劉磊

摘 要： 編制采購計劃是生產(chǎn)企業(yè)重要的工作任務(wù)，對保障企業(yè)生產(chǎn)運營正常進行具有非常重要的作用。編制采購計劃任務(wù)一般由生產(chǎn)企業(yè)采購部門采購員或計劃員負責，采購員或計劃員要完成這一崗位任務(wù)，需要具備內(nèi)外部良好的溝通能力，收集基礎(chǔ)資料的能力，完成資料的分析整理能力，在此基礎(chǔ)上，才能編制好采購計劃，進而完成崗位任務(wù)，為企業(yè)做好管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 生產(chǎn)計劃；物料清單；采購認證

編制采購計劃崗位任務(wù)，是指物流企業(yè)采購管理部門下發(fā)給采購員或計劃員的工作任務(wù)，主要任務(wù)內(nèi)容為，聯(lián)系生產(chǎn)部門和倉儲管理部門，根據(jù)生產(chǎn)計劃、物資消耗計劃及庫存量編制采購計劃，并最終通過向供應(yīng)商發(fā)出訂單的方式實施計劃的過程。

采購計劃編制的計劃期通常為一年，一般會根據(jù)企業(yè)實際需要，在年度采購計劃的基礎(chǔ)上按照生產(chǎn)經(jīng)營需要，再行編制季度、月度、周等時期的采購計劃。

一 編制采購計劃任務(wù)崗位職責劃分

編制采購計劃任務(wù)通常由企業(yè)采購部門負責，是采購部門基層工作人員依據(jù)基礎(chǔ)資料，在完成認證計劃的基礎(chǔ)上制訂的實際采購清單。

企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模、組織架構(gòu)模式及實際運營需求，在采購部門設(shè)置采購員、計劃員等基層崗位負責編制采購計劃任務(wù)，規(guī)劃比較大，采購業(yè)務(wù)量較大的企業(yè)可單獨設(shè)立采購計劃編制崗位專項負責編制采購計劃任務(wù)。

編制采購計劃任務(wù)一般由采購員或計劃員崗位負責，該任務(wù)對應(yīng)崗位職責主要包含以下幾個方面：

（一）溝通聯(lián)系生產(chǎn)部門

采購員或計劃員需溝通聯(lián)系生產(chǎn)部門，及時獲取生產(chǎn)計劃，掌握整體用料需求，還要

1.生產(chǎn)計劃

生產(chǎn)計劃是企業(yè)經(jīng)營計劃的重要組成部分，是企業(yè)從事生產(chǎn)管理活動的主要依據(jù)。生產(chǎn)計劃是企業(yè)對生產(chǎn)任務(wù)做出的統(tǒng)籌安排，擬定的需要生產(chǎn)產(chǎn)品的品種、數(shù)量、質(zhì)量和進度的計劃。

生產(chǎn)計劃對于生產(chǎn)部門非常重要，生產(chǎn)部門為制訂生產(chǎn)計劃也需要收集基礎(chǔ)資料，按進度做好產(chǎn)品的品種、數(shù)量等安排計劃，控制產(chǎn)品質(zhì)量等。

因此，為完成編制采購計劃任務(wù)，采購員或計劃員需要及時溝通聯(lián)系生產(chǎn)部門，及時跟進生計劃進度，做好信息的溝通，編制好采購計劃，保障生產(chǎn)部門的物料供應(yīng)連續(xù)不中斷，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠正常開展。

2.物料清單

物料清單指生產(chǎn)單件產(chǎn)品所需要的零部件的清單及組成結(jié)構(gòu)。物料清單一般由生產(chǎn)部門提供，隨著技術(shù)的進步及生產(chǎn)工藝的提升，生產(chǎn)部門還會對物料清單進行調(diào)整。

采購員或計劃員要跟進生產(chǎn)部門物料清單，及時掌握物料清單最新信息，在確定生產(chǎn)計劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)物料清單信息，最終確定生產(chǎn)制成品所需物料的數(shù)量，進而為編制采購計劃做準備。

（二）溝通聯(lián)系倉儲管理部門

倉儲管理部門主要負責企業(yè)生產(chǎn)用物料、半成品及制成品的存儲與保管工作。采購員或計劃員在編制采購計劃時，需要確定生產(chǎn)制成品的需物料的數(shù)量，還要與倉儲管理部門溝通聯(lián)系，及時掌握倉庫存儲物料數(shù)量、質(zhì)量等信息，避免重復(fù)采購，降低采購浪費，科學(xué)制訂采購計劃。

（三）完成采購認證計劃

確定的采購的數(shù)量及質(zhì)量等信息，還要解決向供應(yīng)商采購的問題，解決這一問題是通過采購認證實現(xiàn)的。采購員或計劃員要完成采購認證計劃，一般會通過初選供應(yīng)商和終選供應(yīng)商這兩步驟實現(xiàn)。

1.初選供應(yīng)商

許多生產(chǎn)企業(yè)，特別是新設(shè)立的生產(chǎn)企業(yè)，采購符合生產(chǎn)企業(yè)物料標準的商品及選擇合適的供應(yīng)商需要做大量的工作。

