韋翠清

[摘 要] 隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)也隨著高速發(fā)展，紙質(zhì)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，檔案信息化逐漸成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)。本文將對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行探討，針對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)的看法作為參考。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案；信息化；問(wèn)題

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 075

[中圖分類(lèi)號(hào)] G270.7；G647.23 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）13- 0167- 02

0 引 言

近年來(lái)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)信息化廣泛地應(yīng)用于各領(lǐng)域當(dāng)中，其中高校的人事檔案信息化建設(shè)也將成為了新的信息技術(shù)運(yùn)用的開(kāi)端。高校大量的人事檔案也將被計(jì)算機(jī)以數(shù)據(jù)信息的形式所取代，從而使高校人事檔案信息化的建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)一步加快。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

1.1 檔案信息化

檔案信息化就是在國(guó)家檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃與管理的過(guò)程中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行管理與處置并提供相應(yīng)的服務(wù)[1]。

1.2 檔案信息化建設(shè)的有效性

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的目前我國(guó)使用的原生信息資源，在檔案管理的過(guò)程中，往往因其具有的原始性、單一性而出現(xiàn)很多問(wèn)題。比如：其紙質(zhì)的檔案對(duì)資源的消耗（人力以及材料等）、查閱檔案信息煩瑣的流程與不便捷等。而檔案信息化的建設(shè)，可對(duì)檔案的單一操作的管理方式進(jìn)行改善，是一項(xiàng)順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的新的舉措。檔案信息化實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的辦公方式，方便了檔案的查閱，大大地縮短了文件周轉(zhuǎn)的流程；數(shù)字化信息與電子文件的相結(jié)合，使得管理部門(mén)只能進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，從檔案的保管和利用向著信息采集、管理與服務(wù)的職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提供了更加優(yōu)質(zhì)與便捷的服務(wù)。

1.3 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化的建設(shè)可為人們帶來(lái)遠(yuǎn)程的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息的共享，提高檔案利用的實(shí)效性，大大地提高管理人員的工作效率，使得管理人員不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力地進(jìn)行手工收集信息并進(jìn)行整編管理，只需要將數(shù)據(jù)信息一次性錄入電子信息庫(kù)，就可實(shí)現(xiàn)信息多次使用、數(shù)據(jù)分享的功能；將管理人員從一本一本地進(jìn)行查閱信息的工作中解放出來(lái)，檔案信息化建設(shè)之后，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)，可以在查詢(xún)方式中選擇不同的查詢(xún)方式，比如：分類(lèi)查詢(xún)、組合查詢(xún)、精準(zhǔn)查詢(xún)等方式，減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，加強(qiáng)了查詢(xún)效率。檔案信息化的建設(shè)使得檔案管理工作更加地科學(xué)、便捷，規(guī)范了檔案的管理工作，合理地運(yùn)用了信息資源，為科研、財(cái)務(wù)部門(mén)等提供了共建共享的信息化資源，為科研等工作提供了方便。

2 目前高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)高校檔案信息化建設(shè)不夠重視

高校人事檔案的管理系統(tǒng)不僅是用來(lái)查詢(xún)信息的，其主要的作用就是為了提供數(shù)字化的服務(wù)，有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化的建設(shè)不夠重視，認(rèn)為人事檔案的工作不是高校重要的工作，只是一項(xiàng)相對(duì)輔助性的工作，在思想上還未完全認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，因認(rèn)知上的淡薄，以至于在檔案管理上也是相對(duì)滯后，片面地認(rèn)為檔案的管理工作無(wú)非就是找找查查等沒(méi)有技術(shù)含量的工作，只要檢查過(guò)得去就行。為此，在高校的檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，可借鑒部分高校人事信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐成果，在此基礎(chǔ)上還要加入查詢(xún)、輸出、分析等功能，使其不僅要滿(mǎn)足各種查詢(xún)服務(wù)，還要實(shí)現(xiàn)人事檔案在高校的人事工作中的參考、決策等功能。

2.2 檔案信息化管理無(wú)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

早在幾年前，國(guó)家就規(guī)定了相關(guān)檔案信息化管理的措施，但是內(nèi)容范圍較大，沒(méi)有具體詳細(xì)的管理方法，為此，為了人事檔案的信息化管理，都會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定各自的人事檔案管理規(guī)范，以至于形成的檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的管理模式，在數(shù)據(jù)的交換、信息共享等方面實(shí)用性較差，進(jìn)而影響了信息化建設(shè)的發(fā)展[2]。

