格式進(jìn)行下載接收，而是采用JPEG或者JPEG2000圖像文件格式轉(zhuǎn)換，就有可能出現(xiàn)馬賽克、檔案信息丟失等現(xiàn)象，甚至有學(xué)者會(huì)認(rèn)為轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)不是元數(shù)據(jù)，對(duì)其真實(shí)性表示質(zhì)疑。電子影像數(shù)據(jù)不完整或者排列順序出現(xiàn)差錯(cuò)，也會(huì)導(dǎo)致電子目錄數(shù)據(jù)與電子影像數(shù)據(jù)無(wú)法得到有效的鏈接，最終使我們找不到正確的檔案信息數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)中是否將接收的彩色電子圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為黑白二值圖像，是否逐幅檢查文件夾中電子圖像的完整性、完好性以及順序號(hào)，是否正確添加了電子標(biāo)識(shí)區(qū)圖像標(biāo)板及文字說(shuō)明。在膠片輸出沖洗環(huán)節(jié)中，縮微膠片輸出人員是否按照操作規(guī)程正確調(diào)試和操作數(shù)字存檔機(jī)，是否按要求安裝膠卷等，輸出時(shí)片頭、片尾是否各留800mm護(hù)片區(qū)以防止縮微膠片出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)因素的種種表現(xiàn)，技術(shù)管控工作必須對(duì)前端生成完整的、格式規(guī)范的電子條目逐一進(jìn)行核對(duì)，認(rèn)真核查每卷、每件檔案的特征圖像與相應(yīng)的電子條目等，對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的校正，并根據(jù)國(guó)家檔案局于2009年10月頒布的《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T 44—2009），滿足數(shù)字檔案信息輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求，以確保輸出縮微膠片的質(zhì)量可以達(dá)到長(zhǎng)期保存目標(biāo)。

3.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出后的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。鑒于明清檔案紙質(zhì)的特殊性，首先，客觀分析、評(píng)估檔案原件質(zhì)量等級(jí)。要確定輸出縮微膠片的原底片背景密度值控制在0.80—1.10范圍內(nèi)（一般情況下16mm膠片背景密度值確定為0.90—1.10，35mm膠片背景密度值確定為1.20—1.30），密度差是否控制在0.30以內(nèi)。如果超過(guò)這個(gè)范圍，會(huì)使銀鹽拷貝片密度反差增大，即高密度區(qū)在拷貝片上密度更高，低密度區(qū)在拷貝片上密度更低，層次減少，這會(huì)給日后拷貝工作帶來(lái)極大困難。其次，確定文件攝影底片的解像力。根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（ISO3272）對(duì)一般文件的攝影解像力的規(guī)定以及明清檔案的具體情況確定：縮率為1：32時(shí)，原底片解像力為170條線/mm；縮率為1： 25時(shí)，原底片解像力為140條線/ mm。若解像力低于預(yù)定值會(huì)使膠片影像出現(xiàn)字跡模糊、重影等現(xiàn)象，會(huì)嚴(yán)重影響日后的閱讀效果。第三，探求適宜的庫(kù)房貯存管理及核查指標(biāo)。對(duì)于長(zhǎng)期保存的縮微膠片來(lái)講，庫(kù)房要有較好的密閉性，遠(yuǎn)離工業(yè)區(qū)和繁華市區(qū)以減少大氣中有害氣體和灰塵對(duì)縮微品的侵害。庫(kù)房?jī)?nèi)部要安裝除塵效率高的空氣過(guò)濾器或其他吸附裝置。膠片庫(kù)房溫濕度要求符合國(guó)家膠片存放標(biāo)準(zhǔn)，即溫度要求控制在5℃，相對(duì)濕度控制在30%—35% RH范圍內(nèi)，膠片必須存放在防火保險(xiǎn)箱或絕緣密封容器柜中，防止縮微品影像褪色、變色。

三、數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目質(zhì)量管控過(guò)程中應(yīng)協(xié)調(diào)好的四個(gè)基本關(guān)系

質(zhì)量管控雖不能杜絕一切可能性的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，但可以把產(chǎn)品的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)損失控制在可以承受的范圍內(nèi)。就傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)化或異質(zhì)備份制作過(guò)程而言，針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)和所要求轉(zhuǎn)化的備份介質(zhì)特點(diǎn)，其質(zhì)量管理過(guò)程就是系統(tǒng)地、連續(xù)地、科學(xué)地認(rèn)識(shí)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，分析可能引起這些質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的原因和條件，并采用一定的管理方法和監(jiān)督手段來(lái)降低各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。在此過(guò)程中需要協(xié)調(diào)好四個(gè)基本關(guān)系。

