黃芳 王艷玲 任俊革

【摘要】科研過(guò)程中，需要收集、閱讀、管理大量的文獻(xiàn)，科研成果需要以論文的形式發(fā)表，撰寫(xiě)論文時(shí)常需反復(fù)進(jìn)行格式編輯，工作繁瑣且耗費(fèi)時(shí)間。本文介紹了用于收集和組織管理與課題相關(guān)文獻(xiàn)的文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress的主要功能，包括5種題錄導(dǎo)入方法、文獻(xiàn)管理功能、輔助論文格式編輯以及數(shù)據(jù)庫(kù)的備份/移動(dòng)。NoteExpress是一款簡(jiǎn)單易學(xué)且功能強(qiáng)大的文獻(xiàn)管理軟件，應(yīng)該在高校和科研院所推廣使用。

【關(guān)鍵詞】文獻(xiàn)管理軟件 NoteExpress（NE） 題錄導(dǎo)入

【中圖分類(lèi)號(hào)】G251.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）33-0016-02

科研過(guò)程中，需要收集、閱讀、管理大量的文獻(xiàn)，科研成果需要以論文的形式發(fā)表，撰寫(xiě)論文時(shí)常需反復(fù)進(jìn)行格式編輯，工作繁瑣且耗費(fèi)時(shí)間。為了幫助科研工作者提高科研效率，用于收集和組織管理與課題相關(guān)文獻(xiàn)的文獻(xiàn)管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。文獻(xiàn)管理軟件讓收集和管理文獻(xiàn)變得更容易。目前應(yīng)用最廣的文獻(xiàn)管理軟件是Endnote、Reference Manager、ProCite單機(jī)系列產(chǎn)品和Web版Refworks及國(guó)內(nèi)的NoteExpress軟件。其中，NoteExpress是北京愛(ài)琴海軟件公司開(kāi)發(fā)的一款文獻(xiàn)檢索與管理系統(tǒng)，其核心功能涵蓋“知識(shí)采集，管理，應(yīng)用，挖掘”的知識(shí)管理環(huán)節(jié)，目前已被國(guó)內(nèi)相當(dāng)多的高校及研究機(jī)構(gòu)購(gòu)買(mǎi)采用。本文在前人對(duì)文獻(xiàn)管理軟件研究的基礎(chǔ)上[1-5]，以NoteExpress的3.2.0.6992版本為例，介紹該軟件的主要功能，重點(diǎn)介紹其5種導(dǎo)入文獻(xiàn)的方法、文獻(xiàn)的管理歸納以及輔助論文寫(xiě)作技巧（下文均采用NoteExpress的簡(jiǎn)稱(chēng)NE）。

1.NoteExpress主要功能

NoteExpress是以文獻(xiàn)題錄為核心的模式，提供多種途徑用于不同情況下的文獻(xiàn)題錄收集，并幫助用戶(hù)整理、歸納和管理題錄信息，按照用戶(hù)需求智能獲取全文，在撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文、學(xué)位論文、專(zhuān)著或報(bào)告時(shí)，可在正文指定位置方便的添加、修改文中注釋?zhuān)缓蟀凑詹煌钠诳袷揭笞詣?dòng)生成參考文獻(xiàn)索引。

2.創(chuàng)建個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，題錄信息導(dǎo)入

以研究一種新型材料“黑磷”為例，點(diǎn)擊菜單“文件-新建數(shù)據(jù)庫(kù)”，確定數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)位置，結(jié)合實(shí)際科研情況確定數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)，如將數(shù)據(jù)庫(kù)命名為“black phosphorus.nel”，然后點(diǎn)擊保存。NoteExpress數(shù)據(jù)庫(kù)以“.nel”的格式存儲(chǔ)在指定位置，該文件與其他文件操作方法一致，可以移動(dòng)、復(fù)制和備份數(shù)據(jù)庫(kù)。NE3.2.0.6992版本有5種途徑導(dǎo)入題錄信息：在線(xiàn)檢索和導(dǎo)入、格式化文件導(dǎo)入、全文導(dǎo)入、手工錄入、青提文獻(xiàn)APP收藏、微志網(wǎng)插件。