2.3 信息化檔案安全較難保證

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的高速發(fā)展下，高校進(jìn)行人事檔案建設(shè)之后，檔案的信息都能經(jīng)過(guò)進(jìn)行申請(qǐng)?jiān)诰W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)，在信息安全方面安全性較難保證。目前，我國(guó)對(duì)于數(shù)據(jù)信息的安全保障主要是通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的不斷升級(jí)更新，設(shè)置復(fù)雜的密碼與網(wǎng)絡(luò)防火墻進(jìn)行防護(hù)。若是在數(shù)據(jù)的保護(hù)方面不能夠做到改進(jìn)，與先進(jìn)的技術(shù)防護(hù)手段有差距，未能有效地防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，那么將會(huì)造成更大的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如：在最近處于熱門(mén)的“臉書(shū)信息泄露事件”，將臉書(shū)推向風(fēng)口浪尖之上；其實(shí)并不是“臉書(shū)”公司直接地將近5 000萬(wàn)人的信息泄露了出去，而是第三方軟件公司——一家名為劍橋分析公司以“研究”的名義泄露了個(gè)人的數(shù)據(jù)信息，這家公司收集的信息包括個(gè)人的種族、性別、年齡、教育、生活工作經(jīng)歷，甚至于你瀏覽網(wǎng)絡(luò)信息的記錄等，并涉嫌利用這些信息數(shù)據(jù)影響了2016年美國(guó)的大選甚至英國(guó)脫歐，可以看出在大數(shù)據(jù)信息共享的時(shí)代當(dāng)中，信息的安全保護(hù)工作對(duì)我們的信息管理將是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。

2.4 檔案管理人員能力較低

當(dāng)前，大多數(shù)高校為了節(jié)約管理費(fèi)用，其人事檔案管理的管理人員都是在校學(xué)生進(jìn)行的兼職性工作，但是由于管理人員未接受專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，其管理的專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)及技能相對(duì)較差，為此，建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)工作，就要具備專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，加強(qiáng)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才儲(chǔ)備工作，為高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展注入新鮮的血液。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題及解決方法

3.1 提高高校人事檔案信息化意識(shí)

一直以來(lái)，人們對(duì)于檔案管理的理解就是保管材料與提供查閱的材料這些工作，其往往忽略了檔案管理的其他價(jià)值，比如：在選拔人才、培養(yǎng)人才等方面的作用。為此，想要改變這種觀念認(rèn)知，就要加大宣傳，建立人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，了解人事信息化建設(shè)的具體作用與價(jià)值，提高信息化的管理水平，滿(mǎn)足社會(huì)人事工作對(duì)檔案的需要。

3.2 人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化

加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的重要前提就是要完善規(guī)范的人事檔案信息化管理制度，并嚴(yán)格按照該管理制度進(jìn)行檔案管理工作，做到管理責(zé)任明確嚴(yán)格，依據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件的歸檔和日常規(guī)范地管理各級(jí)檔案，管理部門(mén)應(yīng)該嚴(yán)格要求，層層把關(guān)，保證已歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性以及安全性。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性

加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)將是人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。高?？梢愿鶕?jù)自身的應(yīng)用實(shí)際要求，建立安全規(guī)范的身份識(shí)別端口，或者是用戶(hù)認(rèn)證登錄端口；對(duì)于查詢(xún)或者調(diào)閱的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審核分配；在信息資源共享的方面，對(duì)文件加載專(zhuān)屬的水印或者數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)[3]，保證文件的內(nèi)容不被惡意篡改或使用，對(duì)于訪問(wèn)檔案信息的記錄要形成日志，并及時(shí)的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的隱患以及非法的問(wèn)題操作；避免人事檔案數(shù)據(jù)信息的非法利用，保障人事檔案信息化建設(shè)的安全性，為實(shí)現(xiàn)信息合理合法的共享利用做出有效的保障。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理人員隊(duì)伍的知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化

為了實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案信息化建設(shè)管理工作，就要求高校具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，為提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與管理技能，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，可以聘請(qǐng)IT行業(yè)的教授專(zhuān)家進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)；定期進(jìn)行考核，也可以去別的優(yōu)秀高校進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與管理，提升自身專(zhuān)業(yè)的管理技能水平和能力；在人才建設(shè)方面，可以引進(jìn)一些急需的專(zhuān)業(yè)高技術(shù)人才，同時(shí)也要培養(yǎng)具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案管理等專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)的復(fù)合型人才[4]，尤其注重培養(yǎng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)安全以及現(xiàn)代管理、信息服務(wù)方面的素質(zhì)與能力，保障高校人事檔案信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，高校人事檔案信息化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化可以將檔案管理人員從傳統(tǒng)的管理工作中解放出來(lái)，有效地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，方便檔案信息的查閱與管理；高校隨著社會(huì)信息技術(shù)化的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化校園的建設(shè)提供了基礎(chǔ)；實(shí)現(xiàn)了信息間的共享，提高了檔案利用的有效性；針對(duì)上述人事檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)，就要求我們對(duì)信息化建設(shè)工作高度重視，并在高校人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，保障檔案信息的安全性與真實(shí)性，避免個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息的外泄；為有效保障數(shù)據(jù)信息的安全，高校應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)信息專(zhuān)業(yè)與人事檔案管理專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才的培訓(xùn)工作，為高校人事檔案管理的信息化建設(shè)工作提供有效的保障。

主要參考文獻(xiàn)

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