通常應(yīng)先確認供應(yīng)商的范圍 ，再通過實地考察、電話訪問等方式查驗商品是否符合采購要求，從而進一步縮小供應(yīng)商的范圍。

2.終選供應(yīng)商

終選供應(yīng)商是對商品符合采購需求的供應(yīng)商進行綜合認證，從供應(yīng)能力、接收臨時訂單能力、經(jīng)濟實力等方面對供應(yīng)商進行認證，再根據(jù)合作關(guān)系，最終確定供應(yīng)合作伙伴的過程。

特別地，單次采購可能會選擇一家或部分供應(yīng)商完成采購供應(yīng)任務(wù)；但認證的供應(yīng)商都有與之合作的機會，只不過評分越高，合作的機會越大。

此外，采購與供應(yīng)工作也是雙向選擇的結(jié)果，采購方自身經(jīng)營能力和效果也會影響供應(yīng)商合作的態(tài)度及供貨能力。

二 編制采購計劃任務(wù)流程

采購員或計劃員不僅要協(xié)調(diào)好部門內(nèi)關(guān)系，即與生產(chǎn)部門的關(guān)系、與倉儲管理部門的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好外部關(guān)系，主要是與供應(yīng)商的關(guān)系。在協(xié)調(diào)好內(nèi)外部關(guān)系的基礎(chǔ)上，采購員或計劃員可著手編制采購計劃。

采購員或計劃員編制采購計劃的原則是在保證物料使用功能的條件下，認真完成物料的審定等工作以降低采購成本。在編制采購計劃的任務(wù)流程中，核心是采購清單的制作。

編制采購計劃任務(wù)的具體流程如下：

（一）收集采購計劃編制的資料

通過內(nèi)部溝通，獲取生產(chǎn)計劃、物資消耗計劃及庫存量等基礎(chǔ)資料。對這些基礎(chǔ)資料進行必要的審核，查實數(shù)據(jù)的真實性，復(fù)核資料的有效性，估算數(shù)據(jù)的誤差范圍，為數(shù)據(jù)的分析整理打下堅實基礎(chǔ)。

（二）進行資料分析

通過生產(chǎn)計劃和物料清單，確定生產(chǎn)所需的物料種類及數(shù)量，在保障最低庫存或安全庫存的前提下，剔除這些物料庫存種類及數(shù)量，計算需要實際采購的物料種類及數(shù)量。對資料的分析整理通常通過Excel辦公軟件實現(xiàn)，要求采購員或計劃員要懂得數(shù)據(jù)處理的相應(yīng)操作；有條件的企業(yè)可通過合作開發(fā)分析軟件的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化處理，只需要進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的審核錄入，不需進行專門的運算，從而減少數(shù)據(jù)處理的運算量。

（三）編制采購清單

根據(jù)采購計劃編制需要，在對資料進行分析的基礎(chǔ)上，就可以初步編制采購清單，從而確認采購商品的種類、數(shù)量及質(zhì)量等要求，根據(jù)擬采購商品種類及總價值，初步確定擬采用的采購的方式，提出選擇供應(yīng)商的條件，如供應(yīng)商的產(chǎn)能、應(yīng)急訂單能力、提供服務(wù)的水平、支付貨款的時間等，為選擇供應(yīng)商提供依據(jù)。

（四）選擇供應(yīng)商

根據(jù)初步編制的采購清單物料信息，確定采購選擇供應(yīng)商的范圍，對供應(yīng)商進行綜合考評，在雙方充分溝通的基礎(chǔ)上，最終確定各批次采購任務(wù)的供應(yīng)商，根據(jù)采購商品數(shù)量、種類及質(zhì)量等的特點，綜合運用集中采購、分散采購及分散采購的采購方法與供應(yīng)商商討初步定價等采購計劃編制的內(nèi)容。

（五）調(diào)整采購清單

在綜合考察供應(yīng)商產(chǎn)能、臨時訂單處理能力等的基礎(chǔ)上，對采購清單進行調(diào)整，使之符合企業(yè)實際生產(chǎn)的需要。

（六）生成采購計劃

完成年度采購計劃的編制，據(jù)此編制季度、月度及周采購計劃，確定采購的批量、次數(shù)、時間等具體信息。

總之，采購計劃編制任務(wù)是企業(yè)采購部門重要的崗位任務(wù)，采購計劃是保障企業(yè)生產(chǎn)順利進行的基礎(chǔ)，在制訂采購計劃的過程中，需要從事這一任務(wù)的采購員和計劃員要懂得開展工作的方法及業(yè)務(wù)開展的流程，并能夠根據(jù)供就商供貨方式和特點及企業(yè)自身經(jīng)營需要進行靈活調(diào)整。

參考文獻

[1]王志文，物流采購管理，上海交通大學(xué)出版社，2015.1.

[2]種美香，雷婷婷，采購與供應(yīng)管理實務(wù)，清華大學(xué)出版社，2016.9.

[3]張曉芹，黃金萬，采購管理實務(wù)，北京郵電出版社，2015.