2.1在線(xiàn)檢索

NoteExpress軟件集成了53個(gè)外文數(shù)據(jù)庫(kù)，51個(gè)中文數(shù)據(jù)庫(kù)，包括CNKI、萬(wàn)方、超星、web of science、EI、wiley online library、springerlink，以及中國(guó)專(zhuān)利局等，涵蓋了大部分常用數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶(hù)不用登陸到數(shù)據(jù)庫(kù)頁(yè)面，利用NoteExpress集成的在線(xiàn)檢索作為網(wǎng)關(guān)即可檢索獲取題錄信息。以CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)為例，使用NoteExpress在線(xiàn)檢索功能，檢索最近一個(gè)月更新的“黑磷”主題相關(guān)文獻(xiàn)，并將題錄信息導(dǎo)入“black phosphorus.nel”數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（1）點(diǎn)擊數(shù)據(jù)庫(kù)文件“black phosphorus.nel”，NE自動(dòng)打開(kāi)并進(jìn)入到該數(shù)據(jù)庫(kù)中，或打開(kāi)NoteExpress后，點(diǎn)擊菜單“文件-打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)-選擇本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)”，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)文件“black phosphorus.nel”，點(diǎn)擊打開(kāi)，進(jìn)入到該數(shù)據(jù)庫(kù)中。（2）點(diǎn)擊菜單“在線(xiàn)檢索-選擇在線(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)-CNKI中國(guó)知網(wǎng)”，點(diǎn)擊“確定”，將“黑磷”限定在主題字段，更新時(shí)間限定在最近半年，點(diǎn)擊“開(kāi)始檢索”。（3）檢索到63條題錄，NoteExpress默認(rèn)全部勾選。

2.2格式化文件導(dǎo)入

格式化文件導(dǎo)入是NoteExpress導(dǎo)入題錄的重要方法，適用于絕大多數(shù)的常用數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶(hù)通過(guò)瀏覽器進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索，并將題錄信息以格式化的文件導(dǎo)出，從NE提供的過(guò)濾器中選擇相匹配的過(guò)濾器識(shí)別格式化文件，將題錄信息導(dǎo)入至NE當(dāng)中。下面以工程索引數(shù)據(jù)庫(kù)EI為例，介紹格式化文件導(dǎo)入題錄的方法。

（1）從瀏覽器進(jìn)入EI數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，將檢索詞”black phosp horus”限定在Title字段，時(shí)間限定在2017年。（2）檢索到87篇文獻(xiàn)，全部勾選或者部分勾選后，點(diǎn)擊“Download”，跳轉(zhuǎn)至“choose your download setting for this session”頁(yè)面。選擇下載格式為“.BibTex”，點(diǎn)擊“Save”。將格式為“.BibTex”的格式化文件保存至指定位置。（3）打開(kāi)NoteExpress，進(jìn)入black phosphorus數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)下右鍵單擊鼠標(biāo)，選擇“新建文件夾”，將文件夾命名為“格式化文件導(dǎo)入”，選中該文件夾。（4）點(diǎn)擊菜單“文件-導(dǎo)入題錄”，跳轉(zhuǎn)至導(dǎo)入題錄頁(yè)面：在“來(lái)自文件”下的選擇框中，選擇上面保存的“.BibTex”文件（此處常發(fā)生該文件不被識(shí)別的情況，只需“常用文件”顯示改為“任意文件”即可）；在當(dāng)前過(guò)濾器處點(diǎn)中下拉菜單，點(diǎn)擊“更多過(guò)濾器”，跳轉(zhuǎn)至“請(qǐng)選擇過(guò)濾器”頁(yè)面，下滑鼠標(biāo)或者檢索框檢索BibTex過(guò)濾器，選中后，點(diǎn)擊“確定”。即將題錄信息成功導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2.3全文導(dǎo)入

當(dāng)用戶(hù)開(kāi)始使用NoteExpress時(shí)，會(huì)出現(xiàn)已經(jīng)在文件夾中收集了大量的全文文獻(xiàn)的情況，此時(shí)，用戶(hù)可以在NoteExpress中選中存放全文的文件夾，然后選中需要導(dǎo)入的全文文獻(xiàn)，按住鼠標(biāo)左鍵將文獻(xiàn)拖拽至題錄欄，文獻(xiàn)題錄信息將被自動(dòng)提取，并與全文附件鏈接上。用戶(hù)也可以使用NoteExpress菜單導(dǎo)入全文。點(diǎn)擊菜單“文件-導(dǎo)入文件”，跳轉(zhuǎn)至“導(dǎo)入文件為題錄和附件”頁(yè)面，點(diǎn)擊“添加文件”，選擇要導(dǎo)入的全文。“導(dǎo)入到文件夾”欄，選擇全文文獻(xiàn)，然后，點(diǎn)擊確認(rèn)，全文導(dǎo)入成功。

2.4手工錄入

科研過(guò)程中使用到的紙本資源等，可使用手工錄入的方法將其題錄信息錄入至NE當(dāng)中。

2.5云端下載

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及，科研工作也可以使用移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地的進(jìn)行，NoteExpress為更好的滿(mǎn)足用戶(hù)需求，與微志網(wǎng)合作實(shí)現(xiàn)從移動(dòng)端獲取文獻(xiàn)題錄信息。具體操作為：

