劉媛媛

【摘要】學(xué)校是一個進(jìn)行系統(tǒng)教育的組織機(jī)構(gòu)，由很多部門組成，辦公室管理工作屬于管理層面，在整個學(xué)校的運(yùn)作之中，起著傳遞信息、協(xié)調(diào)上下的重要作用。一個學(xué)校能夠正常有秩序地運(yùn)作，一定離不開辦公室管理工作。近年來，隨著教育管理體制改革的不斷深入以及招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校如何擁有一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的管理工作隊(duì)伍是當(dāng)前學(xué)校亟待解決的問題。本文將簡要闡述在新形勢下，辦公室管理工作如何進(jìn)行創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；辦公室；管理工作

在經(jīng)濟(jì)、科技迅猛發(fā)展的現(xiàn)在，知識占據(jù)主體地位的大時代下，信息更新周期的縮短，造成學(xué)校辦公室管理的傳統(tǒng)工作模式與飛速發(fā)展的社會大環(huán)境不相適應(yīng)。辦公室管理工作是一個學(xué)校管理體系中重要的組成部分，時代的發(fā)展，給辦公室的工作帶來了很大的機(jī)遇同時還有挑戰(zhàn)。因此，辦公室管理工作要跟隨時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮辦公室管理工作的主動性，創(chuàng)新管理工作方式。

一、學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)

辦公室管理工作具有協(xié)調(diào)上下、上傳下達(dá)、執(zhí)行性、時效性、服務(wù)性等特點(diǎn)。

辦公室作為學(xué)校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，主要工作是上下協(xié)調(diào)，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至學(xué)校老師，當(dāng)他們有矛盾和問題的時候，辦公室在中間進(jìn)行調(diào)節(jié)。因?yàn)閷W(xué)校辦公室屬于管理系統(tǒng)層，管理工作的特性要求所有的成員自覺貫徹、遵守黨的方針政策，以及學(xué)校的各項(xiàng)指示和精神。

教學(xué)活動是由若干個固定的時間段和環(huán)節(jié)緊密相連的，在教學(xué)期間，學(xué)校辦公室的管理工作要跟著學(xué)校的改變而進(jìn)行相應(yīng)的改變，在實(shí)際執(zhí)行的過程中，要注重時效性。因?yàn)檗k公室是行政部門，在工作的過程中，很多時候都需要處在一個傳達(dá)消息的位置上。溝通上下，將各方的建議與問題匯總之后上報給上級領(lǐng)導(dǎo)，將上級領(lǐng)導(dǎo)最后的解決方案再發(fā)布下來，形成一個良性循環(huán)的消息鏈。有效解決在教學(xué)活動中實(shí)際存在的各種問題，提高學(xué)校的整體教學(xué)水平和質(zhì)量。

辦公室管理工作是服務(wù)于教學(xué)活動的，其工作的開展，要注重與教學(xué)活動緊密結(jié)合，工作時需要傾聽各方的意見，解決學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中遇到的問題以及教師在科研活動與教學(xué)中遇到的問題。在服務(wù)的過程中，要做到熱情周到，傾聽他們的心聲，并努力解決他們所遇到的各種問題。

二、學(xué)校辦公室管理工作的現(xiàn)狀

（一）人員整體素質(zhì)參差不齊。學(xué)校對于辦公室管理工作的不重視，造成大多數(shù)從事辦公室管理的行政人員，都是從別的崗位轉(zhuǎn)過來的或者由別的崗位教師兼職。這種情況就造成辦公室管理的工作人員缺乏專業(yè)的行政管理知識及較高業(yè)務(wù)水平，導(dǎo)致整個管理隊(duì)伍的整體技能不高。工作人員專業(yè)技能的不足對實(shí)際工作的開展有著嚴(yán)重的負(fù)面影響。因?yàn)閷W(xué)校一味地不重視，導(dǎo)致整個團(tuán)隊(duì)的人員流動量大，管理工作無法順利開展。學(xué)校上層對于辦公室管理工作的持續(xù)不重視，對整個的行政管理工作，都造成了很大的影響，工作無法順利進(jìn)行或者進(jìn)行緩慢，都是現(xiàn)在亟待解決的問題。

（二）缺乏完善的體制與硬件設(shè)施。一部分學(xué)校的校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)校的發(fā)展只與教育部門有關(guān)，由此造成辦公室管理工作的停滯不前。辦公室的工作人員對自己的工作內(nèi)容也不明確，因此在工作過程中，造成很大的影響。行政工作人員的工作態(tài)度相對來講比較松散，在工作的過程中，基本依照行政命令開展工作，行政人員之間沒有有效的溝通。沒有完善的工作機(jī)制，同時在工作的過程中，因?yàn)椴粔驅(qū)I(yè)，對現(xiàn)代化的科技運(yùn)用程度也不是很高，也沒有專業(yè)的人才進(jìn)行指導(dǎo)，就造成了整個工作的工作效率低下以及辦公室管理工作的難以開展。