1.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與工作進(jìn)度之間的關(guān)系。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程就是縮微膠片的制作過(guò)程，因此縮微膠片質(zhì)量的好壞取決于制作過(guò)程中的有效控制，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致縮微膠片質(zhì)量不合格，因此在制作過(guò)程中需要詳細(xì)記錄工作清單，包括日常工序流程數(shù)據(jù)的填報(bào)、各種技術(shù)數(shù)據(jù)的收集與分析等，這一系列文檔材料的正常錄入往往會(huì)被理解為束縛了產(chǎn)品的工作進(jìn)度。與此同時(shí)，專職或兼職的質(zhì)量監(jiān)督人員的介入，產(chǎn)品抽檢頻率的提升，更會(huì)使得制作者與管理者的關(guān)系常常處于緊張和敵對(duì)的狀態(tài)。毫無(wú)疑問(wèn)，當(dāng)質(zhì)量管理與工作進(jìn)度發(fā)生沖突或不能均衡的時(shí)候，首先應(yīng)該服從“安全第一，質(zhì)量至上”的工作原則。同時(shí)更重要的是，應(yīng)從根本上看到產(chǎn)品質(zhì)量管理與工作進(jìn)度之間互為促進(jìn)的良性關(guān)系。若加工制作過(guò)程中確實(shí)出現(xiàn)不顧產(chǎn)品質(zhì)量而盲目搶時(shí)間趕進(jìn)度的情況，一旦檢查出產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，必然需要新的人力、物力、時(shí)間去進(jìn)行處理，進(jìn)而使得產(chǎn)品質(zhì)量和效益都難以保證。為此應(yīng)事先認(rèn)真對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、工作進(jìn)度做出客觀務(wù)實(shí)的詳細(xì)規(guī)劃，制定周詳?shù)拇胧┯枰試?yán)格執(zhí)行，這樣不僅能夠減少返工消耗的時(shí)間和成本，而且更會(huì)減少后道工序的生產(chǎn)成本，自然工作進(jìn)度會(huì)有所提高，生產(chǎn)成本也會(huì)隨之降低。同時(shí)，只有監(jiān)管人員嚴(yán)格履行職責(zé)，制作人員也才能更加專注于質(zhì)量和進(jìn)度，雙方的工作效益才能實(shí)現(xiàn)最大化。

2.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與過(guò)程管理之間的關(guān)系。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的技術(shù)管控與縮微膠片質(zhì)量管理，實(shí)際上表現(xiàn)為操作過(guò)程中連續(xù)的有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)規(guī)范的日常管理與控制過(guò)程，同時(shí)這個(gè)管理過(guò)程反過(guò)來(lái)又遵循一個(gè)科學(xué)規(guī)范的監(jiān)督與控制程序。其中，過(guò)程管理是基礎(chǔ)，質(zhì)量核查是關(guān)鍵。過(guò)程管理本身所具有的監(jiān)督特性往往通過(guò)相應(yīng)技術(shù)規(guī)范可極大地防止不合格產(chǎn)品發(fā)生，但這并不能完全保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，而質(zhì)量核查可極大地確定產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。在過(guò)程管理中通過(guò)質(zhì)量核查進(jìn)一步掌握產(chǎn)品的質(zhì)量動(dòng)態(tài)，根據(jù)核查的產(chǎn)品質(zhì)量波動(dòng)情況及時(shí)對(duì)制作過(guò)程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最終保證產(chǎn)品質(zhì)量。值得注意的是，產(chǎn)品質(zhì)量的核查尤其是產(chǎn)品的抽檢工序，應(yīng)由非生產(chǎn)部門(mén)來(lái)完成，因?yàn)槿舫闄z產(chǎn)品由生產(chǎn)部門(mén)自行把握，比較容易出現(xiàn)質(zhì)量失控狀態(tài)，即便他們自身也愿意努力做好整個(gè)過(guò)程的管控工作。產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)小事，只有采取科學(xué)規(guī)范的過(guò)程管理及嚴(yán)格的質(zhì)量核查，才能制作出真正優(yōu)質(zhì)合格的縮微膠片。