（1）打開(kāi)NoteExpress后，點(diǎn)擊右上角“單擊此處登錄”，點(diǎn)擊“注冊(cè)”，注冊(cè)賬號(hào)，此賬號(hào)可以在NoteExpress上登錄、移動(dòng)客戶(hù)端青提文獻(xiàn)（原微志分享）及微志網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)登錄。（2）點(diǎn)擊右上角“單擊此處登錄”后，跳轉(zhuǎn)頁(yè)面上提供青提文獻(xiàn)（原微志分享）手機(jī)客戶(hù)端下載，支持安卓系統(tǒng)及IOS系統(tǒng)，通過(guò)掃描二維碼下載客戶(hù)端并安裝，安裝成功后，登錄（1）中注冊(cè)的賬號(hào)。（3）登錄電腦端NoteExpress后，選中數(shù)據(jù)庫(kù)，點(diǎn)擊快捷菜單“下載”，即可將青提文獻(xiàn)（原微志分享）中收藏的文獻(xiàn)一鍵下載至選中數(shù)據(jù)庫(kù)的“我保存的題錄”中。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)的管理

科研工作者在收集大量相關(guān)題錄后，可點(diǎn)擊“查重”去除重復(fù)題錄，并點(diǎn)擊“智能更新”實(shí)時(shí)更新題錄。點(diǎn)擊綜述欄，依次閱讀文獻(xiàn)摘要，判斷文獻(xiàn)的重要性，NE提供星標(biāo)及優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽來(lái)幫助用戶(hù)標(biāo)記文獻(xiàn)重要性。對(duì)于科研工作者常關(guān)注的影響因子、收錄范圍等字段也可通過(guò)自定義表頭顯示出來(lái)，輔助評(píng)價(jià)文獻(xiàn)質(zhì)量?？稍谕粩?shù)據(jù)庫(kù)中檢索的文獻(xiàn)可全部選中，并點(diǎn)擊 “下載全文”，跳轉(zhuǎn)至數(shù)據(jù)庫(kù)選擇頁(yè)面，點(diǎn)擊“確定”。

在閱讀全文的過(guò)程中，需要重點(diǎn)記錄的內(nèi)容或者閱讀中產(chǎn)生的思路，NoteExpress筆記功能支持文字、圖片、表格等的編輯。NoteExpress也支持本地檢索，使用戶(hù)可以方便快捷的找到筆記以及相關(guān)文獻(xiàn)。

4.NoteExpress論文格式編輯

NoteExpress通過(guò)在Word或WPS上安裝插件來(lái)實(shí)現(xiàn)輔助作者進(jìn)行論文格式的編輯，實(shí)現(xiàn)一鍵插入引文以及自動(dòng)生成符合要求的參考文獻(xiàn)格式，節(jié)省作者編輯論文的時(shí)間，提高科研效率。一鍵插入引文具體操作為：

（1）打開(kāi)NoteExpress，選中需要插入文中的參考文獻(xiàn)題錄。（2）打開(kāi)Word，將光標(biāo)放置在文中需要插入引文處。（3）點(diǎn)擊Word上的NoteExpress插件欄，點(diǎn)擊菜單欄上的“插入引文”，將引文插入到文中指定的位置，并在文后生成相應(yīng)的參考文獻(xiàn)。（4）循環(huán)操作（1）-（3）步驟，插入多篇引文。

NoteExpress提供3935種默認(rèn)的引文及參考文獻(xiàn)樣式，可方便的獲得符合要求的引文及參考文獻(xiàn)格式。且支持對(duì)默認(rèn)樣式進(jìn)行編輯，再另存為自定義樣式并應(yīng)用自定義樣式。NoteExpress通過(guò)域代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)引文與參考文獻(xiàn)的聯(lián)動(dòng)，論文中域部分會(huì)用灰色底色表示，投稿或上交論文前，需要清除域代碼，具體操作為：點(diǎn)擊Word中NE插件欄上的“去除格式化”菜單，跳轉(zhuǎn)至“去除格式化”頁(yè)面，點(diǎn)擊“清除域代碼”。但由于清除域代碼是不可逆的操作，因此在此操作前需另存一份包含域代碼格式的文本。

5.備份/移動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)

NoteExpress支持將數(shù)據(jù)庫(kù)、附件文件以及用戶(hù)設(shè)置進(jìn)行備份或移動(dòng)。將“.nel”格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件、“.Attachments”格式的附件和筆記文件進(jìn)行備份，移動(dòng)至目標(biāo)設(shè)備，再導(dǎo)入設(shè)備上安裝的NoteExpress中即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的移動(dòng)。

通過(guò)路徑“Program Files（x86）-NoteExpress”，找到名為“NTConfigBackup”的文件進(jìn)行備份或移動(dòng)，則可實(shí)現(xiàn)用戶(hù)設(shè)置的備份和移動(dòng)。

總之，NoteExpress是一款簡(jiǎn)單易學(xué)且功能強(qiáng)大的文獻(xiàn)管理軟件，在科研過(guò)程中以及論文撰寫(xiě)中，能幫助科研工作者節(jié)約科研時(shí)間以及提高論文撰寫(xiě)效率，大大提升科研效率。應(yīng)該在高校和科研院所推廣使用。

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