三、學(xué)校辦公室管理工作的創(chuàng)新

學(xué)校辦公室管理工作是協(xié)調(diào)上下，解決各種上下關(guān)系中出現(xiàn)的問題，在過往的工作之中，工作的重要性得不到體現(xiàn)，工作人員工作的積極性被削弱，在工作中，沿用比較傳統(tǒng)的工作方式，在新時期，辦公室管理工作應(yīng)該根據(jù)時代的要求作出一定的創(chuàng)新。

（一）改變在職人員的觀念。在工作過程中，人是最重要的，人才是一切的基礎(chǔ)，想要有效地的提高工作效率及工作質(zhì)量，就必須從人出發(fā)，提高人的整體技能與綜合素養(yǎng)，才能從根本上對辦公室管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。根據(jù)辦公室管理工作的特點(diǎn)，要求在職的工作人員，在工作之中，必須樹立正確的價值觀，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念。在工作的過程中，關(guān)心人、尊重人、理解人，一切以人為基礎(chǔ)進(jìn)行工作的開展。自身也要有高的價值觀念，在過程中不被外界的影響所干擾到。辦公室管理隊(duì)伍中的成員要互相學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)的過程中，要不斷發(fā)展自己的思想理念，與時俱進(jìn)。對工作內(nèi)容，要學(xué)會取其精華，棄其糟粕，接受先進(jìn)的思想觀念。同時校方也要提高入職的門檻，并加強(qiáng)對在職人員的培訓(xùn)，給在職人員提供先進(jìn)知識以及先進(jìn)理念的培訓(xùn)，確保在職人員不會與社會脫節(jié)，緊跟時代的發(fā)展。

（二）建立完善的激勵制度。有鼓勵人才會進(jìn)步，在以往的工作中，沒有完善的激勵機(jī)制，造成很多的工作人員在針對與自己關(guān)系不大的事情上保持著“事不關(guān)己高高掛起”的心態(tài)，這種狀況是不利于辦公室管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新的，這就要求在辦公室管理的工作中，要創(chuàng)建一個完整的激勵機(jī)制，對于好的要進(jìn)行獎勵，不好的要進(jìn)行批評，不斷鞭策在職人員的自我危機(jī)意識，提升參與工作的積極性。受管理者人力資源管理觀念比較落后的影響，在人力資源管理上，很多的管理方法都流于表面，管理的結(jié)果是短期的利益，不重視長遠(yuǎn)發(fā)展，這種觀念不利于辦公室管理工作的穩(wěn)步前行。這就要求管理者開闊眼界，了解新的知識，在新的管理知識的影響下，創(chuàng)立完善的工作管理制度，在制度上約束工作人員的行為習(xí)慣。從制度上提高工作人員的工作積極性。在制定員工獎勵方案上，要細(xì)致劃分，因?yàn)楸旧磙k公室管理工作就十分瑣碎，因此在制定懲罰獎勵的制度上，也要細(xì)分，提高工作人員的積極性以及自我危機(jī)感。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化工具進(jìn)行辦公。時代是不斷進(jìn)步與發(fā)展的，在這個過程之中，辦公的工具也要隨之進(jìn)行不斷變革。辦公室是一個學(xué)校管理系統(tǒng)的核心，承擔(dān)著財務(wù)、科研、日常行政、教學(xué)及人事等一系列組織及管理工作，看似簡單實(shí)際卻繁瑣，因此，要求工作人員擁有好的工作方式，理清做事的流程及方法。因此，構(gòu)建科學(xué)、全面的管理體系是十分重要的。近年來，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)普及到人們生活的每一個角落，自動化、信息化的時代已經(jīng)到來，在辦公室管理工作過程中，不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也是網(wǎng)絡(luò)時代辦公的一大趨勢。合理且正確地使用網(wǎng)絡(luò)化辦公工工具，是提高辦公室管理水平及工作效率的主要手段之一。因此，校方應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)化的辦公設(shè)備以及專項(xiàng)專家對在職人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使工作人員在工作的過程中，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，提高工作人員的整體辦公效率。

四、總結(jié)

在學(xué)校辦公室管理工作中，通過改革觀念、改革方法及改革辦公手段等多種方式的創(chuàng)新，打造一支在新時期能不斷地進(jìn)行自我進(jìn)步的高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的管理團(tuán)隊(duì)，投身校園管理工作中，在輔助的位置上，不斷提高學(xué)校的整體競爭力以及整體的辦公氛圍，給學(xué)生提供一個有序的校園生活環(huán)境，給廣大的教職工提供好的教科研環(huán)境，促使學(xué)校健康高速地發(fā)展。

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