3.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與安全管理之間的關(guān)系。應(yīng)該看到，就整個(gè)檔案工作的質(zhì)量安全管理而言，數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的產(chǎn)品質(zhì)量管控只是其中的一個(gè)重要組成部分。全面質(zhì)量安全管理需要管理層和所有員工共同參與，需要全體員工獲得共識(shí)并采取共同的自覺(jué)行動(dòng)，需要相關(guān)專業(yè)管理人員通過(guò)系統(tǒng)科學(xué)的方法來(lái)貫徹實(shí)施。姑且不說(shuō)備份產(chǎn)品制作前端的原始紙質(zhì)檔案若發(fā)生蟲(chóng)蛀霉變或意外損毀，或者其數(shù)字化過(guò)程若因管理不嚴(yán)而導(dǎo)致檔案被涂改或者調(diào)包替換，就是備份產(chǎn)品在制作過(guò)程中更是涉及諸多安全環(huán)節(jié)，比如用電設(shè)備的管控問(wèn)題、消防安全的監(jiān)管問(wèn)題、現(xiàn)場(chǎng)人員的管理問(wèn)題，其潛在的隱患均需要得到及時(shí)有效的控制，同時(shí)與項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程密切相關(guān)的整理、交接以及信息系統(tǒng)改造、數(shù)據(jù)遷移等環(huán)節(jié)均與其他相關(guān)部門(mén)發(fā)生關(guān)聯(lián)，需要各部門(mén)同樣采取嚴(yán)格工作流程、明確操作規(guī)范，為此需要建立起覆蓋全時(shí)、全員、全區(qū)域、全過(guò)程的質(zhì)量安全及保障體系，并在檔案實(shí)體、檔案信息整體安全的前提下更好地實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量管理，以確保所有的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)都得到識(shí)別，讓識(shí)別的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)得到有效管理與控制。

4.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與外包項(xiàng)目管理之間的關(guān)系。時(shí)下檔案界在實(shí)踐過(guò)程中的數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目大部分是采取外包方式來(lái)進(jìn)行的，所面臨的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)與技術(shù)控制難度更是不言而喻的。從技術(shù)層面上帶來(lái)的技術(shù)管理不確定性風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致縮微膠片的制作質(zhì)量可能會(huì)在外包之后下降，或者缺乏足夠的技術(shù)兼容性。應(yīng)該看到，盡管實(shí)行外包旨在發(fā)揮外包方的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，但檔案管理單位的最終目標(biāo)還是希望獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，這與外包方更多關(guān)心物質(zhì)利益的出發(fā)點(diǎn)是有重大差別的，外包方關(guān)心物質(zhì)利益的需求是以最小的成本獲取最大的收益，其中一個(gè)非常明顯且具體的表現(xiàn)就是外包方提供的操作技術(shù)人員普遍存在專業(yè)水平不高的現(xiàn)象，他們往往是經(jīng)過(guò)短期技術(shù)培訓(xùn)之后就匆忙上崗，只會(huì)簡(jiǎn)單的重復(fù)操作，業(yè)務(wù)水平難以提高，且人員變化頻繁，現(xiàn)場(chǎng)管理難度加大。為規(guī)避業(yè)務(wù)外包所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外包方的管理，提高外包方的檔案安全保護(hù)意識(shí)和專業(yè)操作技能，有效實(shí)施計(jì)劃、組織、指揮和控制，而其中最為關(guān)鍵的因素在于推進(jìn)外包項(xiàng)目過(guò)程中構(gòu)建起嚴(yán)格的技術(shù)控制，創(chuàng)造條件建立由雙方人員組織的技術(shù)控制小組，建立及時(shí)信息溝通與反饋系統(tǒng)，實(shí)時(shí)了解和掌握工作動(dòng)態(tài)與出現(xiàn)的新問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督檢查，切實(shí)提高專業(yè)技術(shù)管理人員的執(zhí)行力。

總之，檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。針對(duì)數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中易出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立健全確保異質(zhì)備份檔案真實(shí)完整的質(zhì)量安全體系，要始終把檔案?jìng)浞莓a(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量放在優(yōu)先位置，當(dāng)產(chǎn)品質(zhì)量與其他事項(xiàng)無(wú)法兼顧時(shí)必須優(yōu)先保證備份產(chǎn)品內(nèi)容信息的真實(shí)可靠性。尤其在檔案工作面臨內(nèi)外部環(huán)境日趨復(fù)雜的形勢(shì)下，應(yīng)強(qiáng)化有效應(yīng)對(duì)危及檔案安全的技術(shù)控制與質(zhì)量管理，突出關(guān)鍵治理環(huán)節(jié)和重要技術(shù)管理要素，妥善處理好相關(guān)管理過(guò)程和諸多管理要素之間的關(guān)系，并將相關(guān)技術(shù)管理手段融入具體鮮活的管理活動(dòng)之中。

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