劉宇慧 國(guó)網(wǎng)江蘇省電力公司淮安供電分公司 223002

供電企業(yè)隨時(shí)隨地都在發(fā)生著財(cái)務(wù)的進(jìn)出收支、審計(jì)和更多繁雜的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),這些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)進(jìn)出需要通過(guò)會(huì)計(jì)工作的細(xì)密輔助,無(wú)論是會(huì)計(jì)憑還是相關(guān)賬簿、報(bào)表、報(bào)告等都是組成財(cái)務(wù)工作嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行的必要手段.而會(huì)計(jì)檔案是上述手段的專業(yè)合集,既能夠記錄經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的出入明細(xì),又能夠反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)涵與要義.因此,會(huì)計(jì)檔案在供電企業(yè)發(fā)展建設(shè)中具有十分關(guān)鍵的作用.考慮到其重要性和機(jī)密性,會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷與歸檔,會(huì)計(jì)檔案的保管、銷毀、調(diào)閱與利用,須遵循國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,同時(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作也是當(dāng)前供電企業(yè)重視的一項(xiàng)內(nèi)容.

一、建立健全供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度.

供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度是至關(guān)重要的,只有健全供電企業(yè)檔案規(guī)章制度,才能做好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)工作.供電企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理部門需要按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案的管理工作;同時(shí),還需要結(jié)合公司的實(shí)際情況,建立會(huì)計(jì)檔案管理制度,建立健全供電企業(yè)內(nèi)部控制制度,保證公司的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化與制度化.由此,供電企業(yè)需要采取多種管理方法及措施,定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行檢查和改進(jìn),并對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)加以解決,避免造成不必要的損失.供電企業(yè)財(cái)務(wù)部門要結(jié)合本單位會(huì)計(jì)工作特點(diǎn)和實(shí)際情況,按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局規(guī)定對(duì)供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的管理措施.必須建立完善收集整理歸檔機(jī)制,形成成體系的、豐富完善的檔案資料.首先,要做好會(huì)計(jì)檔案的收集,定期對(duì)會(huì)計(jì)工作中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印、裝訂、存檔,這種管理方法與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式相一致.其次,是豐富會(huì)計(jì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí),掌握會(huì)計(jì)檔案的保管、保護(hù),并進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理,以利于會(huì)計(jì)檔案的保管和提供利用.

二、 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,提升供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)水平.

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵,只有上層建設(shè)到位,才能落實(shí)好崗位責(zé)任制度,形成檔案工作有人抓、有人管、有人負(fù)責(zé)的良好局面.上層重視,對(duì)于建立完善激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,強(qiáng)化工作考核都是有利的,督促力和約束力的加強(qiáng)能夠使每個(gè)相關(guān)人員增強(qiáng)工作責(zé)任心,深刻認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性和必要性,提高做好檔案工作的自覺(jué)性.嚴(yán)格的量化考核,既能夠?qū)n案管理工作態(tài)度積極、能力突出而又有實(shí)績(jī)的工作人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì),又能夠?qū)ぷ鞑涣Α⒃斐刹涣加绊懙倪M(jìn)行批評(píng)教育,對(duì)檔案管理工作是大有裨益的.

公司在分管檔案負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,可形成多方位多角度監(jiān)管體系,由部門負(fù)責(zé)人以及檔案專業(yè)人員組成鑒定小組,對(duì)檔案進(jìn)行鑒定.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須登記《銷毀檔案清冊(cè)》,由單位領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷.

三、 明晰供電企業(yè)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍.

會(huì)計(jì)檔案主要包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表等.其中會(huì)計(jì)憑證又包括在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的,用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)和會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證,按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類,并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的記賬憑證.會(huì)計(jì)帳簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成,以各種會(huì)計(jì)憑證作為依據(jù),系統(tǒng)完整地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍.它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等.會(huì)計(jì)報(bào)表則是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面報(bào)表,主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明等.其他會(huì)計(jì)核算資料也和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督等工作息息相關(guān),是由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)整理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料.如:經(jīng)濟(jì)合同、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)清查匯總資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等.

四、推進(jìn)供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理

因電力事業(yè)快速發(fā)展,城、農(nóng)網(wǎng)改造工程增多、審計(jì)、巡視需求,增加調(diào)閱原始會(huì)計(jì)檔案次數(shù).目前,會(huì)計(jì)檔案保持原有成本裝訂,復(fù)印信息很難完整,且造成會(huì)計(jì)檔案破損,針對(duì)這一情況,積極使用掃描儀、攝像機(jī)等方面的設(shè)備,采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng),將其作為數(shù)字化影像文件進(jìn)行保存,這樣能夠提升審計(jì)工作效率,及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的錯(cuò)誤,從而予以有效解決,降低工作失誤.同時(shí)減少?gòu)?fù)制和篡改情況的出現(xiàn),有效提升檔案信息保存的安全性.

五、 提高供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用效率.

檔案利用是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程.完整的檔案信息對(duì)于供電事業(yè)發(fā)展及企業(yè)文化建設(shè)等方面發(fā)揮著無(wú)與倫比的作用.信息化時(shí)代帶動(dòng)著電力企業(yè)檔案管理的科學(xué)改革,在各種信息資源中,電力檔案因與企業(yè)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)而占有獨(dú)特的地位.科學(xué)高效的檔案資源查閱,能實(shí)現(xiàn)部門與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通,幫助公司整體工作水平更上一層樓. 綜上,供電企業(yè)財(cái)務(wù)部門要結(jié)合本公式工作實(shí)際情況,并整合專業(yè)知識(shí),進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案工作.供電企業(yè)要制定上下貫通,切實(shí)有效的管理制度,強(qiáng)化考核力度,運(yùn)用信息化時(shí)代的手段和工具做好供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息資源,以提高供電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用效率,相信未來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理工作會(huì)在日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著更加有效的作用.